„Ако имах един час да спася света, щях да прекарам петдесет и пет минути в дефиниране на проблема и само пет минути в намиране на решението.“
– Алберт Айнщайн, физик
Бизнес процеси предназначени за решаване на проблеми са жизненоважни за ефективен бизнес. Ръчният бизнес процес привлича човешки грешки, забавени услуги, влошено качество и огромни разходи. Можете да избегнете тези проблеми, като периодично преглеждате процеса или го автоматизирате.
Автоматизацията на бизнес процесите (BPA), наричана още автоматизация на бизнеса или цифрова трансформация, се очаква да нараства годишен ръст от 13% 1 . Gartner прогнозира a 69% намаляване на натоварването на мениджърите 2 с помощта на автоматизация до 2024 г. Използвайте потенциала на BPA за намаляване на оперативните разходи с 60% 3 .
Най-новата функция на Vtiger, Process Designer, ви помага да препроектирате и оптимизирате процесите си за повишена производителност.
Process Designer използва текущите ви процеси, за да автоматизира сложни и повтарящи се маркетингови, бизнес, обслужване на клиенти и работни потоци за човешки ресурси. Възползвайте се от One View, за да получите унифициран изглед на данни, елиминирайте силозите на данни между отделите и дайте унифициран изглед в цялата организация. Внедрете базиран на данни BPA, за да увеличите ефективността, да минимизирате разходите, да опростите и оптимизирате процесите.
Какво е бизнес автоматизация?
Автоматизация на бизнеса е използването на технологии за автоматизиране на повтарящи се бизнес задачи и процеси, намалявайки или елиминирайки ръчния труд. IBM определя автоматизацията на бизнес процесите като прилагане на цифрови технологии за „Автоматизацията на бизнес процесите (BPA) е стратегия, която използва софтуер за автоматизиране на сложни и повтарящи се бизнес процеси.„Автоматизацията на бизнеса се фокусира върху подобряване на съгласуваността на процесите, намаляване на ръчната намеса и увеличаване на оперативната видимост в системите и екипите.“
Автоматизираният бизнес разчита на предварително дефинирани работни потоци и правила, за да гарантира, че задачите се изпълняват по последователен и контролиран начин. Това включва одобрения, известия, актуализации на данни и интеграции между приложенията. Автоматизация на бизнес процесите позволява на организациите да проектират, изпълняват и наблюдават работни процеси, вместо да разчитат на ръчна координация.
Основната цел на BPA е да рационализира ежедневните операции, за да поддържа бизнеса безпроблемно функциониране. Тези дейности по „управление на бизнеса“ са основните процеси, които генерират приходи и спомагат за осигуряване на ефективното функциониране на бизнеса, като например обработка на поръчки и управление на клиентски акаунти.
Автоматизацията на бизнеса поддържа мащабируемост, като позволява на организациите да се справят с по-големи натоварвания, без да увеличават оперативната сложност.
Защо бизнес автоматизацията е важна
Автоматизацията на бизнеса е важна, защото ръчните процеси увеличават оперативния риск и ограничават ефективността.
Чрез кандидатстване автоматизация на бизнес процеситеОрганизациите получават по-добър контрол върху работните процеси и резултатите. Автоматизираните процеси улесняват проследяването на напредъка, идентифицирането на пречки и налагането на последователно изпълнение в различните отдели. Това ниво на видимост е от решаващо значение за оперативните екипи, които трябва да наблюдават производителността, да управляват изключенията и да поддържат управление, без да разчитат на ръчно проследяване. Автоматизацията също така помага за стандартизиране на процесите в различните локации и бизнес звена, намалявайки зависимостта от индивидуалните практики.
Автоматизацията позволява на организациите да преразпределят усилията от повтарящи се задачи към дейности с по-висока стойност, като анализ, вземане на решения и подобряване на процесите. Тази промяна подобрява производителността на работната сила и позволява на екипите да се съсредоточат върху резултатите, а не върху изпълнението. С течение на времето автоматизацията подпомага и по-доброто прогнозиране и планиране на капацитета, като предоставя надеждни данни на ниво процес.
