Добре дошли отново в друга глава от поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM, които имат голяма сила. Тази публикация подчертава планираните отчети, които позволяват на потребителите да създават, генерират и изпращат отчети по график по свой избор. Нека се потопим и научим повече за тази функция.
Какво представляват планираните отчети?
Планираните отчети са налични в нашите издания One Professional и One Enterprise и могат да бъдат приложени, след като всеки отчет бъде създаден. Само с няколко щраквания и след въвеждане на няколко подробности потребителите могат да планират отчетите да бъдат автоматично генерирани и изпратени по имейл на определена дата или на дневен, седмичен, месечен или годишен ритъм. Отчетите могат да се изпращат в CSV, Excel или PDF формат до потребители, групи и роли (вътрешни), с опция за копиране на конкретни имейл адреси до получатели, които не са потребители (външни).
Планирани отчети – случаи на използване
Има безкрайни сценарии за използване на функцията за планирани отчети, които могат да бъдат от полза за организации от всякакъв размер и индустрии. По-долу са дадени няколко случая на употреба за това как нашите клиенти използват тази функция:
- Организация, която произвежда и предоставя медицински изделия на болници и клиники, използва планирани отчети, за да анализира колко болници се посещават от отделни търговски агенти на седмична база. За да постигнат това, те са създали отчет за модула за събития, който описва колко събития са присвоени на потребител през предходните 7 дни. Всеки понеделник този планиран отчет се генерира автоматично и се изпраща по имейл до техния мениджър за допълнителен преглед.
- Компания за инженерни и технологични решения искаше да види колко активни потребители не са влезли в CRM през последните 7 дни. Те планират „Последния отчет за влизане“ да излиза всеки понеделник на ръководството, за да гарантират, че потребителите им влизат в CRM, както се очаква.
- Много организации използват отчети, за да получат представа за броя на месечните продажби, които са разбили за година. Тези организации искат да видят през финансовата година колко приходи се генерират на месец (Въз основа на сделки). Те използват планирани отчети, за да изпращат тези данни в края на всеки месец, което показва на ръководството броя на продажбите и генерираната сума през последната 1 година, разбити по месеци.
По-долу са някои допълнителни сценарии за използване на планирани отчети:
- Актуализирайте вашите колеги за конкретни записи
- Генерирайте и изпращайте отчети преди срещи, за да оптимизирате производителността
- Информирайте клиентите и потребителите за просрочени елементи за действие
- Изпращайте автоматизирани отчети за ефективността на вашите служители и мениджъри
- Изпращайте отчети за просрочени фактури до ръководството и клиентите
- Уведомете собствениците на записи за сделки, които са в застой
- Изпращайте горни отчети до търговски представители и ръководство
- Актуализирайте представителите за поддръжка и ръководството относно броя отворени билети за поддръжка на агент.
Това са само няколко различни начина, по които някои от нашите клиенти използват насрочени отчети, за да спестят време, да осигурят ценна информация и да увеличат производителността, без да се налага да отделят допълнително време за ръчно изпращане на отчети.
Как да създадете планиран отчет
Създаването на планиран отчет е лесен процес, който изисква само няколко стъпки. Следвайте стъпките по-долу, за да започнете да планирате своите отчети във Vtiger:
- След като създадете отчет, отворете го и щракнете върху трите точки (бутон Още) в горния десен ъгъл на записа. Изберете „Насрочване на отчет“.
- След това потребителите ще трябва да попълнят и изберат подробности за това до кого ще бъде изпратен отчетът, честотата, на която ще бъде изпратен, началния му час и файловия формат, в който ще бъде изпратен отчетът. Освен това има опция за изпращане на отчета по имейл, дори ако отчетът е празен.
- След като щракнете върху запазване, в горния десен ъгъл на екрана ще се появи изскачащ прозорец, който уведомява потребителя, че отчетът е планиран успешно.
- След като отчетът е планиран успешно, потребителите могат да направят корекции на получателите на отчета, честотата, началния час и файловия формат, като отворят отчета и щракнат отново върху бутона „Още“.
*Забележка – Ако е избран PDF файлов формат, само 1,000 записа ще бъдат изпратени в отчета. Потребителите трябва да планират във формат CSV или Excel, ако отчетът надвишава или се очаква да надвишава 1,000 записа.
Потребителите също могат да видят кога отчетът е планиран да се задейства следващия път и имат опцията да „премахнат“ отчета от графика на същия екран за редактиране.
Защо да чакате, започнете да планирате вашите отчети във Vtiger днес и оставете силата на автоматизацията да работи за вашия бизнес.
Кликнете тук да се регистрирате за 15-дневен безплатен пробен период или да изпробвате нашето завинаги безплатно пилотно издание.
