الجزء 1 من سلسلة لدينا على الناتج المحلي الإجمالي وإدارة علاقات العملاء (ما هو الناتج المحلي الإجمالي وكيف يؤثر CRM؟) شرح أساسيات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) - بدءًا من سبب سن القانون ، إلى كيفية إنشاء نموذج جديد للتفاعل القانوني مع بيانات المواطنين الأوروبيين. الرجوع إلى هذا المنشور للحصول على كتاب تمهيدي حول اللائحة العامة لحماية البيانات وتفويضاتها. في هذا الجزء ، سوف نستعرض كيف ستساعدك التغييرات القادمة على Vtiger على الامتثال للقانون على عكس أي حل CRM آخر.
تحديات إدارة الموافقات
أحد أصعب أجزاء القانون الجديد التي يجب الالتزام بها هو الحصول على موافقة مؤكدة لكل استخدام لبيانات الشخص. هذا يمثل تحديًا كبيرًا لأربعة أسباب:
يمكن أن تكون إدارة الموافقات عقبة هائلة في الوقت المحدد
ستتعامل مع جهات اتصال لا حصر لها ، كل في مرحلة مختلفة من علاقتها معك ، وبالتالي تحتاج إلى تقديم موافقة لغرض مختلف. قد تطلب عميلًا جديدًا للموافقة على مشاركة معلوماتهم مع شريكك ، وعميل جديد للموافقة على تخزين رقم بطاقة الائتمان الخاصة بهم. في كل مرة ، يجب أن تطلب الموافقة ، وتنتظر ردها ، وتسجيل ردها ، ثم تتخذ إجراءً. كل من هذه يستغرق وقتًا ، وتوسيع نطاقه عبر العديد من العملاء المتوقعين والعملاء كل شهر ، قد يصبح عبئًا كبيرًا في الوقت المحدد.
بمجرد تقديمها ، يجب أن تكون الموافقة سهلة لإلغاء جهات الاتصال
يتطلب منك الناتج المحلي الإجمالي أن تجعل من السهل على شخص ما إلغاء الموافقة كما هو الحال بالنسبة له لتقديمها. هذا يضيف إلى الوقت الذي يستغرقه لإدارة الموافقات.
لا يمكنك السماح لأي موافقات بالتسلل عبر الشقوق
قد يؤدي الانتظار وقتًا طويلاً للتصرف بناءً على موافقة إلى القضاء على فائدة الحصول على الموافقة على الإطلاق. يكون هذا صحيحًا بشكل خاص عند مشاركة بيانات العملاء المتوقعين مع الشركاء ، والذين يجب عليهم الضغط عندما تكون المكواة ساخنة. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري من الناحية القانونية ألا تدع خيارات جهة الاتصال تتسلل عبر الشقوق. إذا ألغت جهة اتصال موافقتك على استخدام بياناتها ، لكنك تشاركتها عن طريق الخطأ مع شريك بعد وقوعها لأنك لم تلاحظ ذلك ، فإنك تنتهك الناتج المحلي الإجمالي.
يجب أن يكون من الصعب تزوير الموافقات
السبب في تسجيل موافقات جهة اتصال في المقام الأول ، هو حمايتك إذا ادعوا أنهم لم يقدموها مطلقًا. من غير المحتمل أن يحدث هذا بشكل كبير إذا حصلت على موافقة بطريقة يصعب التخلص منها. يمكنك القيام بذلك عن طريق طلب شكل معرف ، أو طلب ذلك من عنوان بريد إلكتروني تم التحقق منه أو بوابة فقط يمكنهم الوصول إليها. الموافقة الأقل فائدة هي موافقة يتم الحصول عليها من خلال مورد متاح للجمهور ، مثل نموذج على موقع الويب الخاص بك ، لأن أي شخص يمكنه إرساله مدعيا أنه شخص آخر.
