Големи малки неща - Времеви дневници

Големи малки неща: Времеви дневници

Добре дошли отново в поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM, които имат голяма сила. Тази публикация подчертава модула Timelogs, който може да проследява времето, изразходвано за задачи от потребители или групи. Да започнем от основите.

Какво представляват Timelogs?

Независимо дали фактурирането ви разчита на внимателно проследяване на времето по минути или ако искате да проследявате по-добре времето, изразходвано за вътрешни задачи, модулът Timelogs ще отговаря на вашите нужди.

Дневниците на времето ви позволяват да документирате времето си, прекарано в конкретни задачи. Модулът ви дава възможност да изберете начален час и дата и краен час и дата на дейността и да добавите допълнителни подробности, ако е необходимо.

Графиците са налични в Задачи, Случаи, Вътрешни билети и Работни поръчки. Можете да намерите времевите регистри в секцията One View на всеки запис, както е показано по-долу.

Местоположение на дневника

Можете също така да създадете времеви регистри на две други места: модулът Timelogs и менюто за бързо създаване.

От модула Timelogs можете да създавате нови timelogs, ако е необходимо. Можете да намерите модула, като отворите Главно меню > Проекти > Активиране на проекти > Регистри.

Местоположение на модула Timelog

Ако трябва да създадете времеви дневник от несвързана секция на CRM, можете да го направите от менюто за бързо създаване в горната част на екрана, обозначено като иконата „+“.

Създаване на времеви журнали с функцията за таймер

Може да откриете, че даването на оценки за всеки времеви дневник, който създавате, е неточно. За прецизно отчитане на времето е налична функция за таймер в отделни записи, съвместими с модула Timelogs.

Таймерът ще ви позволи да стартирате, спирате и спирате таймер, който отброява всяка изминала секунда. След като спрете таймера, се създава времеви дневник, който съдържа записаното време.

За да намерите таймера, отидете в Обобщения изглед на задача. В задачата има икона за начало в горния десен ъгъл на секцията с времеви регистри. Щракването върху тази икона ще стартира таймера.

Стартирайте таймера за Timelog

Щракването върху иконата още веднъж, въпреки че сега ще бъде във формата на хронометър, ще създаде изскачащ прозорец, съдържащ общото изминало време, възможност за пауза и опция за спиране на таймера.

Изскачащ прозорец на таймера за дневник

Поставянето на пауза на таймера ще ви позволи да рестартирате времето, ако е необходимо, без да създавате нов запис в дневника. Спирането на таймера ще създаде запис на времевия дневник с последното време, добавено към записа.

Таксуване чрез Timelogs

Ако обработвате таксуването по час или друга времева рамка, можете също да зададете времеви дневник като таксуван чрез съответния запис. Това може да се постигне чрез няколко стъпки.

Първо, когато създавате или редактирате записа, задайте записа като „Платежен“. Това може да бъде избрано в блока с подробности за услугата на записа. След това свържете свързана услуга и задайте тарифата, по която ще таксувате услугата.

В примера по-долу съм задал неуреден Случай на „Таксува се“ и съм свързал услугата, свързана с времето, прекарано в работа по Случая. Свързването на свързана услуга е необходимо, за да зададете записа като платим.

Задайте случая като платим

След като промяната бъде направена, вие ще имате опцията да зададете и времеви дневник като платим.

Задаване на Timelog като платим

След като записът бъде зададен като Затворен или Разрешен, можете да създадете фактура от записа. Тази фактура ще изтегли информацията директно от времеви дневници, зададени като таксувани въз основа на ставката, зададена в записа.

Генериране на фактура от случай

Следвайки този процес, вие можете точно да проследите времето за таксуване, изразходвано за задачи, и бързо да фактурирате клиентите си от същия запис.

Времеви регистри в действие

Функцията Timelogs се разбира най-добре със сценарий от реалния свят.

Например, компания, предлагаща консултантски услуги за стартиращи компании, таксува шестдесет долара на час за време, прекарано с един от техните специалисти. Клиентите се свързват първо чрез имейл. Това действие генерира случай в CRM, който техният екип да прегледа.