Как BPA, RPA и BPM са взаимосвързани
Автоматизацията на бизнес процесите (BPA), роботизираната автоматизация на процесите (RPA) и управлението на бизнес процесите (BPM) обхващат различни нива на автоматизация в организацията. IBM обяснява, че тези подходи се допълват взаимно и дават най-добри резултати, когато се прилагат заедно като част от структурирана стратегия за автоматизация, а не като самостоятелни инициативи.
BPM формира основата. Той се фокусира върху проектирането, моделирането и оптимизирането на цялостни бизнес процеси. BPM определя как работата трябва да протича между системи, екипи и данни, като гарантира, че процесите са стандартизирани и управлявани преди въвеждането на автоматизация. Тази стъпка е от решаващо значение за поддържане на контрол, съответствие и последователност с мащабирането на автоматизацията.
BPA надгражда BPM, като автоматизира дефинираните работни потоци. Той управлява одобренията, маршрутизирането на задачите и системните интеграции, за да гарантира, че процесите се изпълняват последователно в мащаб. BPA позволява цялостно изпълнение на процесите, като координира хора, системи и данни в рамките на един работен процес.
RPA работи на ниво задача и поддържа автоматизация там, където директната системна интеграция е ограничена. Той автоматизира повтарящи се, базирани на правила дейности, като взаимодейства с приложенията по същия начин, както би го направил потребителят.
Ето 5 причини да се възползвате от Process Designer на Vtiger
Ефективни операции
Вашата квалифицирана работна сила отделя ли повече време за документация и административни задачи? Използвайки Process Designer на Vtiger, автоматизирайте своите бизнес процеси, за да елиминирате усилията на квалифицираните служители по досадни задачи. Например автоматизацията на работния процес може да намали усилията на търговския представител за проследяване на последващи действия в електронни таблици.
Точност
Неточните данни водят до повишени оперативни разходи и сложни проблеми. Разчитането на ръчни процеси въвежда човешки грешки и забавяния. Дизайнерът на процеси намалява възможността за неточни, дублирани, отделени данни.
Обединен изглед
Vtiger's One View дава единен поглед върху сделка, контакт, задача или събитие във всеки един момент. Безпроблемно проследявайте етапите и крайните срокове – използвайте 360-градусов изглед, за да идентифицирате работни потоци, които могат да бъдат автоматизирани. Оптимизирайте и автоматизирайте процесите за ефективни резултати.
скалируемост
Възползвайте се от функцията за плъзгане и пускане на Process Designer на Vtiger, за да създадете безпроблемно ефективна автоматизация на работния процес. Автоматизирането намалява времето за изпълнение и увеличава мащабируемостта с навременни завършвания.
Маркирайте своя продукт или услуга по-бързо, изпълнявайте поръчките навреме, подобрявайте обслужването на клиентите и оптимизирайте общия капацитет.
Подобрено обслужване на клиенти
С усъвършенстваните технологии във всеки сегмент клиентите очакват намалено време на чакане или незабавни отговори. Автоматизирайте задачи, насочени към клиентите, за по-голяма удовлетвореност на клиентите.
Възползвайте се от Process Designer, за да предоставите на клиентите си достъп до 24/7 информация.
Не чакайте повече...инсталирайте Vtiger CRM веднага и опитайте Process Designer сами.
Ключови компоненти на бизнес автоматизацията
Бизнес автоматизацията се състои от основни компоненти, които помагат на организациите да изграждат, изпълняват и управляват автоматизирани работни потоци в голям мащаб. Тези компоненти гарантират, че процесите работят по структуриран и измерим начин, а не като изолирани задачи. Когато са комбинирани, те позволяват автоматизацията да функционира като контролирана и повтаряема бизнес възможност.