بالإضافة إلى جميع الالتزامات القانونية الأخرى التي يجب عليك الامتثال لها ، يبدو أن إجمالي الناتج المحلي يحتاج إلى الكثير من الإدارة المصغرة بحيث لن يكون لديك الوقت لفعل أي شيء آخر بالفعل.
لا يجب أن تكون إدارة الموافقة صعبة للغاية
مع ذلك كتمهيدي ، يسعدنا الإعلان عن أدوات الخصوصية والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات الجديدة الخاصة بـ Vtiger - التي سيتم إطلاقها في أو قبل 9 مايو. إنها الطريقة الأسهل للامتثال للعديد من أحكام القانون العام لحماية البيانات على نطاق واسع. يستغرق الإعداد بضع دقائق فقط ، ويسمح لعملائك برؤية سياستك والطلبات ذات الصلة بهم ، وتقديم الموافقة بشكل آمن ، وممارسة الحقوق الأخرى الممنوحة بموجب القانون العام لحماية البيانات ، كل ذلك مع تسهيل رؤية موافقاتهم والتصرف بناءً عليها.
تتكون الأدوات الجديدة من ثلاثة تغييرات ضخمة تشكل معًا أكبر إصلاح للأمان والخصوصية في تاريخ Vtiger. هم انهم:
- صفحة تفضيلات اتصال جديدة
- حقل بيانات مشفر جديد
- حملات بريد إلكتروني جديدة متوافقة مع الناتج المحلي الإجمالي
وإليك جوهرة التاج لهذه التغييرات إجمالي الناتج المحلي:
تقديم صفحة تفضيلات جهة اتصال Vtiger الجديدة
صفحة الموافقات هي المكان الذي تذهب إليه العملاء المتوقعون وجهات الاتصال للقيام بكل ما يلي:
- إدارة اشتراكات قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بهم
- تعرف على استخدام البيانات والسياسات الأخرى
- تحكم في الموافقة على البيانات التي تخزنها عليها
- السيطرة على موافقة يجري تتبعها
- التحكم في الموافقة على الأذونات الأخرى التي تريد طلبها
- اطلب منك التوقف عن استخدام بياناتهم
- اطلب منك مسح بيانات التعريف الشخصية الخاصة بهم
الصفحة قابلة للتخصيص تمامًا - بدءًا من من يمكنه رؤيتها ، وما يرونه ويتصرفون بناءً عليه ، وحتى كيفية إخطارهم بالموافقات الجديدة المطلوبة منهم. يتم العمل تلقائيًا على التفضيلات التي تشير إلى العملاء المتوقعين وجهات الاتصال في هذه الصفحة بواسطة Vtiger كلما أمكن ذلك (المزيد عن ذلك في ثانية) ، أو متوفرة في سجلات جهات الاتصال لتستخدمها في عوامل تصفية القائمة والتقارير وأتمتة سير العمل - تقليل موظفيك بحاجة إلى تحمل مسؤوليات جديدة.
كيف سيتم معرفة العملاء المتوقعين وجهات الاتصال الخاصة بي والوصول إلى صفحة تفضيلاتهم؟
بمجرد تمكين الصفحة واختيار من يمكنه الوصول إليها ، يتلقى الأشخاص الذين لديهم إذن باستخدامها تلقائيًا رسالة بريد إلكتروني تتيح لهم معرفة ذلك. هذا يجعلهم مجهود للسؤال عنه.
يمكنك تمكين الوصول السهل في المستقبل إلى هذه الصفحة عن طريق إضافة رابط إلى صفحة تفضيلاتهم إلى تذييل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من مستخدمي Vtiger الخاص بك. يمكن تخصيص هذا التذييل.
بالإضافة إلى ذلك ، يشير رابط "إلغاء الاشتراك" في حملات البريد الإلكتروني المرسلة من Vtiger الآن إلى صفحة تفضيلات المستلم. إذا لم يتمكن المستلم من الوصول إلى صفحة التفضيلات ، فسيظهر لك فقط خيارات تفضيلات البريد الإلكتروني في أعلى الصفحة.
