أشياء صغيرة كبيرة - قائمة إجراءات عرض

مرحبًا بكم في المدونة الأولى في سلسلة الأفلام الصغيرة الجديدة ، "Big Little Things" ، حيث نسلط الضوء على بعض الميزات والتحسينات الأصغر في Vtiger CRM التي تحزم لكمة كبيرة.

يعد سماع ميزة جديدة كبيرة أو تحديث الإصدار أمرًا شائعًا لمستخدمي تقنية السحابة. ما لا يسمعه الناس عادةً هو الميزات الصغيرة أو التحسينات التي لها تأثير كبير على الشركات التي تستخدمها.

هذه المدونة سوف تسلط الضوء على عرض القائمة القائمة والإجراءات الفردية أو الجماعية التي يمكن إجراؤها على السجلات دون مغادرة عرض القائمة.
أدناه قمت بتقسيم الميزات واحدة تلو الأخرى وسأخوض في مزيد من التفاصيل حول إمكانية استخدامها والإجراءات التي يمكن تنفيذها. لكن أولاً ، دعنا نتعرف قليلاً على إجراءات عرض القائمة.

ما هي إجراءات عرض القائمة (سجل)؟

إجراءات عرض القائمة هي الإجراءات الفردية أو الجماعية التي يمكن تنفيذها في عرض القائمة. يتوفر للمستخدمين خيار تحديد سجلات فردية أو متعددة في وقت واحد وتنفيذ إجراءات مختلفة مثل التحرير والتعليق والتصدير وطباعة / تصدير PDF والعلامات ونقل الملكية وإرسال البريد الإلكتروني وتغيير المالك ودمج السجلات المحددة والحذف.

دعنا نتعمق في كل ميزة أدناه:

تعديل

تعد ميزة التحرير في طريقة عرض القائمة طريقة فعالة لتحرير الحقول في سجلات فردية أو سجلات متعددة في وقت واحد ، دون الدخول يدويًا في كل سجل لإجراء التغييرات. بشكل افتراضي ، تتوفر العديد من الحقول في Vtiger للتحرير الجماعي. يمكن للمسؤولين أيضًا التبديل بين تشغيل هذا الخيار وإيقاف تشغيله ، مما يمنح تحكمًا كاملاً في الحقول التي يمكن تحريرها بهذه الطريقة. لدى المسؤولين أيضًا خيار إنشاء حقول مخصصة جديدة وتمكين خيار التحرير الجماعي. هذا يسمح لمزيد من التخصيص والتحكم.

تخيل أنك بحاجة إلى إعادة تعيين مئات السجلات إلى مستخدم مختلف بناءً على قيمة حقل معين. يمكنك ببساطة إنشاء قائمة جديدة باستخدام الشروط أو استخدام "بحث عرض القائمة" للتصفية لسجلات معينة. من هناك يمكنك تحديد جميع السجلات الموجودة في القائمة وإعادة تخصيصها بضربة واحدة.

تتيح هذه الميزة للمستخدمين إجراء تغييرات جماعية على السجلات في أي وقت من الأوقات على الإطلاق ، مما يساعد على توفير وقت ثمين حتى يتمكن المستخدمون من التركيز على الأمور الأكثر أهمية.

الرسالة

تتيح ميزة "التعليق" في "عرض القائمة" للمستخدمين نشر الرسائل وإرفاق الملفات والتعاون مع فرقهم في سجلات فردية أو متعددة دون مغادرة "عرض القائمة". يمكن للمستخدمين أيضًا استخدامMentions لإرسال رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات إلى زملاء محددين إذا كان هناك أي شيء يحتاج إلى اهتمامهم.

دعونا ننظر في سيناريو حيث يمكن لمدير المبيعات استخدام هذه الميزة لنشر تعليق على جميع سجلات العميل المتوقع التي لها حالة "بارد" ، ويطلب من مندوبي المبيعات إجراء مكالمات متابعة باستخدام برنامج نصي جديد. يمكن لمدير المبيعات إنشاء قائمة مخصصة باستخدام عوامل التصفية والشروط لإنشاء قائمة بجميع العملاء المتوقعين بحالة "بارد". من هناك ، يمكن لمدير المبيعات ببساطة استخدامMentions مع الإشارة إلىsalesteam لإجراء المكالمات وإرفاق ملف البرنامج النصي الجديد مباشرةً بقسم التعليقات في سجل العملاء المتوقعين. سيتم بعد ذلك إخطار جميع المستخدمين الذين هم جزء من مجموعةsalesteam عبر البريد الإلكتروني وإشعار في CRM ، لتنبيههم إلى أن مديرهم قد قدم هذا الطلب. سيكون لديهم أيضًا وصول سهل لتنزيل ملف البرنامج النصي الجديد.

