Банер-01

Големи малки неща: Предотвратяване на дублиране

Добре дошли обратно в поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM, които имат голям удар. Тази публикация подчертава функцията за предотвратяване на дублиране, която помага да се предотврати създаването на нови дублирани записи в CRM. Нека се потопим и да научим повече за тази малка, но мощна функция.

Какво представлява функцията за предотвратяване на дублиране?

Функцията за предотвратяване на дублиране позволява на администраторите на акаунт да избират до три уникални полета на модул, в които системата автоматично ще проверява новосъздадените записи за дублиращи се стойности. Ако стойностите на избраните полета съвпадат със съществуващ запис, системата ще попречи на потребителя да създаде новия запис.

Къде потребителите могат да намерят функцията за предотвратяване на дублиране?

Функцията за предотвратяване на дублиране може да бъде достъпна от администраторите на акаунт, като отидете на страницата Настройки → Управление на модули → Оформления и полета на модули.

Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 1, страница с настройки)

След като потребителите щракнат върху Оформления и полета на модули, те ще бъдат подканени да изберат модула, с който биха искали да работят (Контакти, Сделки, Организации и т.н.).

Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 2, Изберете модул)

След като желаният модул е ​​избран, потребителите могат да щракнат върху раздела Предотвратяване на дублиране, за да започнат да променят и персонализират тази функция, за да гарантират, че нови дублиращи се записи не се създават в CRM.

Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 3, раздел Предотвратяване на дублиране)

Как да използвате предотвратяване на дублиране

След като изберете раздела Предотвратяване на дублиране, първо ще искате да се уверите, че бутонът „Активиране на проверка на дублиране“ е включен.

Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 4, бутон за превключване)

Оттам на потребителите ще бъдат представени различни опции, за да се уверят, че използват превенция на дублиране, за да отговорят на нуждите си. Нека да разделим тези опции една по една и да се потопим по-дълбоко в тази функция:

Изберете уникалните полета

Първата стъпка е да изберете до три уникални полета, в които ще се проверяват записите. Уникални полета са всички съществуващи полета, които имат стойности, които принадлежат само на един запис в CRM (това включва персонализирани полета, които са създадени от администратор в акаунта). Например, ако потребителите настройват предотвратяване на дублиране в модула Контакти, те не биха искали да изберат полетата Име или Фамилия, които да бъдат проверени от Предотвратяване на дублиране. Собствените и фамилните имена често се споделят от много хора и не са уникални идентифициращи полета.

Някои примери за полета, които трябва да използвате, за да предотвратите дублиране в модула Контакти, са полетата Основен имейл и Телефон. Стойностите в тези полета ще бъдат уникални за Контакта, който ги държи, и са страхотни полета за проверка на системата за предотвратяване на дублиране.

Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 5, уникални полета)

Дублиране на разглеждане

След това потребителят трябва да определи какво внимание взема системата, за да определи, че новосъздадените записи не са дублирани. Има две опции, от които да избирате в тази стъпка, подробно описани по-долу:

  1. Считайте за дублирани само ако всички уникални полета съвпадат – Системата ще провери всички уникални полета, избрани в стъпка първа, и ще предотврати създаването на запис само ако всички стойности на полетата съвпадат със стойностите на съществуващ запис.
  2. Счита се за дубликат, ако поне едно от уникалните полета съвпада – системата ще провери всички уникални полета, избрани в стъпка първа и ако някое от стойностите на полето съвпада със стойности на съществуващ запис, системата ще предотврати създаването на нов запис.
Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 6, разглеждане на дубликати)

Проверете затворените записи за дубликати и игнорирайте празните стойности

Следващите две опции за отметка позволяват на потребителите да набират своята функция за предотвратяване на дублиране още повече:

  1. Най- Проверете затворените записи за дубликати опцията, ако е активирана, ще накара системата да търси във всички записи в системата, включително затворени записи, за да търси съвпадащи стойности на полета, за да предотврати създаването на дублирани записи.
  2. Най- Игнорирайте празните стойности опцията, ако е активирана, ще игнорира стойностите на празни полета, когато системата проверява избраните уникални полета. Това означава, че ще позволи на системата да създава нови записи, ако съвпадащите празни (празни) полета съвпадат в CRM. Например, ако потребителите използват полето „Основна електронна поща“ в модула Контакти за предотвратяване на дублиране и квадратчето за отметка „Игнориране на празни стойности“ е активирано, системата все още ще позволява създаване на нови записи, въпреки че технически уникалните полета съвпадат, защото са празни.
Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 7, отметка затворена, игнориране на празните места)