ما هي الموافقات التي يمكنني طلبها من العملاء المتوقعين وجهات الاتصال الخاصة بي؟
بالإضافة إلى بيان مكتوب قابل للتخصيص ، هناك أنواع 5 من الموافقات يمكنك إضافتها إلى صفحتهم.
تخزين البيانات واستخدامها
إذا قمت بتخزين بيانات حساسة ، مثل رقم الهوية الوطنية أو رقم بطاقة الائتمان لجهة اتصال ، فيمكنك اختيار منح جهات الاتصال التحكم في هذا الحقل عن طريق طلب الإذن من خلال صفحة الموافقات الخاصة بهم. إذا كان الاتصال يمنح الإذن - رائع! إذا قاموا بإلغاء الإذن ، فسيتم مسح حقل CRM وإغلاقه تلقائيًا - مما يضمن امتثالك.
تتبع المشاركة
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا أو مستندًا إلى جهة اتصال من Vtiger ، يتم تتبع تفاعلاتها بحيث يمكن لفرق المبيعات والتسويق والدعم الخاصة بك معرفة المزيد عن اهتمامات جهات الاتصال وتخصيص الاتصالات المستقبلية لهم. إذا رغبت في ذلك ، يمكنك السماح لجهات الاتصال الخاصة بك بالتحكم في ما إذا كنت تتبعها أم لا من خلال تتبع الارتباط.
موافقات مخصصة
إذا قمت بأشياء مثل مشاركة بيانات الاتصال مع جهة خارجية ، أو استخدامها في اتخاذ القرار الآلي ، يمكنك إضافة حقل موافقة مخصص للحصول على إذن لذلك الاستخدام. إذا منحت جهة اتصال أو ألغت الموافقة ، فسترى قرارها في سجل جهات الاتصال ، ويمكنك استخدام استجابتها لإنشاء قوائم تمت تصفيتها أو تقارير مضمّنة أو حتى في عمليات التشغيل الآلي لسير العمل.
وقف المعالجة
يتطلب القانون العام لحماية البيانات (GDPR) منح جهات الاتصال القدرة على إلغاء الاشتراك في المعالجة تمامًا. يمكنك تسليم مفاتيح سجل جهة الاتصال إليهم عن طريق إضافة زر "إيقاف المعالجة" إلى صفحة التفضيلات الخاصة بهم. إذا نقروا عليه ، يقوم Vtiger تلقائيًا بتأمين سجل CRM الخاص بهم حتى لا يتمكن المستخدمون من تحرير قيم الحقول ، ويختارها خارج حملات البريد الإلكتروني - لا يلزم التدخل اليدوي.
محو
يمكنك السماح لجهات الاتصال بمطالبتك بحذف بيانات التعريف الشخصية الخاصة بهم عن طريق إضافة زر "محو بياناتي" إلى صفحة التفضيلات الخاصة بهم. إذا نقروا عليه ، فسيتم تمكين مربع اختيار يسمى "محو مطلوب" في سجلهم. للعمل على ذلك ، يمكنك إما تصفية جهات الاتصال هذه وحذف سجلاتهم بالكامل - لكن بالنسبة للبعض ، يعد هذا أسلوبًا واسع النطاق للغاية. لكي تكون أكثر دقة في جعل السجلات غير محددة للهوية ، يمكنك استخدام خيار "محو البيانات الشخصية" الجديد في قائمة "المزيد" في السجل لمسح حقول Vtiger التي حددتها على أنها تحدد الهوية الشخصية.
كيف يمكنني استخدام موافقتهم؟
ما لم يكن من السهل التعامل مع الموافقات ، فستصبح إدارتها أكثر تكلفة من أن تكون مفيدة. هذا هو المكان الذي يضيء فيه Vtiger حقا.
