ما هي الإنتاجية؟
تحدد الإنتاجية معيار النتائج. تشير الإنتاجية عمومًا إلى قدرة الفرد أو الفريق أو المنظمة على العمل بكفاءة خلال ذلك الوقت من أجل تعظيم الإنتاج.
العمل عبارة عن دورة من تحديد الأهداف أو المواعيد النهائية والوفاء بها - يحتاج الأفراد والشركات إلى أنظمة وأدوات إنتاجية للبقاء في صدارة اللعبة وتحقيق النتائج.
الباحثين درست العاملين في مجال المعرفة في 2013 ومرة أخرى خلال الإغلاق الوبائي لعام 2020 ووجدت تغييرات كبيرة في طريقة عملهم.
فيما يلي النتائج الرئيسية:
- يساعدنا Lockdown على التركيز على العمل المهم حقًا. إننا نقضي وقتًا أقل بنسبة 12٪ في الاجتماعات الكبيرة و 9٪ وقتًا أطول في التفاعل مع العملاء والشركاء الخارجيين.
- يساعدنا التأمين على تحمل مسؤولية جداولنا الخاصة. نقوم بأكثر من 50٪ من الأنشطة من خلال الاختيار الشخصي - لأننا نراها مهمة - ونصف العدد لأن شخصًا آخر طلب منا ذلك.
- أثناء الإغلاق ، نعتبر عملنا أكثر فائدة. نحن نصنف الأشياء التي نقوم بها على أنها ذات قيمة لصاحب العمل ولأنفسنا. ينخفض عدد المهام المصنفة على أنها مرهقة من 27٪ إلى 12٪ ، وينخفض العدد الذي يمكننا تفريغه بسهولة للآخرين من 41٪ إلى 27٪.
الإنتاجية هي دالة للعديد من العوامل - التنظيم ، وبيئة العمل ، والتحفيز ، وإدارة الوقت ، والصحة.
فيما يلي الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تحسين إنتاجيتك في العمل:
أدوات تنظيمية
التنظيم مهم للإنتاجية. تقليديًا ، تساعد قوائم المهام وجداول البيانات والمذكرات والمخططات والملاحظات اللاصقة في تنظيم الأنشطة. يمكن للأدوات التنظيمية الرقمية أن تفعل الكثير.
اليوميات الرقمية مثل Penzu ومخططي المحتوى مثل Hootsuite وجداول البيانات الرقمية مثل Airtable تجعل إضافة البيانات والمعرفة وإدارتها والتعاون والتنظيم والوصول إليها أسهل. تساعد أوراق Evernote و Microsoft OneNote و Dropbox في تدوين الملاحظات بينما يساعد كل من Sanebox و Unroll.me في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وإلغاء ترتيبها.
أدوات إدارة المشاريع
إدارة المشروع مطلوبة لتحقيق أهداف المشروع مع قيود النطاق والوقت والميزانية. تساعد أدوات مثل Process Bliss و ClickUp في إدارة العمليات وسير العمل.
يقوم كل من Project Libre و Rational Plan و GanttPRO بتنفيذ أنشطة إضافية مثل تخطيط الموارد وإدارة الميزانية ومراقبة التقدم. تعمل أدوات إدارة المشاريع الأخرى مثل ProofHub و Infinity و Wrike أيضًا على زيادة إنتاجية العمل.
أدوات الاتصال
يؤثر فحص رسائل البريد الإلكتروني على الإنتاجية ويزيد من مستويات التوتر. كشفت دراسة أن الأمر يستغرق 60 ثانية في المتوسط للعودة إلى العمل بعد التحقق من رسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، من المهم بنفس القدر الحفاظ على اتصالات العمل خاصة إذا كنت تعمل مع فريق أو مهمة جماعية.
تساعد أدوات الاتصال مثل Shift و Fleep و Litmus في إدارة الحسابات المتعددة ورسائل البريد الإلكتروني وتطبيقات الويب والأدوات. يعمل الباحث عن البريد الإلكتروني وصندوق الوارد الأيمن أيضًا على جعل اتصالات البريد الإلكتروني أسهل وأسرع. تعد Zoom و Skype و Gotomeeting أدوات ممتازة لاجتماعات الفريق ومؤتمرات الفيديو.