Опции за действие При дублиращи се записи, създадени по време на синхронизация

Последната опция, която потребителите имат при настройката за предотвратяване на дублиране, е „Действие, което трябва да предприемете, ако бъде намерен дублиран запис при синхронизиране с външни приложения“. Това е важна стъпка в процеса на предотвратяване на дублиране, тъй като това е мястото, където потребителите могат да инструктират системата как да обработва дублиран запис, открит по време на синхронизиране с външно приложение. Има три опции, от които да избирате в тази стъпка, подробно описани по-долу:

  1. Предпочитайте най-новия запис – Най-скоро променените данни за запис ще бъдат запазени
  2. Предпочитайте вътрешен запис – Съществуващият запис в CRM ще бъде запазен такъв, какъвто е
  3. Предпочитайте външен запис – Данните от външното приложение ще бъдат копирани
Предотвратяване на дублиране на големи малки неща (Изображение 8, Действия при дублиране по време на синхронизиране)

Получаването на по-добро разбиране на тази функция и бързото й прилагане е съществена стъпка в настройката на CRM, но понякога се пренебрегва. Използването на предотвратяване на дублиране не само ще помогне на потребителите да поддържат целостта на данните, но също така ще ги спести от загуба на ценно време за почистване на дублиращи се записи, създадени по време на тяхното CRM пътуване.


Вземете Vtiger за тест драйв днес

Кликнете тук да се регистрирате за 15-дневен безплатен пробен период или да изпробвате нашето завинаги безплатно пилотно издание.

Tags: , , , , , , ,

Оставете коментар

Avatar
  Запиши се  
Известие за
Значение на електронното обучение

Шест предимства на електронното обучение за организации

Електронното обучение набира популярност в организациите за дейности по обучение и адаптиране. Въпреки че концепцията за електронно обучение беше налице през предпандемичния период, търсенето му ...
Банер за медитация в ежедневието

Медитацията в ежедневието

В днешния хай-тек, забързан начин на живот животът е станал механичен. Става въпрос за незабавно удовлетворение с всякакви видове лукс и изтънченост. От друга страна, ...
Големи малки неща - Времеви дневници

Големи малки неща: Времеви дневници

Добре дошли обратно в поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM...
Ръчен тригер на дизайнера на процеси

Големи малки неща – ръчно задействане на процесния дизайнер

Добре дошли отново в друга глава от поредицата блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения...
Банер за продуктивност за малкия бизнес

Инструменти за увеличаване на производителността в малкия бизнес

Какво е продуктивност? Производителността определя стандарта на резултатите. Производителността обикновено се отнася до способността на индивид, екип или организация да работят ефективно в рамките на...
LMS за обучение по маркетинг 2

Използвайте LMS за надграждане на маркетингови умения

Маркетингът в днешно време изисква цял набор от умения, които включват писане на текстове, анализи, създаване на съдържание и т.н., но не всички служители във вашата организация ще...
блог Изображение 7

Vtiger LMS – Създайте персонализирани курсове, които отговарят на вашите L&D нужди

В предишните ни блогове научихте защо системата за управление на обучението (LMS) е важна за бизнеса и как LMS може да помогне с...
Банер за блог за повишаване на уменията

Upskill и Reskill: Бъдете по-добри

Времената се променят бързо и не може да се отрече, че скоростта на технологичните промени продължава да се увеличава и в днешния глобализиран свят изискванията към...
Обучение за обслужване на клиенти с помощта на LMS

Обучете вашия екип за поддръжка с помощта на LMS и доставете по-бързи решения

Когато бизнесът не успее да отговори на очакванията на клиентите по отношение на предоставянето на качествена услуга, забавяне на времето за реакция и т.н., това показва ясен знак за лошо ...
LMS за обучение по продажби

Интелигентни начини за използване на LMS за обучение по продажби

Корпоративното обучение е основно за разширяване на вашите бизнес знания и правилното им представяне на вашите клиенти. Въпреки това, тъй като продажбите са гръбнакът на бизнеса, той...
Зареждане