بالإضافة إلى تخزين البيانات واستخدامها ، وتتبع المشاركة ، والتوقف عن معالجة أتمتة محو المذكورة أعلاه ، يتم حفظ جميع ردود الموافقة على كتلة "موافقات" جديدة في سجل CRM الخاصة بهم للمستخدمين لمعرفة عندما يتفاعلون مع العملاء المتوقعين وجهات الاتصال .
يمكنك استخدام هذه الموافقات لإنشاء قوائم أو تقارير. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدامها كشرط في سير العمل الآلي - لذلك ، على سبيل المثال ، في اللحظة التي يوافق فيها جهة الاتصال على أن يتصل بها أحد الشركاء ، يمكن لـ Vtiger إرسال معلوماتهم تلقائيًا وفوريًا إلى شريك دون تدخل منك.
إذا قامت جهة الاتصال الخاصة بي بإعادة توجيه بريد إلكتروني يحتوي على رابط تفضيلاته إلى شخص آخر ، فهل يمكن لهذا الشخص الآخر تغيير تفضيلاته؟
تتطلب التغييرات في صفحة تفضيلات جهة الاتصال تأكيدًا بالبريد الإلكتروني - وهذا ما يجعلها قابلة للتحقق. عند إجراء تغيير في التفضيل ، ستتلقى جهة الاتصال رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني تطلب منهم النقر فوق ارتباط لتأكيد هذه التغييرات. حتى التغييرات في تفضيلات البريد الإلكتروني تتطلب الآن تأكيدًا ، لذلك يمكن لجهات الاتصال الخاصة بك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بأمان دون القلق من أن شخصًا ما يمكنه تغيير تفضيلاته.
كيف أقوم بإعداد صفحة الموافقات؟
يتم تكوين إعدادات صفحة تفضيلات جهة الاتصال والاتصال الجديدة من صفحة Consents في منطقة إعدادات CRM. من هنا ، يمكنك تكوين:
- من الذي يحصل على إشعارات للوصول والتغييرات في صفحة تفضيلاته (على سبيل المثال: فقط يخطر جهات الاتصال بالمنطقة = "الاتحاد الأوروبي")
- تذييل البريد الإلكتروني الذي يرتبط بصفحة تفضيلات جهة الاتصال في رسائل البريد الإلكتروني للمستخدم
- ما هي الموافقات التي تظهر في صفحة تفضيلات جهة الاتصال بناءً على المعلومات الموجودة في ملف التعريف الخاص بها (على سبيل المثال: اسأل عن CC # فقط لجهات الاتصال التي لها مرحلة مبيعات = "جاهزة للشراء").
- الاختيار الافتراضي لكل موافقة
تقطع صفحة "الموافقات" شوطًا طويلًا في مساعدتك على تحقيق الامتثال للناتج المحلي الإجمالي بتجربة رائعة لعملائك ، وهذا جهد لك.
حقول البيانات المشفرة
إذا قمت بتخزين البيانات الحساسة مثل رقم بطاقة الائتمان أو رقم الهوية الوطنية ، فلديك الآن خيار وضع علامة على الحقل بالحساسية في Vtiger.
هذا يحقق ثلاثة أهداف:
- يقوم بتشفير الحقل في قواعد بيانات Vtiger. بمجرد الانتهاء ، لا أحد دون إذن منك يمكنه رؤية البيانات. ليس المتسللين (نحن على علم بأي انتهاكات حتى الآن!) ، وليس لنا ، وليس المستخدمين الآخرين.
- يحجب قيمة الحقل المعروضة للمستخدمين. على سبيل المثال ، يمكنك إخفاء جميع أرقام 4 باستثناء رقم بطاقة الائتمان باستثناء أرقام XNUMX. هذا يعني ، على سبيل المثال ، أنه لا يزال من الممكن استخدام وكلاء الدعم للتحقق من هوية جهة الاتصال ، لكنهم لا يستطيعون رؤية القيمة الكاملة ، مما يقلل من خطر تعرضها للخطر.
