الأشياء الصغيرة الكبيرة - البحث عن التكرارات

مرحبًا بك مرة أخرى في Big Little Things ، حيث نسلط الضوء على بعض الميزات والتحسينات الأقل شهرة والتي يتم التغاضي عنها في بعض الأحيان في Vtiger CRM التي تحزم لكمة كبيرة. من خلال إلقاء نظرة أعمق على بعض هذه الميزات وكشفها ، فإن هدفنا هو المساعدة في ضمان حصول مستخدمينا على أكبر قدر ممكن من الفوائد أثناء استخدام CRM الخاص بنا.

تسلط هذه المدونة الضوء على وحدة البحث عن التكرارات. دعنا نتعمق ونكتشف ما تدور حوله ميزة Find Duplicates وكيف يمكن استخدامها لتنظيف قاعدة البيانات الخاصة بك مع ضمان حصول المستخدمين على أحدث البيانات ذات الصلة في CRM. سنناقش أيضًا بعض الطرق الأخرى للعثور على التكرارات في CRM باستخدام عمليات البحث بطريقة عرض القائمة وعرض واحد والبحث الشامل.

ما هي وحدة البحث عن التكرارات؟

• البحث عن التكرارات الوحدة النمطية متاحة في جميع إصدارات Vtiger ويمكن العثور عليها في تطبيق الأدوات ضمن فئة إدارة البيانات. يتيح للمستخدمين البحث بسهولة عن السجلات المكررة والتعرف عليها بناءً على قيم الحقول في وحدات نمطية محددة. بعد تحديد السجلات المكررة ، يمكن للمستخدمين بعد ذلك تحديد أفضل طريقة لإدارتها.

باستخدام البحث عن التكرارات

بمجرد فتح وحدة البحث عن التكرارات ، سيُطلب من المستخدمين تحديد قيم وحدة وقائمة وحقول (حقول) يرغبون في البحث عنها لتحديد السجلات المكررة. يتوفر للمستخدمين أيضًا خيار تجاهل قيم الحقول الفارغة والتحقق من السجلات المغلقة بحثًا عن التكرارات.

بعد الدخول في جميع المعايير وضرب البحث ، سيقوم النظام بتحديد وتقديم جميع السجلات المكررة الموجودة في عرض القائمة بسرعة. من هناك ، يمكن للمستخدمين تحديد السجلات ذات الصلة وتحديد الطريقة التي يرغبون في إدارتها ، باستخدام إما خياري الحذف أو الدمج.

دمج السجلات المكررة

عند استخدام خيار الدمج ، يمكن للمستخدمين تحديد ما يصل إلى ثلاثة سجلات في وقت واحد لدمجها في سجل واحد. يتم عرض السجلات المحددة في شكل شبكة مما يسمح للمستخدم بتحديد الحقول الفردية التي يرغبون في الاحتفاظ بها في السجل المدمج النهائي. من المفيد للغاية أن تكون قادرًا على الحصول على رؤية واضحة لجميع السجلات المكررة مع وضع الحقول جنبًا إلى جنب. يضمن ذلك أن يحتفظ المستخدمون بأكثر المعلومات دقة وحداثة من جميع السجلات المكررة بينما يقومون أيضًا بفك وتنظيف قاعدة البيانات الخاصة بهم.

حذف السجلات المكررة

أصبح حذف السجلات المكررة أمرًا سهلاً باستخدام وحدة البحث عن التكرارات. يمكن للمستخدمين ببساطة تحديد السجلات المكررة التي يريدون حذفها وببضع نقرات حذف سجلات متعددة مرة واحدة. سيتم أيضًا تخزين السجلات التي تم حذفها في سلة المحذوفات لمدة 30 يومًا قبل حذفها بالكامل ، مما يسمح للمستخدمين باستعادة أي سجلات وبياناتهم المحذوفة عن طريق الخطأ.

طرق أخرى للبحث عن السجلات المكررة

هناك ثلاث طرق أخرى للعثور على التكرارات في CRM. لقد قمت بتلخيصها أكثر ، أدناه:

منظر واحد

بعد تثبيت برنامج Vtiger حساب التفاضل والتكامل AI الامتداد ، سيتمكن المستخدمون من رؤية سجلات الصفقات المكررة والوصول إليها بسرعة أثناء عرض سجل الصفقة في منظر واحد. بشكل افتراضي ، يتحقق Calculus AI من حقل "اسم الصفقة" بحثًا عن نص مكرر ، ولكنه سيعرض أيضًا سجلات مكررة استنادًا إلى أي حقول قمت بإعدادها باستخدام منع تكرار في وحدة الصفقات.

قائمة عرض البحث

يمكن للمستخدمين استخدام بحث عرض القائمة للعثور على سجلات مكررة عن طريق إدخال قيم فريدة في مربعات البحث. بمجرد تحديد موقع السجلات المكررة ، يمكن للمستخدمين تحديد سجلات متعددة واستخدامها إجراءات عرض القائمة لدمج أو حذف السجلات.

البحث العالمي

على غرار البحث في عرض القائمة ، يمكن للمستخدمين إدخال قيم فريدة مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف وما إلى ذلك ... في ملف البحث العالمي مربع البحث للعثور على السجلات المكررة. هناك قيود على كيفية التعامل مع السجلات المكررة بعد تحديد موقعها باستخدام البحث العالمي. على سبيل المثال ، لا يمكنك دمج السجلات أو حذفها باستخدام ميزة البحث الشامل. يمكنك فقط الوصول إلى السجلات بشكل فردي لحذف السجلات أو العودة إلى استخدام إجراءات عرض القائمة أو ميزات البحث عن التكرارات لدمج أو حذف سجلات متعددة في وقت واحد.