اعتادت والدتي على إنشاء قوائم مرجعية طوال الوقت - لمحلات البقالة ، والنفقات الشهرية ، والتسوق ، وما إلى ذلك. كانت قوائم التحقق الخاصة بسفرها أسطورية. اعتمادًا على المكان الذي سافرنا إليه ، كانت تسرد كل عنصر يجب تعبئته ، بما في ذلك مجموعة الشطرنج المغناطيسية وأقلام التلوين والرسوم الهزلية لنا نحن الأطفال. مع ذلك ، كانت قوائم المراجعة الخاصة بها مرنة وقابلة للتغيير حسب أهوائها.
من ناحية أخرى ، تم وضع قوائم المراجعة في مستشفى والدي بدقة ومتابعتها بجدية. نظرًا لكونه جراحًا ، فقد تم إنشاء قوائم مراجعة للإجراءات المختلفة - قبل الجراحة وأثناءها وبعدها.
وجدت إحدى الدراسات الأمريكية أن المستشفيات التي استخدمت قائمة التحقق من السلامة الجراحية لمنظمة الصحة العالمية (WHO) قللت معدل الوفيات بعد الجراحة بنسبة 22٪. 1
يمكنك إنشاء قوائم مرجعية لمهامك الشخصية وكذلك المهنية. هل تعلم أن قائمة المراجعة هي واحدة من أقدم وأرخص قائمة (إذا كنت لا تمانع في الكلمة) وأسهل تقنية للإدارة؟ على الرغم من أن بنجامين فرانكلين يعتبر أب قائمة المراجعة الحديثة ، إلا أنني متأكد من أن قوائم المراجعة قد استخدمت منذ قرون.
في هذه المدونة ، سأناقش كيف يمكن أن تساعدك قوائم المراجعة في زيادة إنتاجيتك في العمل ، ولكن أولاً ...
ما هي قائمة التحقق؟
قائمة المراجعة هي مساعدة وظيفية تسرد المهام أو الأنشطة التي يجب إكمالها خلال مدة معينة. تتضمن قوائم المراجعة المتقدمة أيضًا متطلبات مختلفة - مثل الأدوات والتبعيات والسلوكيات التي تتطلب منك إكمال مهامك.
كيف تساعد قوائم المراجعة؟
نحن جميعًا قلقون بشأن "نقل قوائم المرمى" في العمل. في بعض الأحيان ، قد تتحول اندفاعة مائة متر إلى سباق ماراثون.
كما تعيقنا حقيقة أن ذاكرة الإنسان محدودة. علاوة على ذلك ، يميل الكثير منا إلى المماطلة في مهامنا أو إهمالها أو حذفها. تساعدك قوائم المراجعة في إدارة المشروع - بغض النظر عن صغر حجم المشروع. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل كتابة مدونة أو معقدًا مثل تنفيذ حل برمجي.
تساعدك قوائم المراجعة في:
- السيطرة على المهام الخاصة بك.
- تحديد وترتيب أولويات الخطوات التي يجب أن تكون جزءًا من العملية.
- قسّم مهامك إلى أصغر عناصرها ، وحدد الأشخاص والتواريخ.
- ضمان عدم تخطي المهام الحاسمة.
- التركيز على المهام المطروحة.
- التأكد من إتمام المهام بالترتيب المعترف به.
- أداء مستمر لإتمام مهامك لتحقيق النتائج المرجوة.
كيف تنشئ قائمة تحقق؟
الآن بعد أن عرفت كيف تساعدك قوائم المراجعة ، ما الذي تعتقد أنه يجب أن يكون جزءًا من قائمة المراجعة؟ فيما يلي بعض النقاط التي يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء قائمة تحقق لإجراء ما:
- حدد سبب الحاجة إلى إنشاء قائمة مرجعية.
- حدد جميع المهام والمهام الفرعية التي يجب إكمالها.
- حدد كيف ومتى ومن سيستخدم قائمة التحقق.
- حدد الأشخاص المسؤولين عن كل مهمة.
- حدد التبعيات للمهام.
فوائد استخدام قائمة التحقق
توفر قوائم المراجعة مزايا متعددة للمؤسسة وكذلك للأفراد - خاصة الرفاهية العقلية للموظفين. دعونا نرى كيف.
الفوائد التي تعود على المنظمة
تخصيص أفضل للوقت والجهد
تساعدك قوائم المراجعة الدقيقة على تحديد جميع الخطوات المطلوبة لعملية ما. ستكون قادرًا على تحديد المهام الحيوية وتحديد أولوياتها. ستكون قادرًا على تحويل انتباهك ووقتك وجهدك في إكمالها قبل الآخرين.