- يسمح لك بتفويض مستخدمين معينين لمعرفة قيمة الحقل بالكامل. على سبيل المثال - يمكن لأعضاء فريق الفوترة المصرح لهم الكشف عن رقم بطاقة الائتمان الكامل بنقرة واحدة فقط. يتم تسجيل هذا الإجراء ويمكن البحث فيه من خلال سجل وصول حقل مشفر جديد في منطقة الإعدادات.
تحتوي الحقول المشفرة على بعض القيود التي يجب مراعاتها قبل تمكينها:
- يمكن لطرق العرض والتقارير والبيانات المصدرة إظهار القيم المشفرة فقط
- البحث العالمي يبحث فقط الأحرف المكشوفة
- بمجرد تمكين الحقل ، لا يمكن تعطيل التشفير
هذا كل شيء للحقول المشفرة في الوقت الحالي.
حملات البريد الإلكتروني المتوافقة مع الناتج المحلي الإجمالي
أخيرًا ، وبالتأكيد ليس آخراً حملات البريد الإلكتروني الجديدة المتوافقة مع الناتج المحلي الإجمالي لشركة Vtiger.
تتطلب اللائحة العامة لحماية البيانات الآن أن تحصل الآن على إذن واضح لا لبس فيه لإرسال بريد إلكتروني تسويقي - وهذا يعني في الأساس الحصول على اشتراك مزدوج (الموصوفة في الجزء 1 من هذه المدونة).
مع Vtiger ، أصبح الاختيار المزدوج في العملاء المتوقعين وجهات الاتصال أمرًا سهلاً. إذا أرسلوا نموذج ويب مع تمكين خانة الاختيار "إرسال البريد الإلكتروني للتسويق" ، فسيتلقى بريدًا إلكترونيًا مزدوجًا للاشتراك يطلب منهم تأكيد رغبتهم في تلقي بريدك الإلكتروني التسويقي من خلال النقر على الرابط. إذا لم يصلوا من خلال نموذج ويب ، فيمكنك إرسال هذا البريد الإلكتروني إلى عميل متوقع أو جهة اتصال يدويًا من سجل CRM الخاص بهم ، أو إلى قائمة كاملة من وحدة قوائم التسويق (ما لم تكن قد قمت بإلغاء الاشتراك).
إذا كنت تعرف أن شخصًا ما ليس في الاتحاد الأوروبي ، أو تلقيت شكلًا آخر مقبولًا من الإذن لإرساله بالبريد الإلكتروني ، فيمكنك تجاوز الحاجة إلى اشتراك مزدوج عن طريق اختيار جهة الاتصال في نفسك. لفهم كيفية القيام بذلك ، دعنا ندرس كيفية عمل بقية البريد الإلكتروني الجديد.
حالات التقيد بالبريد الإلكتروني الجديد
بدلاً من حقل مربع الاختيار "إلغاء الاشتراك" القديم ، تمتلك كلٍّ من العملاء المتوقعين وجهات الاتصال الآن حقل "حالة إلغاء الاشتراك في البريد الإلكتروني" الذي يحل محل مربع الاختيار "إلغاء الاشتراك" القديم. في ذلك ، هناك قيم 6.
- بدون اضاءة
- اشتراك فردي (مستخدم)
- التقيد الفردي (نموذج الويب)
- التقيد المزدوج
- إلغاء الاشتراك (مستخدم)
- إلغاء الاشتراك (جهة اتصال)
يمكن تعيين هذه القيم بإحدى الطرق القليلة. إذا نقرت جهة اتصال على رابط في بريد إلكتروني مزدوج تم استلامه ، فإن Vtiger يعيّن قيمة "Double Opt-In". إذا قدمت جهة اتصال نموذج الويب الخاص بك مع تمكين مربع الاختيار "أريد تلقي التسويق عبر البريد الإلكتروني" ، يقوم Vtiger بتعيين قيمة "الاشتراك الفردي (نموذج الويب)". يتم تعيين الاشتراك الفردي (المستخدم) فقط بواسطة المستخدمين - ويمكن إجراؤه عند إنشاء جهة اتصال بشكل فردي أو أثناء التحميل. بخلاف ذلك ، تبدأ جميع جهات الاتصال الجديدة بحالة "بلا".