داخليًا ، في Vtiger ، نعتمد بشكل كبير على ميزات التعليقات وMention عند تحديث السجلات أو التعاون مع فرقنا المختلفة. يُعد منح المستخدمين القدرة على التعليق على عدة سجلات في وقت واحد طريقة بسيطة ولكنها فعالة لتوفير الوقت.

تصدير

عند تصدير بيانات السجل من عرض القائمة ، سيتم تقديم ثلاثة خيارات مختلفة للمستخدمين كما هو موضح أدناه:

1. تصدير السجلات المحددة: يسمح للمستخدمين بتحديد وتصدير سجلات محددة من القائمة عن طريق تمكين أو تعطيل مربع الاختيار الموجود بجوار السجل (السجلات).
2. تصدير البيانات في الصفحة الحالية: يسمح للمستخدمين بتصدير جميع البيانات الموجودة على الصفحة (20 سجلًا في المرة الواحدة).
3. تصدير كافة البيانات: يصدر كل السجلات في كل الصفحات المرتبطة بالوحدة.

تمنح هذه الخيارات الثلاثة المستخدمين المرونة في التحكم بدقة في السجلات التي يرغبون في تصديرها من عرض القائمة. يعد هذا مفيدًا للغاية إذا كان المستخدمون يرغبون في تصدير عدد قليل أو العديد من السجلات المحددة إلى ملف CSV لإجراء تغييرات قبل إعادة استيراد السجلات وتحديثها في نظامهم.

طباعة / تصدير ملف PDF

يتيح خيار طباعة / تصدير ملف PDF للمستخدمين التحديد السريع لسجلات فردية أو متعددة إما لطباعة هذه السجلات أو تصديرها بتنسيق PDF. يمكن للمستخدمين تحديد البيانات التي يرغبون في تصديرها كملف PDF عن طريق:

• إنشاء قوالب طباعة مخصصة
• استخدام القوالب الافتراضية المقدمة من Vtiger

سمة رائعة أخرى لميزة طباعة / تصدير PDF هي أنها تتيح للمستخدمين إرسال بريد إلكتروني إلى جهات الاتصال في CRM أو المستخدمين أو عناوين البريد الإلكتروني المخصصة وإرفاق ملفات PDF المحددة تلقائيًا.

علامات

يعد استخدام العلامات طريقة رائعة لتصنيف السجلات عن طريق تطبيق كلمة أو عبارة قصيرة تسمى "العلامات". يمكن للمستخدمين تنظيم أو العثور على سجلات محددة بناءً على الكلمة أو العبارة التي تم تمييزها بها. في عرض القائمة ، يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام هذه العلامات لوضع علامة على العديد من السجلات في وقت واحد ، مما يمكنهم من تجميع السجلات الخاصة معًا بسرعة وسهولة. يمكن أيضًا استخدام العلامات في ظروف للعديد من الأنشطة ، بما في ذلك إنشاء قوائم الوحدات وقوائم التسويق وما إلى ذلك.

نقل الملكية

هذه الميزة متاحة فقط في وحدة جهات الاتصال ويمكن استخدامها لنقل السجلات ذات الصلة إلى مستخدم أو مجموعة في CRM. على سبيل المثال ، إذا كان لجهة اتصال حالات أو عروض أسعار أو صفقات مرتبطة بها ، إلخ. يمكن للمستخدمين استخدام ميزة نقل الملكية لنقل وتعيين جميع السجلات ذات الصلة من وحدات معينة إلى مستخدم أو مجموعة معينة في CRM.

إرسال البريد الإلكتروني

تتوفر ميزة إرسال البريد الإلكتروني في عرض القائمة في وحدات جهات الاتصال والمؤسسات والعملاء المحتملين وهي أداة قوية لاستخدامها عند إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى جهات اتصال أو توقعات محددة. تتيح هذه الميزة للمستخدمين إرسال ما يصل إلى 10 رسائل بريد إلكتروني في وقت واحد دون إعداد وجدولة حملة بريد إلكتروني. عند إرسال رسائل بريد إلكتروني باستخدام ميزة عرض القائمة ، يمكن للمستخدمين الاختيار من قالب بريد إلكتروني موجود أو إنشاء بريد إلكتروني سريعًا قبل إرساله إلى جهات الاتصال أو التوقعات المرغوبة. يمكن للمستخدمين أيضًا تحديد ما إذا كانوا يرغبون في تضمين جميع المستلمين في بريد إلكتروني واحد أو إرسال رسائل بريد إلكتروني منفصلة إلى كل مستلم.