Оркестрация на процесите
Оркестрацията на процесите определя как задачите се движат между системи, екипи и данни. Тя гарантира, че дейностите следват определена последователност и работят съгласно зададени правила. Без оркестрация автоматизацията остава ограничена до отделни задачи и става трудна за управление, когато процесите включват множество отдели или приложения.
Системна интеграция
Системната интеграция позволява на различни бизнес приложения да обменят данни автоматично. Чрез свързване на системи като CRM, ERP и финансови платформи, автоматизацията намалява ръчното въвеждане на данни и забавянията между екипите. Интеграцията е необходима за работни процеси, които обхващат отдели и разчитат на споделени данни.
Мониторинг и анализ
Мониторингът и анализите осигуряват видимост върху това как протичат автоматизираните процеси. Те проследяват състоянието на изпълнение, времето за обработка и изключенията. Тази информация помага на екипите да идентифицират проблеми, да измерват производителността и да правят информирани корекции в процесите.
Управление и контрол
Управлението и контролът определят как се управлява автоматизацията с развитието ѝ. Това включва собственост, контрол на достъпа и практики за управление на промените. Тези мерки помагат да се гарантира, че автоматизираните работни процеси остават съвместими и съобразени с бизнес изискванията.
Обхват на корпоративната автоматизация
Автоматизацията вече не се ограничава само до оперативни задачи. Според Gartner80% от ръководителите вярват, че автоматизацията може да се приложи към всяко бизнес решение. Тази промяна увеличава значението на наличието на силна оркестрация, интеграция, мониторинг и управление в подкрепа на автоматизацията в цялата организация.
Видове бизнес автоматизация
Автоматизацията на бизнеса може да се внедри по различни начини въз основа на сложността на процесите, съществуващите системи и организационната готовност. Разбирането на тези типове помага на бизнеса да избере подход, който отговаря на неговите оперативни нужди, вместо да прилага един и същ модел на автоматизация навсякъде.
Автоматизация на ниво задача
Автоматизацията на ниво задача се фокусира върху повтарящи се и базирани на правила дейности. Тя обикновено се използва за въвеждане на данни, валидиране на данни, прехвърляне на файлове и системни актуализации. Този тип автоматизация осигурява бързо повишаване на ефективността, но работи в ограничен обхват, тъй като не управлява зависимостите на задачите или по-широки процеси.
Автоматизация на работния поток
Автоматизацията на работните процеси координира задачите между екипи, потребители и системи. Тя управлява одобренията, маршрутизирането и предаването на задачи, за да подпомогне изпълнението на цялостни процеси в различните отдели. Този подход често се използва за адаптация на клиенти, одобрение на фактури и заявки за обслужване от служители, където се изискват последователност и видимост на процесите.
Интелигентна автоматизация
Интелигентната автоматизация съчетава автоматизация с логика на решения, управлявана от изкуствен интелект, и интерпретация на данни. Тя позволява на системите да работят с неструктурирани данни, да прилагат правила динамично и да реагират на променящи се входни данни. Този тип автоматизация е подходящ за процеси, при които резултатите не могат да бъдат напълно дефинирани предварително и изискват контекстуална оценка.
Прогрес във внедряването на автоматизация
Организациите обикновено въвеждат автоматизация на етапи, а не наведнъж. Много от тях започват с автоматизация на изолирани задачи и постепенно преминават към автоматизация, базирана на работни процеси и интелигентна автоматизация. Gartner съобщава, че до 2026 г.30% от предприятията ще автоматизират повече от половината от мрежовите си дейности, в сравнение с под 10% в средата на 2023 г. Тази тенденция показва важността на избора на подходи за автоматизация, които могат да се мащабират в различните операции.