هذه الحالات مهمة لأنك تستطيع إخبار Vtiger عن التقيد الذي تعتبره مقبولًا لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى جهة الاتصال من نظام حملات البريد الإلكتروني. خياراتك هي:
- التقيد المزدوج فقط
- التقيد المزدوج والاشتراك الفردي (مستخدم)
- التقيد المزدوج ، التقيد الفردي (المستخدم) ، التقيد الفردي (شكل الويب)
يعتمد الإعداد الذي يجب عليك اختياره على الكثير من العوامل. نوصي دائمًا بالاشتراك المزدوج فقط باعتباره الخيار الأكثر أمانًا من الناحية القانونية ، لأنه من الصعب دائمًا تمييز ما إذا كانت جهة الاتصال من مواطني الاتحاد الأوروبي.
كيف تقوم جهات الاتصال بإلغاء الاشتراك في حملاتي؟
يمكن لجهات الاتصال الخاصة بك إلغاء الاشتراك في حملات البريد الإلكتروني بطريقتين. إذا وصلوا إليك يطلبون إلغاء اشتراكهم في حملاتك ، فيمكنك تغيير حالة الاشتراك إلى "إلغاء الاشتراك (مستخدم)". يمكنك عكس هذه الحالة في حالة طلب إعادة الاشتراك. إذا كانت جهة الاتصال تزور صفحة تفضيلاتها وتختار ، فإن إلغاء الاشتراك لا رجعة فيه ، إلا إذا قاموا بإعادة تقديم نموذج ويب للاشتراك مرة أخرى.
ماذا يؤثر إلغاء الاشتراك؟
لضمان احترام تفضيلات جهات الاتصال لعدم تلقي البريد الإلكتروني التجاري ، يؤدي إلغاء الاشتراك إلى إيقاف تسليم جميع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة إلى جهة الاتصال. ويشمل ذلك حملات البريد الإلكتروني ، و autoresponders ، ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بسير العمل ، ورسائل البريد الإلكتروني المخصصة.
لمنع عمليات إلغاء الاشتراك من إيقاف العلاقات الحالية أو المحادثات التي بدأتها جهات الاتصال الخاصة بك ، يمكن دائمًا الرد على كلاهما حتى من خلال إلغاء اتصال جهة الاتصال.
ليتم تلخيصه
إن التزام GNR هو موضوع معقد يتطلب منك تزويد المواطنين الأوروبيين الذين تستخدم بياناتهم ، مع بعض الحقوق الجديدة. قد يكون من الصعب توفير هذه الحقوق بطريقة لا تؤدي إلى تعطيل عملك.
تُسهل أدوات Vtiger الجديدة للناتج المحلي الإجمالي وإدارة الخصوصية من امتثالك للناتج المحلي الإجمالي من خلال منح جهات الاتصال الخاصة بك مكانًا للذهاب لإدارة موافقتهم ، أو ممارسة حقوق إجمالي الناتج المحلي الخاصة بهم ، في وقت لا يتجاوز الوقت الذي يستغرقه إعداد الصفحة.
إذا كان لدينا اهتمام ، فابق معنا على نشر مدونتنا التالية حول كيفية تكوين إجمالي الناتج المحلي وأدوات الخصوصية ، وحملات البريد الإلكتروني ، لمساعدتك في الحصول على الموافقة والتوافق بسرعة.
