مرحبًا بك مرة أخرى في سلسلة المدونات Big Little Things ، حيث نسلط الضوء على بعض الميزات والتحسينات الأقل شهرة والتي يتم التغاضي عنها في بعض الأحيان في Vtiger CRM التي تحزم لكمة كبيرة. يسلط هذا المنشور الضوء على وحدة Timelogs ، والتي يمكنها تتبع الوقت الذي يقضيه المستخدمون أو المجموعات في المهام. لنبدأ من الأساسيات.
ما هي Timelogs؟
سواء كانت فواتيرك تعتمد على تتبع الوقت بدقة بالدقيقة أو إذا كنت ترغب في تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام الداخلية بشكل أفضل ، فإن وحدة Timelogs ستلبي احتياجاتك.
تسمح لك Timelogs بتوثيق الوقت الذي تقضيه في مهام محددة. تمنحك الوحدة النمطية خيار تحديد وقت البدء والتاريخ ووقت الانتهاء وتاريخ النشاط وإضافة تفاصيل إضافية حسب الحاجة.
تتوفر السجلات الزمنية في المهام والقضايا والتذاكر الداخلية وأوامر العمل. يمكنك العثور على timelogs في قسم One View لكل سجل ، كما هو موضح أدناه.
يمكنك أيضًا إنشاء سجلات الوقت في موقعين آخرين: وحدة Timelogs وقائمة الإنشاء السريع.
من وحدة Timelogs ، يمكنك إنشاء سجلات زمنية جديدة حسب الحاجة. يمكنك العثور على الوحدة من خلال فتح القائمة الرئيسية> المشاريع> تمكين المشروع> Timelogs.
إذا كنت بحاجة إلى إنشاء سجل زمني من قسم غير ذي صلة في CRM ، فيمكنك القيام بذلك من قائمة الإنشاء السريع في الجزء العلوي من الشاشة المسمى بالرمز "+".
إنشاء Timelogs مع ميزة المؤقت
قد تجد أن إعطاء تقديرات لكل سجل زمني تقوم بإنشائه غير دقيق. لحفظ الوقت بدقة ، تتوفر ميزة المؤقت ضمن السجلات الفردية المتوافقة مع وحدة Timelogs.
سيسمح لك المؤقت ببدء وإيقاف مؤقت وإيقاف مؤقت يتم احتسابه في كل ثانية تمر. بمجرد إيقاف المؤقت ، يتم إنشاء سجل زمني يحتوي على الوقت المسجل.
للعثور على المؤقت ، انتقل إلى عرض ملخص المهمة. في المهمة ، يوجد رمز البدء في الزاوية اليمنى العليا من قسم timelogs. سيؤدي النقر فوق هذا الرمز إلى بدء تشغيل المؤقت.
سيؤدي النقر فوق الرمز مرة أخرى ، على الرغم من أنه سيكون الآن على شكل ساعة توقيت ، إلى إنشاء نافذة منبثقة تحتوي على إجمالي الوقت المنقضي ، والقدرة على التوقف ، وخيار إيقاف المؤقت.
سيسمح لك إيقاف المؤقت بإعادة تشغيل الوقت حسب الحاجة دون إنشاء سجل زمني جديد. سيؤدي إيقاف المؤقت إلى إنشاء سجل Timelog مع إضافة الوقت الأخير إلى السجل.
الفواتير من خلال Timelogs
إذا كنت تتعامل مع الفوترة بالساعة أو أي إطار زمني آخر ، فيمكنك أيضًا تعيين سجل زمني على أنه قابل للفوترة من خلال السجل ذي الصلة. يمكن تحقيق ذلك من خلال بضع خطوات.
أولاً ، عند إنشاء السجل أو تحريره ، قم بتعيين السجل على أنه "قابل للفوترة". يمكن تحديد هذا في كتلة تفاصيل الخدمة للسجل. بعد ذلك ، اربط خدمة ذات صلة وحدد السعر الذي ستفوتر به الخدمة.
في المثال أدناه ، قمت بتعيين حالة معلقة إلى "قابلة للفوترة" وربطت الخدمة المتعلقة بالوقت الذي يقضيه العمل في القضية. يلزم ربط خدمة ذات صلة لتعيين السجل على أنه قابل للفوترة.
بعد إجراء التغيير ، سيكون لديك خيار تعيين سجل زمني على أنه قابل للفوترة أيضًا.
بمجرد تعيين السجل على أنه مغلق أو تم حله ، يمكنك بعد ذلك إنشاء فاتورة من السجل. ستسحب هذه الفاتورة المعلومات مباشرة من السجلات الزمنية المحددة على أنها قابلة للفوترة بناءً على السعر المحدد في السجل.
باتباع هذه العملية ، يمكنك تتبع الوقت القابل للفوترة الذي تقضيه في المهام بدقة وفاتورة عملائك بسرعة من نفس السجل.
Timelogs في العمل
يتم فهم ميزة Timelogs بشكل أفضل مع سيناريو العالم الحقيقي.
على سبيل المثال ، تتقاضى شركة تقدم خدمات استشارية للشركات الناشئة ستين دولارًا في الساعة مقابل الوقت الذي تقضيه مع أحد المتخصصين فيها. يتواصل العملاء أولاً عبر البريد الإلكتروني. ينشئ هذا الإجراء حالة في CRM ليراجعها فريقهم.
يتم إعادة توجيه البريد الإلكتروني المرسل من قبل العميل إلى غرفة البريد الخاصة بـ CRM ، والتي تقوم بعد ذلك بإنشاء حالة جديدة.
من هناك ، سيبدأ عضو الفريق العمل على طلب الاستشارة ، والذي يتضمن غالبًا اجتماعات متعددة مع العميل جنبًا إلى جنب مع العمل الداخلي الإضافي مع الإدارات الأخرى. مع العلم أن الطلب كان للتشاور ، يقوم المستخدم أولاً بتعيين السجل باعتباره قابل للفوترة وربط الخدمة ذات الصلة.
يمكن حساب الاجتماعات والوقت الداخلي الذي يتم إنفاقه من خلال السجلات الزمنية وتمييزها على أنها قابلة للفوترة في كل سجل زمني. عند اكتمال الاستشارة ، يمكنهم إنشاء وإرسال فاتورة إلى العميل بإجمالي عدد ساعات العمل. حتى مع وجود عدة سجلات زمنية مرتبطة بالحالة ، ستتم إضافتها جميعًا إلى الفاتورة تلقائيًا عند إنشائها لأول مرة.
الآن ، هذا مجرد نهج معمم للعملية. ربما ترسل عرض أسعار أولاً أو تتعامل مع الفواتير من خلال عملية مختلفة. يمكنك تعديل CRM وكيفية استخدامه حسب الحاجة ليناسب عملية عملك بشكل أفضل.
على الرغم من أن Timelogs هي ميزة صغيرة ، إلا أنها أداة قوية قادرة على تتبع الوقت الذي يقضيه في المهام الداخلية والخارجية.
انقر اضغط هنا للتسجيل في نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا أو تجربة إصدارنا التجريبي المجاني إلى الأبد.