Примери за автоматизация на бизнес процеси
Да разбера каква бизнес автоматизация е на практика, е полезно да се разгледа как организациите прилагат автоматизация към ежедневните оперативни работни процеси. Тези примери показват как автоматизация на бизнес процесите стандартизира изпълнението, подобрява видимостта и намалява ръчната координация между екипите.
Автоматизация на адаптацията на клиентите
В много организации, адаптацията на персонала включва събиране на данни, одобрения и създаване на акаунти в множество системи. Автоматизация на бизнес процесите координира тези стъпки чрез предварително дефинирани работни потоци. След като клиентът бъде одобрен, задачите се задействат автоматично за съответните екипи, осигурявайки последователно изпълнение. Това е често срещан пример, използван за обяснение каква автоматизация на бизнес процеси е в операции, насочени към клиентите.
Автоматизация на обработката на фактури
Обработката на фактури често включва валидиране, одобрение и осчетоводяване във финансовите системи. Автоматизираните работни процеси събират данни от фактури, прилагат бизнес правила и насочват изключения за преглед. Това намалява забавянията при обработката и подобрява точността, като същевременно поддържа одитни следи.
Автоматизация на продажбите и управлението на потенциални клиенти
Автоматизацията се използва широко за управление на разпределението на потенциални клиенти и последващите действия. Когато потенциалните клиенти отговарят на определени критерии, работните процеси автоматично ги разпределят на търговски представители и задействат следващи действия. В този контекст, какъв автоматизиран бизнес Това става ясно, тъй като процесите на продажби протичат с минимална ръчна намеса и подобрена видимост на процесите.
Автоматизация на заявки и одобрения от служители
Процеси като заявки за отпуск, одобрение на разходи и заявки за достъп се управляват чрез автоматизирани работни потоци. Заявките следват предварително дефинирани пътища за одобрение, което намалява времето за обработка и гарантира съответствие с вътрешните политики.
Автоматизация на заявки за ИТ услуги
ИТ екипите използват автоматизация на бизнес процесите за управление на заявки за услуги, като например осигуряване на достъп и разрешаване на проблеми. Автоматизираните правила за маршрутизиране и ескалация помагат да се гарантира, че заявките се обработват последователно и в рамките на определените нива на обслужване.
Предимства на бизнес автоматизацията
Стойността на бизнес автоматизацията става ясна, когато се разгледа нейното въздействие върху ежедневните операции. Автоматизацията помага на организациите да стандартизират начина, по който се изпълнява работата, да намалят ръчния труд и да поддържат контрол върху ключови процеси. Тези предимства са особено важни за бизнеса, който обработва големи обеми транзакции в множество системи.
Намаляване на разходите
Автоматизацията намалява зависимостта от ръчен труд, понижавайки разходите за труд и ограничавайки преработката, причинена от грешки. Автоматизираните работни процеси също така елиминират забавянията, свързани с одобренията, маршрутизирането и предаването на задачи, което води до по-бързо завършване на процесите и по-предвидим контрол на разходите.
Оперативна ефективност
Когато автоматизацията се прилага последователно, процесите протичат по дефиниран и повтаряем начин. Това подобрява производителността и позволява на екипите да се съсредоточат върху обработката на изключения, вместо върху рутинни задачи. В този смисъл автоматизацията поддържа надеждността и последователността на процесите, а не само по-бързото изпълнение.
Поддръжка за мащабируемост
Автоматизацията позволява на организациите да управляват по-големи натоварвания, без да увеличават броя на служителите със същата скорост. С нарастването на обемите, автоматизираните процеси могат да абсорбират допълнително търсене с минимално ръчно участие. Това позволява на бизнеса да мащабира операциите си, без да разчита изцяло на човешки усилия.
Въздействие върху финансовите резултати
Изследване на Gartner показва финансовия ефект от автоматизацията в голям мащаб. Gartner прогнозира че до 2029 г. агентният изкуствен интелект ще решава автономно 80% от често срещаните проблеми с обслужването на клиентите без човешка намеса, което ще доведе до 30% намаление на оперативните разходи. Това показва как усъвършенстваната автоматизация допринася пряко за контрола на разходите и оперативната производителност.
