Добре дошли отново в поредицата от блогове Big Little Things, където подчертаваме някои от по-малко известните и понякога пренебрегвани функции и подобрения във Vtiger CRM, които имат голяма сила. Тази публикация подчертава модула Timelogs, който може да проследява времето, изразходвано за задачи от потребители или групи. Да започнем от основите.
Какво представляват Timelogs?
Независимо дали фактурирането ви разчита на внимателно проследяване на времето по минути или ако искате да проследявате по-добре времето, изразходвано за вътрешни задачи, модулът Timelogs ще отговаря на вашите нужди.
Дневниците на времето ви позволяват да документирате времето си, прекарано в конкретни задачи. Модулът ви дава възможност да изберете начален час и дата и краен час и дата на дейността и да добавите допълнителни подробности, ако е необходимо.
Графиците са налични в Задачи, Случаи, Вътрешни билети и Работни поръчки. Можете да намерите времевите регистри в секцията One View на всеки запис, както е показано по-долу.
Можете също така да създадете времеви регистри на две други места: модулът Timelogs и менюто за бързо създаване.
От модула Timelogs можете да създавате нови timelogs, ако е необходимо. Можете да намерите модула, като отворите Главно меню > Проекти > Активиране на проекти > Регистри.
Ако трябва да създадете времеви дневник от несвързана секция на CRM, можете да го направите от менюто за бързо създаване в горната част на екрана, обозначено като иконата „+“.
Създаване на времеви журнали с функцията за таймер
Може да откриете, че даването на оценки за всеки времеви дневник, който създавате, е неточно. За прецизно отчитане на времето е налична функция за таймер в отделни записи, съвместими с модула Timelogs.
Таймерът ще ви позволи да стартирате, спирате и спирате таймер, който отброява всяка изминала секунда. След като спрете таймера, се създава времеви дневник, който съдържа записаното време.
За да намерите таймера, отидете в Обобщения изглед на задача. В задачата има икона за начало в горния десен ъгъл на секцията с времеви регистри. Щракването върху тази икона ще стартира таймера.
Щракването върху иконата още веднъж, въпреки че сега ще бъде във формата на хронометър, ще създаде изскачащ прозорец, съдържащ общото изминало време, възможност за пауза и опция за спиране на таймера.
Поставянето на пауза на таймера ще ви позволи да рестартирате времето, ако е необходимо, без да създавате нов запис в дневника. Спирането на таймера ще създаде запис на времевия дневник с последното време, добавено към записа.
Таксуване чрез Timelogs
Ако обработвате таксуването по час или друга времева рамка, можете също да зададете времеви дневник като таксуван чрез съответния запис. Това може да се постигне чрез няколко стъпки.
Първо, когато създавате или редактирате записа, задайте записа като „Платежен“. Това може да бъде избрано в блока с подробности за услугата на записа. След това свържете свързана услуга и задайте тарифата, по която ще таксувате услугата.
В примера по-долу съм задал неуреден Случай на „Таксува се“ и съм свързал услугата, свързана с времето, прекарано в работа по Случая. Свързването на свързана услуга е необходимо, за да зададете записа като платим.
След като промяната бъде направена, вие ще имате опцията да зададете и времеви дневник като платим.
След като записът бъде зададен като Затворен или Разрешен, можете да създадете фактура от записа. Тази фактура ще изтегли информацията директно от времеви дневници, зададени като таксувани въз основа на ставката, зададена в записа.
Следвайки този процес, вие можете точно да проследите времето за таксуване, изразходвано за задачи, и бързо да фактурирате клиентите си от същия запис.
Времеви регистри в действие
Функцията Timelogs се разбира най-добре със сценарий от реалния свят.
Например, компания, предлагаща консултантски услуги за стартиращи компании, таксува шестдесет долара на час за време, прекарано с един от техните специалисти. Клиентите се свързват първо чрез имейл. Това действие генерира случай в CRM, който техният екип да прегледа.
Имейлът, изпратен от клиента, се препраща в пощенската стая на CRM, която след това генерира нов случай.
Оттам член на екипа ще започне да работи по заявката за консултация, което често включва множество срещи с клиента заедно с допълнителна вътрешна работа с други отдели. Знаейки, че заявката е за консултация, потребителят първо ще зададе записа като платим и ще свърже свързаната услуга.
Срещите и изразходваното вътрешно време могат да бъдат изчислени чрез времеви дневници и маркирани като таксувани във всеки времеви дневник. Когато консултацията приключи, те могат да генерират и изпратят фактура на клиента за общия брой отработени часове. Дори и с множество времеви журнали, свързани със случая, всички те ще бъдат добавени към фактурата автоматично, когато тя бъде създадена за първи път.
Сега това е просто обобщен подход към процеса. Може би първо изпращате оферта или обработвате фактурирането чрез различен процес. Можете да промените CRM и начина, по който го използвате, ако е необходимо, за да пасне по-добре на вашия бизнес процес.
Въпреки че Timelogs е малка функция, той е мощен инструмент, способен да проследява времето, прекарано във вътрешни и външни задачи.
Кликнете тук да се регистрирате за 15-дневен безплатен пробен период или да изпробвате нашето завинаги безплатно пилотно издание.
