Големи малки неща: Предотвратяване на дублиране

Добре дошли обратно в поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM, които имат голям удар. Тази публикация подчертава функцията за предотвратяване на дублиране, която помага да се предотврати създаването на нови дублирани записи в CRM. Нека се потопим и да научим повече за тази малка, но мощна функция.

Какво представлява функцията за предотвратяване на дублиране?

Функцията за предотвратяване на дублиране позволява на администраторите на акаунт да избират до три уникални полета на модул, в които системата автоматично ще проверява новосъздадените записи за дублиращи се стойности. Ако стойностите на избраните полета съвпадат със съществуващ запис, системата ще попречи на потребителя да създаде новия запис.

Къде потребителите могат да намерят функцията за предотвратяване на дублиране?

Функцията за предотвратяване на дублиране може да бъде достъпна от администраторите на акаунт, като отидете на страницата Настройки → Управление на модули → Оформления и полета на модули.

След като потребителите щракнат върху Оформления и полета на модули, те ще бъдат подканени да изберат модула, с който биха искали да работят (Контакти, Сделки, Организации и т.н.).

След като желаният модул е ​​избран, потребителите могат да щракнат върху раздела Предотвратяване на дублиране, за да започнат да променят и персонализират тази функция, за да гарантират, че нови дублиращи се записи не се създават в CRM.

Как да използвате предотвратяване на дублиране

След като изберете раздела Предотвратяване на дублиране, първо ще искате да се уверите, че бутонът „Активиране на проверка на дублиране“ е включен.

Оттам на потребителите ще бъдат представени различни опции, за да се уверят, че използват превенция на дублиране, за да отговорят на нуждите си. Нека да разделим тези опции една по една и да се потопим по-дълбоко в тази функция:

Изберете уникалните полета

Първата стъпка е да изберете до три уникални полета, в които ще се проверяват записите. Уникални полета са всички съществуващи полета, които имат стойности, които принадлежат само на един запис в CRM (това включва персонализирани полета, които са създадени от администратор в акаунта). Например, ако потребителите настройват предотвратяване на дублиране в модула Контакти, те не биха искали да изберат полетата Име или Фамилия, които да бъдат проверени от Предотвратяване на дублиране. Собствените и фамилните имена често се споделят от много хора и не са уникални идентифициращи полета.

Някои примери за полета, които трябва да използвате, за да предотвратите дублиране в модула Контакти, са полетата Основен имейл и Телефон. Стойностите в тези полета ще бъдат уникални за Контакта, който ги държи, и са страхотни полета за проверка на системата за предотвратяване на дублиране.

Дублиране на разглеждане

След това потребителят трябва да определи какво внимание взема системата, за да определи, че новосъздадените записи не са дублирани. Има две опции, от които да избирате в тази стъпка, подробно описани по-долу:

1. Считайте за дублирани само ако всички уникални полета съвпадат – Системата ще провери всички уникални полета, избрани в стъпка първа, и ще предотврати създаването на запис само ако всички стойности на полетата съвпадат със стойностите на съществуващ запис.
2. Счита се за дубликат, ако поне едно от уникалните полета съвпада – системата ще провери всички уникални полета, избрани в стъпка първа и ако някое от стойностите на полето съвпада със стойности на съществуващ запис, системата ще предотврати създаването на нов запис.

Проверете затворените записи за дубликати и игнорирайте празните стойности

Следващите две опции за отметка позволяват на потребителите да набират своята функция за предотвратяване на дублиране още повече:

1. - Проверете затворените записи за дубликати опцията, ако е активирана, ще накара системата да търси във всички записи в системата, включително затворени записи, за да търси съвпадащи стойности на полета, за да предотврати създаването на дублирани записи.
2. - Игнорирайте празните стойности опцията, ако е активирана, ще игнорира стойностите на празни полета, когато системата проверява избраните уникални полета. Това означава, че ще позволи на системата да създава нови записи, ако съвпадащите празни (празни) полета съвпадат в CRM. Например, ако потребителите използват полето „Основна електронна поща“ в модула Контакти за предотвратяване на дублиране и квадратчето за отметка „Игнориране на празни стойности“ е активирано, системата все още ще позволява създаване на нови записи, въпреки че технически уникалните полета съвпадат, защото са празни.

Опции за действие При дублиращи се записи, създадени по време на синхронизация

Последната опция, която потребителите имат при настройката за предотвратяване на дублиране, е „Действие, което трябва да предприемете, ако бъде намерен дублиран запис при синхронизиране с външни приложения“. Това е важна стъпка в процеса на предотвратяване на дублиране, тъй като това е мястото, където потребителите могат да инструктират системата как да обработва дублиран запис, открит по време на синхронизиране с външно приложение. Има три опции, от които да избирате в тази стъпка, подробно описани по-долу:

1. Предпочитайте най-новия запис – Най-скоро променените данни за запис ще бъдат запазени
2. Предпочитайте вътрешен запис – Съществуващият запис в CRM ще бъде запазен такъв, какъвто е
3. Предпочитайте външен запис – Данните от външното приложение ще бъдат копирани

Получаването на по-добро разбиране на тази функция и бързото й прилагане е съществена стъпка в настройката на CRM, но понякога се пренебрегва. Използването на предотвратяване на дублиране не само ще помогне на потребителите да поддържат целостта на данните, но също така ще ги спести от загуба на ценно време за почистване на дублиращи се записи, създадени по време на тяхното CRM пътуване.