Като цяло, бизнес автоматизацията помага на организациите да подобрят ефективността, да управляват разходите и да поддържат последователно изпълнение на всички процеси.
Предизвикателства пред бизнес автоматизацията
Въпреки че бизнес автоматизацията предлага ясни предимства, внедряването ѝ в голям мащаб води до няколко предизвикателства. Много организации се борят не с внедряването на инструменти за автоматизация, а с превръщането на автоматизираните резултати в действия, които подкрепят бизнес решенията.
Фрагментация на процеса
Инициативите за автоматизация често се фокусират върху отделни задачи, вместо върху цялостни работни процеси. Когато автоматизацията на бизнес процесите се внедрява без определена собственост и оркестрация, това увеличава оперативната сложност, вместо да подобрява ефективността.
Използваемост на данните
Автоматизираните системи генерират големи обеми от данни, но организациите често не успяват да превърнат тези данни в практически полезни анализи. Gartner ясно подчертава тази празнина.
„С анализите идва и очакването за трансформативно вземане на решения, но реалността е, че много организации се затрудняват да генерират приложими анализи относно най-важните си решения“, каза Кели Фишбайн, старши директор „Изследвания“ в отдела за продажби на Gartner.
Проблеми със системната интеграция
Автоматизацията зависи от последователния поток от данни между приложенията. Когато системите са лошо интегрирани, автоматизираните работни процеси се прекъсват и изискват ръчна намеса, което намалява надеждността на процесите.
Управление на промените
Приемането на служителите остава предизвикателство, когато процесите са неясни или обучението е недостатъчно. За организациите, които се стремят да изградят автоматизирани операции, успехът зависи от съгласуването на технологиите, процесите и хората, вместо да се разчита само на инструменти.
Инструменти, използвани за бизнес автоматизация
Инструментите за бизнес автоматизация осигуряват оперативната основа за изпълнение, интегриране и управление на автоматизирани работни процеси в цялата организация. Тези инструменти не са самостоятелни помощни програми. Те работят заедно, за да управляват логиката на процесите, свързаността на системата, изпълнението на задачите и проследяването на производителността. Когато са внедрени правилно, те позволяват последователна и контролирана работа. автоматизация на бизнес процесите между функциите и системите.
Платформи за автоматизация на бизнес процеси
Тези платформи формират основата на инициативите за автоматизация. Те позволяват на организациите да проектират, изпълняват и управляват цялостни работни процеси, обхващащи отдели и приложения. BPA платформите обработват одобрения, маршрутизиране и управление на изключения, осигурявайки структура и управление на... автоматизация на бизнес процесите усилия.
Инструменти за роботизирана автоматизация на процеси (RPA).
RPA инструментите автоматизират повтарящи се, базирани на правила задачи, като взаимодействат с приложенията на ниво потребителски интерфейс. Те обикновено се използват там, където директната системна интеграция е ограничена, поддържайки автоматизация на ниво задачи в рамките на по-широки стратегии за автоматизация.
Инструменти за интеграция и управление на API
Инструментите за интеграция позволяват обмен на данни между системи като CRM, ERP и финансови платформи. Надеждната интеграция гарантира, че автоматизираните работни процеси функционират от край до край без ръчна намеса, което е от съществено значение за организациите, които се стремят към какво е автоматизиран бизнес модел.
Инструменти за анализ и мониторинг
Тези инструменти осигуряват видимост върху производителността на автоматизираните процеси. Те проследяват състоянието на изпълнение, времената на цикъла и изключенията, помагайки на екипите да идентифицират пречките и да подобрят резултатите с течение на времето.
Инструменти за автоматизация с ниско кодиране и без кодиране
Инструментите с ниско код и без код позволяват на бизнес потребителите да конфигурират работни процеси с минимални усилия за разработка. Те поддържат по-бързо внедряване, като същевременно запазват контрол чрез предварително дефинирани правила.