Имейлът, изпратен от клиента, се препраща в пощенската стая на CRM, която след това генерира нов случай.

Оттам член на екипа ще започне да работи по заявката за консултация, което често включва множество срещи с клиента заедно с допълнителна вътрешна работа с други отдели. Знаейки, че заявката е за консултация, потребителят първо ще зададе записа като платим и ще свърже свързаната услуга.

Срещите и изразходваното вътрешно време могат да бъдат изчислени чрез времеви дневници и маркирани като таксувани във всеки времеви дневник. Когато консултацията приключи, те могат да генерират и изпратят фактура на клиента за общия брой отработени часове. Дори и с множество времеви журнали, свързани със случая, всички те ще бъдат добавени към фактурата автоматично, когато тя бъде създадена за първи път.

Сега това е просто обобщен подход към процеса. Може би първо изпращате оферта или обработвате фактурирането чрез различен процес. Можете да промените CRM и начина, по който го използвате, ако е необходимо, за да пасне по-добре на вашия бизнес процес.

Въпреки че Timelogs е малка функция, той е мощен инструмент, способен да проследява времето, прекарано във вътрешни и външни задачи.

Вземете Vtiger за тест драйв днес

Кликнете тук да се регистрирате за 15-дневен безплатен пробен период или да изпробвате нашето завинаги безплатно пилотно издание.

Tags: , , , , , , ,

Оставете коментар

Avatar
  Запиши се  
Известие за
Банер (2)

Топ 15 често срещани грешки, които трябва да избягвате на работното място

Грешки се случват навсякъде и на всички, дори и на работното място. Независимо от вашия опит, вие неизбежно ще направите грешка или две. . Въпреки че ...
Сътрудничество

Как CRM ви помага при вътрешно и външно сътрудничество

Здравейте хора! Добре дошли отново в поредицата блогове за намаляване на разходите с CRM, където ще обсъждаме множество измерения на намаляването на разходите с помощта на...
Централизиран информационен банер за клиенти

Как централизираните данни в CRM могат да бъдат от полза за вашия бизнес

Здравейте хора! Добре дошли в поредицата блогове за намаляване на разходите с помощта на CRM, където ще обсъждаме множество измерения на намаляването на разходите с помощта на ...
Вътрешен чат на Vtiger 2

Използвайте вътрешния чат на Vtiger за бързо екипно сътрудничество

Вътрешното сътрудничество е незаменимо, за да останете свързани с колегите си и да увеличите производителността. Доклад на Businesswire посочва, че 71% от служителите се чувстват по-продуктивни...
Действия - изображение на функция

Използвайте Actions във Vtiger, за да ускорите задачите си

Обичам крайните срокове. Харесвам свирещия звук, който издават, докато летят - Дъглас Адамс Крайните срокове в бизнес среда са важни. Срокове...
Банер (1)

Почивка от работа

Какво мислите, че правят хората през уикендите или в почивката си? Е, повечето хора прекарват времето си в съчетаване на семейни дейности с...
знаме

Използвайте техниката Pomodoro, за да увеличите ефективността и производителността

Имали ли сте един от онези дни, в които смятате, че никога няма да свършите всичките си задачи? Посещавате ли твърде много срещи в...
Изображение на характеристиките на блога на MS Teams

Microsoft Teams - Vtiger CRM интеграция за превъзходно екипно сътрудничество

Microsoft Teams или MS Teams е инструмент за сътрудничество за провеждане на екипни срещи или дискусии от отдалечени места. Той дава възможност на екипите да си сътрудничат безпроблемно, създавайки ...
Готовност за продажба

Създайте експерти по продажбите чрез програма за готовност за продажби

Приливът на бизнеса винаги се променя и бизнес информацията също продължава да се променя. От информация, свързана с продукта, до методологии за продажба, има много...
Големи малки неща

Големи малки неща – функцията за следване

Добре дошли отново в друга глава от поредицата блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения...
Зареждане