Големи малки неща: Кошчето

Добре дошли обратно в поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM, които имат голям удар.

За тази глава ще се съсредоточа върху Recycle Bin. Сега знам, че може да изглежда странно първоначално да се фокусирате върху такава функция, но има няколко задачи, които можете да изпълнявате чрез кошчето, за които може да не сте наясно в момента.

Какво представлява кошчето?

С прости думи, кошчето е архив от изтрити CRM записи. Всички записи, които са били изтрити ръчно в CRM или автоматично чрез двупосочно синхронизиране или сливане при импортиране, ще попаднат в кошчето. Записите се сортират в кошчето въз основа на кой модул са създадени.

След това изтритите записи ще се съхраняват в кошчето за тридесет дни. След като изминат тридесет дни, изтритите записи ще бъдат премахнати за постоянно от кошчето и вече няма да бъдат достъпни за възстановяване.

Кошчето има две основни функции: постоянно изтриване и възстановяване на изтрити записи. Най-добре е да мислите за кошчето като последната стъпка към окончателното изтриване на информация от CRM.

Къде е кошчето?

Кошчето е достъпно в главното меню в приложението Инструменти.

Премахване на елементи от кошчето

Премахването на елементи от кошчето е толкова лесно, колкото първо изтриването на самите записи. Разбира се, записите ще бъдат премахнати автоматично след тридесет дни. Въпреки това, ако имате правила за сигурност, които трябва да се спазват или трябва да изчистите допълнително пространство за съхранение в CRM, това ще бъде процесът, който трябва да следвате.

Можете да изчистите всички записи в кошчето от всички модули, като щракнете върху червения бутон „Изпразване на кошчето“.

За записи в конкретен модул първо ще искате да изберете модула на записите, които искате да изтриете.

От тук можете да изберете един или всички записи, като изберете квадратчетата вляво от всеки запис и след това щракнете върху червената икона на кошче за боклук, която вече е налична като икона за действие.

Възстановяване на записи от кошчето

Ако сте направили грешка при изтриването на запис, независимо дали е от записи, които се обединяват при импортиране, или от ръчно изтриване на записи, тогава този запис може да бъде възстановен от кошчето.

За да възстановите записи, първо ще искате да изберете модула на записите, които искате да възстановите, и след това да изберете един или всички записи, като щракнете върху полетата вляво от всеки запис. След като записите са избрани, щракнете върху иконата за възстановяване на запис, за да върнете записите обратно в CRM.

Като странична забележка, ако записът е бил изтрит поради обединяване на дублирани записи, свързаната преди това информация няма да бъде възстановена, тъй като сега ще бъде свързана със записа, който е бил запазен по време на сливането на двата записа.

Кошчето е често пренебрегвана функция, която може да помогне на вас и вашия екип допълнително да управлявате данните във вашия CRM и лесно да възстановявате записи, които са били неволно изтрити.