أدوات التعلم الإلكتروني
تزداد الإنتاجية بمجرد تحسين مهاراتك بشكل ملحوظ. تعمل مهارة أو معرفة بديلة جديدة على تعزيز تطورك الشخصي والعملي. يتيح لك CodeNest تعلم حتى أكثر الدورات التدريبية التقنية تعقيدًا بسهولة وتحسين إنتاجيتك.
أدوات تتبع الوقت
تؤدي إدارة الوقت إلى إنتاجية عالية لأنه يتم تحقيق الأهداف أو الأهداف ضمن الإطار الزمني المحدد. حتى مع وجود جدول زمني أو قائمة مهام ، فمن الممكن أن تفقد مسار الوقت وقضاء ساعات أكثر مما هو مقصود في مهمة ما.
تقوم أدوات تتبع الوقت بتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المشروع وتضمن أنك ضمن مهامك طوال الوقت. يوصى باستخدام أدوات الإنتاجية هذه للفرق البعيدة. تشمل الأمثلة Toogl و Harvest و Everhour و Hubstaff و Time doctor.
أدوات التعاون
يزيد العمل الجماعي من الإنتاجية لأن الأفراد المختلفين يجمعون الموارد معًا لتحقيق الهدف. أدوات التعاون الأكثر استخدامًا هي Slack و Google Docs و Bit.ai و Trello. أنها تسمح لعدة أفراد للعمل في مشروع.
أدوات التعاون ضرورية للتواصل والمساهمة والمراقبة في مشاريع الفريق. يساعدون في تنظيم عبء العمل الخاص بك من خلال دعم التفويض حيث يمكن للعديد من الأفراد التعامل مع مهام مختلفة في مساحة العمل.
أدوات إدارة التخزين
قد يكون التخزين السحابي وسيلة رخيصة وفعالة من حيث الوقت لتخزين النظام ونسخه احتياطيًا. ومع ذلك ، فإن إمكانياتها الإضافية تشمل استضافة مواقع الويب ، واستضافة البريد الإلكتروني ، ومساحات العمل المحمولة ، ومشاركة الملفات المباشرة.
تشمل أدوات التخزين السحابية لتعزيز الإنتاجية الشخصية وإنتاجية مكان العمل: iCloud و Google Drive و Microsoft OneDrive. أنها توفر وصولاً سهلاً إلى الملفات وحمايتها. تسهل أدوات إدارة المعرفة مثل Tettra البحث عن المعلومات وتحديثها.
أدوات الجدولة
يساعدك اتباع جدول زمني على محاولة القيام بالمزيد في وقت أقل. تمنحك الجدولة القدرة على تحديد أولويات المهام والأهداف وإكمال المشاريع في الوقت المتاح. أنها تعزز الإنتاجية من خلال التخطيط المسبق والتذكير.
يمكنك جدولة المواعيد والحجوزات والاجتماعات والرسائل والمهام باستخدام هذه الأدوات. يمكنه أيضًا المزامنة مع التقويمات الرقمية واستخدام خوارزميات الذكاء الاصطناعي لمعرفة الجدول الزمني الخاص بك ، وتولي تنظيم الأحداث وحجزها وتحديثها. تتضمن هذه الأدوات Cal Friendly و Calendar و ScheduleOnce و Appointfix و Arranger و Doodle.
أدوات إدارة الصحة
الصحة ثروة لأن إنتاجية الفرد تعتمد بشكل أساسي على صحته الجسدية والعقلية. تساعد بعض الأدوات في مراقبة الحالة العامة لجسمك والحفاظ عليها. تساعد MyFitnessPal و Yoga studio و Talkspace و TMetric و Streak و Loseit و Doropomo على زيادة إنتاجية العمل من خلال مساعدتك على تتبع حالتك النفسية وعاداتك الصحية ووزنك والحفاظ عليها.
خاتمة
تؤثر إنتاجيتك بشكل مباشر على مستوى وكمية نتائجك. تضعك الإنتاجية العالية على رأس الأشياء في حياتك لأنها تخرجك تدريجيًا من دائرة مطاردة المواعيد النهائية. إنه يوفر إحساسًا بالإنجاز بعد الانتهاء من كل عمل ويمنعك من الإرهاق. اختر تطبيقًا واحدًا على الأقل من كل فئة بعنوان ، وشاهد ارتفاع مستوى الإنتاجية لديك.
