Майка ми създаваше контролни списъци през цялото време – за своите хранителни стоки, месечни разходи, пазаруване и т.н. Нейните контролни списъци за пътуване бяха легендарни. В зависимост от това къде пътувахме, тя изброяваше всеки артикул, който трябваше да се опакова, включително магнитен комплект за шах, пастели и комикси за нас, децата. Нейните контролни списъци обаче бяха гъвкави и подлежаха на промени според нейните капризи.
От друга страна, контролните списъци в болницата на баща ми бяха щателно съставени и следвани усърдно. Тъй като той е хирург, се погрижи да бъдат създадени контролни списъци за различни процедури – преди, по време и след операцията.
Едно американско проучване установи, че болници, които използват списъка за хирургична безопасност на Световната здравна организация (СЗО), намаляват смъртността след операция с 22%. 1
Можете да създавате контролни списъци както за вашите лични, така и за професионални задачи. Знаете ли, че контролният списък е една от най-старите и най-евтините (ако нямате нищо против думата) и най-лесната техника за управление? Въпреки че Бенджамин Франклин се смята за бащата на съвременния контролен списък, аз съм сигурен, че контролните списъци са били използвани от векове.
В този блог ще обсъдя как контролните списъци могат да ви помогнат да увеличите производителността си на работа, но първо...
Какво е контролен списък?
Контролният списък е помощно средство за работа, което изброява задачи или дейности, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на определен период от време. Разширените контролни списъци също включват различни изисквания – като инструменти, зависимости и поведения, които изискват да изпълните задачите си.
Как помагат контролните списъци?
Всички се тревожим за „движещи се греди“ по време на работа. Понякога стометровото бягане може да се превърне в маратон.
Пречи ни и фактът, че човешката памет е ограничена. Освен това много от нас са склонни да отлагат, пренебрегват или пропускат задачите си. Контролните списъци ви помагат при управлението на проекти – независимо колко малък е проектът. Може да бъде толкова просто като писане на блог или толкова сложно като прилагане на софтуерно решение.
Контролните списъци ви помагат в:
- Да имате контрол над задачите си.
- Идентифициране и приоритизиране на стъпки, които трябва да бъдат част от процеса.
- Разбийте задачите си до най-малките им елементи, назначете хора и дати.
- Гарантиране, че не се пропускат важни задачи.
- Фокусиране върху поставените задачи.
- Гарантиране, че задачите са изпълнени в признатия ред.
- Изпълнявайте последователно, за да изпълните задачите си, за да постигнете желаните резултати.
Как се създава контролен списък?
След като вече знаете как ви помагат контролните списъци, какво според вас трябва да бъде част от контролния списък? Ето няколко точки, които трябва да вземете предвид, когато създавате контролен списък за процедура:
- Определете защо е необходимо да се създаде контролен списък.
- Идентифицирайте всички задачи и подзадачи, които трябва да бъдат изпълнени.
- Определете как, кога и кой ще използва контролния списък.
- Определете хората, отговорни за всяка задача.
- Посочете зависимости за задачите.
Ползи от използването на контролен списък
Контролните списъци осигуряват множество ползи както за организацията, така и за отделните лица – особено за психическото благополучие на служителите. Нека видим как.
Ползи за организацията
По-добро разпределение на времето и усилията
Точните контролни списъци ви помагат да идентифицирате всички стъпки, необходими за даден процес. Ще можете да идентифицирате жизненоважни задачи и да ги приоритизирате. Ще можете да отклоните вниманието, времето и усилията си в завършването на тези преди другите.
Намаляване на грешките
Контролният списък ви помага да изброите всички задачи и дейности за процес или проект за определена дата или продължителност. Тъй като всички задачи са изброени, шансовете за грешки са намалени и има много малко възможности служителите да пропуснат задача.
Повишаване на ефективността
С контролните списъци служителите се чувстват комфортно да работят върху процес като цяло. Грешките са намалени. Времето и усилията, необходими за изпълнение на задача, също са намалени. Те водят до повишаване на ефективността. Понякога контролните списъци също ви помагат да идентифицирате излишни или повтарящи се стъпки, което ще ви помогне или да премахнете излишните стъпки, или да подобрите процеса.
Идентифициране на повтарящи се задачи
Контролните списъци ви улесняват да идентифицирате повтарящи се задачи или такива, които отнемат време. За тези от вас с цифровизирани процеси или ако използвате софтуер, това е първата стъпка към автоматизирането на тези задачи. Представете си времето, което ще спестите чрез автоматизация.
Увеличение на производителността
Прочетете отново горното. Не мислите ли, че всички те водят до повишаване на производителността? В крайна сметка можете да свършите повече за по-малко време.
Ползи за служителя
В сравнение с други техники или инструменти за управление, контролният списък може да бъде прост инструмент за управление, но той е от полза за вашите служители по много начини.
Повишава мотивацията
Контролните списъци помагат за постигането на малки цели. С всяка изпълнена задача служителите изпитват чувство за постижение. Когато са доволни от работата си, те са мотивирани да инвестират в себе си и в организацията.
Увеличава креативността
Нашите мозъци са настроени да мислят и преосмислят задачите, които се нуждаят от нашето внимание, създавайки стресова ситуация. Тъй като контролните списъци споменават всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, служителите се чувстват свободни и по-малко стресирани. Помага им да бъдат креативни в работата. Те ще излязат с нови идеи, които действително могат да помогнат за подобряване на използваните процеси.
Създава лидерски качества
Редовното изпълнение на задачата създава чувство за постижение във вашите служители. Изгражда увереност и им помага да търсят предизвикателни задачи. Контролните списъци помагат за развитието на лидерски качества във вашите служители.
Видове контролни списъци
Сега сигурно се чудите дали има различни видове контролни списъци! Мнозина са се опитвали да ги категоризират, но всичко зависи от тип процес или дейност искате да създадете списък за проверка. Това може да бъде списък за проверка на проекта, списък за безопасност, списък за качество и т.н. Те могат да бъдат създадени за екипи или за отделни лица и могат да бъдат направени за всякакъв вид професия.
Това може да бъде обикновен контролен списък, в който изброявате десетте неща, които трябва да направите, и ги отбелязвате, докато ги изпълнявате. Или може да бъде контролен списък за сложни процеси със споменати дати и зависимости.
Има различни контролни списъци, които можете да създадете. Сигурен съм, че сте създали собствен контролен списък или два. Използвам лист в EXCEL, за да създавам прости списъци за проверка, които ми помагат да приоритизирам и изпълнявам задачите си ежедневно. Чакащите задачи се преместват за следващия ден. Те ми помагат да идентифицирам важни задачи, които се нуждаят от моето внимание, и избутват другите в дъното на списъка.
Някои от моите контролни списъци също съдържат задачи, разпределени през седмица, тъй като датата на завършване не е незабавна.
Продължете и създайте контролен списък в началото на работния си ден. Вижте сами – как ще свършите повече за по-малко време.
--------------------------
Реф.: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