تغير المالك

يتوفر إجراء عرض القائمة هذا في وحدة المهام. يسمح للمستخدمين بتغيير المالك ("معين إلى") في سجلات المهام الفردية أو المتعددة بنقرات قليلة فقط ، حتى لو كانت السجلات في حالة "مغلقة".

من الأمثلة الجيدة على كيفية استخدام ذلك إذا كان المستخدم يغادر شركتك وتحتاج إلى إعادة تعيين مهامه إلى مستخدم آخر. كل ما عليك فعله هو:

• افتح قائمة جميع المهام في وحدة المهام
• استخدم بحث عرض القائمة لتصفية المهام المعينة للمستخدم المغادر
• حدد جميع المهام بناءً على نتائج البحث
• أعد تعيين هذه المهام إلى مستخدم آخر

يمكن القيام بذلك في أقل من 30 ثانية ، مما يوفر قدرًا هائلاً من الوقت الذي يمكن أن يضيع بالذهاب إلى كل سجل لإعادة تعيينها يدويًا.

دمج السجلات المحددة

تتيح لك إجراءات عرض القائمة أيضًا دمج ما يصل إلى ثلاثة سجلات محددة في سجل واحد ، وهو أمر مفيد للغاية عند التعامل مع السجلات المكررة. بمجرد تحديد المستخدم للسجلات في عرض القائمة والنقر فوق الزر دمج السجلات المحددة ، يتم عرض نافذة منبثقة. يطالبهم بتحديد الحقول التي يرغبون في الاحتفاظ بها عند دمج السجلات. يتيح ذلك للمستخدم تحديد البيانات واختيارها في الحقول الفردية التي يرغبون في الاحتفاظ بها. أيضًا ، سيتم دمج جميع الأنشطة مثل التعليقات ونقاط اللمس وأي سجلات وحدة ذات صلة تلقائيًا والاحتفاظ بها بعد حدوث الدمج.

من الأمثلة على ذلك إذا كان لديك سجلي جهات اتصال لنفس الشخص ، ولكن أحد السجلات يحتوي على عنوان بريد إلكتروني لم يعد قيد الاستخدام. يمكن للمستخدم دمج السجلات والتأكد من احتفاظهم بعنوان البريد الإلكتروني الحالي الذي تستخدمه جهة الاتصال الخاصة بهم. ليست هناك حاجة للتنقل بين السجلات ونسخ / لصق المعلومات في الحقول قبل حذف أحد السجلات.

تجعل ميزة دمج السجلات المحددة هذه العملية بسيطة وسريعة ودقيقة ، مما يوفر الوقت والطاقة مع الاحتفاظ بالبيانات الدقيقة وذات الصلة.

حذف

تعد ميزة الحذف في إجراءات عرض القائمة طريقة فعالة للغاية لحذف السجلات الفردية أو المتعددة مرة واحدة.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك قمت باستيراد المئات من سجلات العملاء المحتملين إلى CRM التي تحتوي على بيانات تالفة أو مفقودة ، مثل وجود قيم فارغة في حقول الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني. يمكنك بسهولة إنشاء قائمة جديدة باستخدام الشروط لتصفية هذه السجلات وتحديدها وإرسالها مباشرة إلى سلة المحذوفات. يتم الاحتفاظ بالسجلات المحذوفة في سلة المحذوفات لمدة 30 يومًا قبل حذفها نهائيًا. تساعد هذه الميزة المستخدمين:

• تنظيف السجلات في CRM الخاصة بهم
• تقليل مقدار مساحة التخزين المستخدمة بسرعة

الآن بعد أن قمنا بمراجعة جميع الميزات المتاحة في إجراءات عرض القائمة ، من الواضح أن هذه الميزات قد تم إنشاؤها لجعل إجراء عمليات جماعية على السجلات فعالًا وسلسًا وسهلاً. في النهاية ، السماح لمستخدمي Vtiger CRM بتوفير الوقت والطاقة والمال.