تقليل الأخطاء
تساعدك قائمة التحقق في سرد جميع المهام والأنشطة لعملية أو مشروع لتاريخ أو مدة محددة. نظرًا لأن جميع المهام مدرجة ، تقل فرص الأخطاء ، وهناك مجال ضئيل جدًا للموظفين لتفويت المهمة.
زيادة الكفاءة
مع قوائم المراجعة ، يصبح الموظفون مرتاحين للعمل في عملية ككل. يتم تقليل الأخطاء. يتم أيضًا تقليل الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهمة. هذه تؤدي إلى زيادة الكفاءة. في بعض الأحيان ، تساعدك قوائم المراجعة أيضًا في تحديد الخطوات المتكررة أو المتكررة ، والتي ستساعدك إما على التخلص من الخطوات الزائدة عن الحاجة أو تحسين العملية.
تحديد المهام المتكررة
تسهل لك قوائم المراجعة تحديد المهام المتكررة أو تلك المهام التي تستغرق وقتًا. بالنسبة لأولئك الذين لديهم عمليات رقمية أو إذا كنت تستخدم برنامجًا ، فهذه هي الخطوة الأولى نحو أتمتة هذه المهام. تخيل الوقت الذي ستوفره عن طريق الأتمتة.
زيادة في الإنتاجية
اقرأ ما ورد أعلاه مرة أخرى. ألا تعتقد أنها تؤدي جميعها إلى زيادة الإنتاجية؟ بعد كل شيء ، يمكنك إنجاز المزيد في وقت أقل.
الفوائد التي تعود على الموظف
بالمقارنة مع تقنيات أو أدوات الإدارة الأخرى ، قد تكون قائمة المراجعة أداة إدارة بسيطة ، لكنها تفيد موظفيك بعدة طرق.
يزيد الدافع
تساعد قوائم المراجعة في تحقيق الأهداف الصغيرة. مع كل مهمة يتم إكمالها ، يشعر الموظفون بشعور الإنجاز. عندما يكونون راضين في العمل ، يكون لديهم الدافع للاستثمار في أنفسهم وفي المنظمة.
يزيد الإبداع
أدمغتنا مصممة للتفكير وإعادة التفكير في المهام التي تحتاج إلى اهتمامنا ، مما يخلق موقفًا مرهقًا. نظرًا لأن قوائم المراجعة تذكر جميع المهام التي يجب القيام بها ، فإن الموظفين يشعرون بالحرية ويقل توترًا. يساعدهم على الإبداع في العمل. سيخرجون بأفكار جديدة قد تساعد بالفعل في تحسين العمليات المستخدمة.
يخلق صفات قيادية
يؤدي إكمال المهام على أساس منتظم إلى الشعور بالإنجاز لدى موظفيك. إنه يبني الثقة ويساعدهم في البحث عن المهام الصعبة. تساعد قوائم المراجعة في تطوير الصفات القيادية لدى موظفيك.
أنواع قوائم المراجعة
الآن يجب أن تتساءل عما إذا كانت هناك أنواع مختلفة من قوائم المراجعة! حاول الكثير تصنيفهم ، لكن كل هذا يتوقف على نوع العملية أو النشاط تريد إنشاء قائمة مرجعية لـ. يمكن أن تكون قائمة مراجعة للمشروع ، أو قائمة مراجعة للسلامة ، أو قائمة فحص الجودة ، وما إلى ذلك. يمكن إنشاؤها للفرق ، أو للأفراد ، ويمكن إعدادها لأي نوع من المهنة.
يمكن أن تكون قائمة تحقق بسيطة حيث تسرد الأشياء العشرة التي تحتاج إلى القيام بها ، وتضع علامة عليها عند إكمالها. أو يمكن أن تكون قائمة مرجعية للعمليات المعقدة مع ذكر التواريخ والتبعيات.
هناك مجموعة متنوعة من قوائم المراجعة التي يمكنك إنشاؤها. أنا متأكد من أنك قمت بإنشاء قائمة مرجعية أو اثنتين خاصة بك. أستخدم ورقة EXCEL لإنشاء قوائم تحقق بسيطة تساعدني في تحديد أولويات المهام وإكمالها يوميًا. يتم نقل المهام المعلقة إلى اليوم التالي. إنهم يساعدونني في تحديد المهام الحاسمة التي تتطلب اهتمامي ودفع الآخرين إلى أسفل القائمة.
تحتوي بعض قوائم المراجعة الخاصة بي أيضًا على مهام موزعة على أسبوع نظرًا لأن تاريخ الانتهاء ليس فوريًا.
انطلق وقم بإنشاء قائمة مرجعية في بداية يوم عملك. انظر بنفسك - كيف ستنجز المزيد في وقت أقل.
--------------------------
المرجع: 1 - https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