Бизнес автоматизация срещу дигитална трансформация
| Аспект | Автоматизация на бизнеса | Digital Transformation |
| Основен фокус | Оптимизиране и автоматизиране на съществуващите бизнес процеси | Препроектиране на бизнес модели, операции и клиентски преживявания с помощта на дигитални технологии |
| Обхват | По-тесен и специфичен за процеса | Широкообхватно и в цялата организация |
| Основна цел | Подобряване на ефективността, точността и последователността в работните процеси | Осигуряване на дългосрочна бизнес промяна и конкурентно предимство |
| Ориентация на процеса | Фокусира се върху автоматизирането на дефинирани, повтарящи се процеси | Често включва предефиниране или замяна на съществуващи процеси |
| Използване на технологии | Използва инструменти като платформи за автоматизация на бизнес процеси, RPA и двигатели за управление на работни процеси | Използва комбинация от автоматизация, облачни технологии, анализ на данни, изкуствен интелект и дигитални платформи |
| Времеви хоризонт | Краткосрочни до средносрочни подобрения | Дългосрочна стратегическа инициатива |
| Въздействие върху операциите | Намалява ръчните усилия и оперативните забавяния | Променя начина, по който организацията функционира и предоставя стойност |
| Ниво на риска | По-ниска, тъй като се основава на съществуващи процеси | По-високо, поради организационни и културни промени |
| Роля в автоматизиран бизнес | Позволява структурирано изпълнение и мащабируем контрол на процесите | Осигурява по-широката визия и рамка за дигитална зрялост |
Често задавани въпроси за автоматизация на бизнес процеси
Какво е автоматизация на бизнес процеси?
Автоматизацията на бизнес процесите е използването на технологии за автоматизиране на повтарящи се, базирани на правила бизнес работни процеси. Тя позволява на организациите да стандартизират изпълнението, да намалят ръчния труд и да подобрят видимостта на процесите в различните системи и екипи, като същевременно поддържат оперативен контрол и последователност.
Кои са 5-те етапа на BPM?
Петте етапа на BPM са проектиране на процеси, моделиране, изпълнение, мониторинг и оптимизация. Тези етапи помагат на организациите да дефинират работни процеси, да автоматизират изпълнението, да проследяват производителността и непрекъснато да подобряват процесите въз основа на данни и оперативни резултати.
Как работи автоматизацията на бизнес процесите?
Автоматизацията на бизнес процесите работи чрез дефиниране на работни потоци, правила и тригери, които ръководят изпълнението на задачите в различните системи и потребители. След като бъде конфигурирана, платформата за автоматизация маршрутизира задачите, прилага логика, интегрира приложения и следи резултатите с минимална ръчна намеса.
Какви са примерите за бизнес процеси, които могат да бъдат автоматизирани?
Често срещани примери включват адаптация на клиенти, обработка на фактури, управление на потенциални клиенти, одобрения от служители, заявки за ИТ услуги и работни процеси за съответствие. Тези процеси обикновено са повтарящи се, управлявани от правила и включват множество системи или екипи, което ги прави подходящи за автоматизация.
Кои са основните предимства на автоматизацията на бизнес процесите?
Ключовите предимства включват подобрена ефективност, намалени грешки, по-бързи цикли, по-добра видимост на процесите и по-ниски оперативни разходи. Автоматизацията също така позволява на организациите да мащабират операциите си без пропорционално увеличаване на ръчния труд или броя на персонала.
——————————————————————————————————————————————
Източници
1. 32 Статистика за автоматизацията на бизнеса за 2021 г
2. Gartner прогнозира, че 69% от рутинната работа, извършвана в момента от мениджърите, ще бъде напълно автоматизирана до 2024 г..
3. Автоматизацията променя глобалната работна сила
