Част 1 от нашата серия GDPR и CRM (Какво е GDPR и как влияе на CRM?) обясни основите на GDPR - от това защо законът е приет, до това как той създава нова парадигма за законно взаимодействие с данните на европейските граждани. Обърнете се към тази публикация за буквар относно GDPR и неговите мандати. В тази част ще разгледаме как промените, идващи във Vtiger, ще ви помогнат да се съобразите със закона, за разлика от всяко друго CRM решение.
Предизвикателствата пред управлението на съгласието
Една от най-трудните части на новия закон, която трябва да се спазва, е получаването на потвърдено съгласие за всяко използване на данните на дадено лице. Това е особено предизвикателно поради четири причини:
Управлението на съгласията може да бъде огромен натиск по време
Вие ще се занимавате с безброй контакти, всеки на различен етап от взаимоотношенията си с вас, и по този начин ще трябва да дадете съгласие за друга цел. Може да попитате за ново съгласие за споделяне на информацията с партньора си и за нов клиент за съгласие за съхраняване на номера на кредитната им карта. Всеки път ще трябва да поискате съгласие, да изчакате отговора им, да запишете отговора им и след това да предприемете действия. Всеки един от тях отнема време и мащабира много клиенти и клиенти на месец и може да се превърне в огромен натиск на време.
Веднъж предоставено, съгласието трябва да бъде лесно за прекратяване на контактите
GDPR изисква от вас да улесните някой да оттегли съгласието си, тъй като те трябва да го предоставят. Това увеличава времето, необходимо за управление на съгласието.
Не можеш да оставиш съгласие да се промъкне през пукнатините
Прекалено дълго чакане за действие по съгласие може да елиминира ползата от получаването на съгласие. Това е особено вярно при споделяне на данни за олово с партньори, които трябва да ударят, когато желязото е горещо. Освен това е правно задължително да не допускате избора на контакт да се промъкне през пукнатините. Ако даден контакт отмени съгласието ви да използвате техните данни, но случайно сте го споделили с партньор след факта, че не сте забелязали, нарушавате GDPR.
Съгласията трябва да са трудни за фалшифициране
Причината да запишете съгласието на контакт на първо място, е да ви защити, ако те твърдят, че никога не са го предоставяли. Това е значително по-малко вероятно да се случи, ако получите съгласие по начин, който е трудно да се отрече. Можете да направите това, като поискате форма на идентификация или да я поискате от проверен имейл адрес или портал, до който имат достъп. Много по-малко полезно съгласие се получава чрез публично достъпен ресурс, като формуляр на уебсайта ви, защото всеки може да го представи, като твърди, че е някой друг.
В допълнение към всички други правни задължения, които трябва да спазвате, GDPR изглежда се нуждае от толкова много микроуправление, че няма да имате време да направите нещо друго.
Управлението на съгласието не трябва да е толкова трудно
С това като грунд, имаме удоволствието да обявим новите инструменти за спазване и защита на поверителността на Vtiger - стартиращи на или преди 9 май. Те са най-лесният начин за спазване на много от разпоредбите на GDPR, в мащаб. Отнемайки само няколко минути за настройка, те позволяват на вашите клиенти да видят вашата политика и искания, свързани с тях, осигуряват сигурно съгласие и упражняват други права, предоставени от GDPR, като същевременно ви улесняват да виждате и действате според тяхното съгласие.
Новите инструменти се състоят от три огромни промени, които заедно съставляват най-голямата реформа на сигурността и сигурността в историята на Vtiger. Те са:
- Нова страница за предпочитания за връзка
- Ново поле за криптирани данни
- Нови кампании за електронна поща, съвместими с GDPR
И ето корона от тези промени на GDPR:
Въвеждане на новата страница за предпочитания на Vtiger
Страницата „Съгласие“ е мястото, където водещите и контактите ви правят следните неща:
- Управлявайте своите абонаменти за имейл списъци
- Научете за използването на данни и други правила
- Контролно съгласие за данните, които съхранявате в тях
- Контролът се съгласява да бъде проследен
- Контролирайте съгласието за други разрешения, които искате да поискате
- Помолете ви да спрете използването на техните данни
- Помолете ви да изтриете техните лични данни
Страницата е напълно адаптивна - от това кой може да я види, до това, което вижда и по което действа, до това как те биват уведомявани за нови съгласия, изисквани от тях. Предпочитанията, които състоянията на потенциални клиенти и контакти на тази страница се активират автоматично от Vtiger, когато е възможно (повече за това в секунда) или са налични в записите за контакти, които да използвате в списъчните филтри, отчети и автоматизация на работния процес - минимизиране на вашите служители трябва да поеме нови отговорности.
Как моите водещи и контакти ще научат за и ще получат достъп до страницата си за предпочитания?
След като сте активирали страницата и сте избрали достъп до нея, тези, които имат разрешение да го използват, автоматично получават имейл, който ги уведомява. Това ги прави без усилие да поискат.
Можете да активирате по-лесно бъдещия достъп до тази страница, като добавите връзка към страницата им за предпочитания в долния колонтитул на имейлите, изпратени от потребителите на Vtiger. Този колонтитул може да бъде персонализиран.
Освен това връзката „отписване“ в имейл кампаниите, изпратени от Vtiger, сочи към страницата за предпочитания на получателя. Ако получател няма достъп до страницата с предпочитания, ще виждат само опциите за предпочитания за имейл в горната част на страницата.
За какво мога да питам моите водещи и контакти?
В допълнение към персонализирано писмено изявление, има 5 типове съгласия, които можете да добавите към тяхната страница.
Съхранение и използване на данни
Ако съхранявате поверителни данни, като например националния идентификационен номер на даден контакт или номера на кредитната карта, можете да изберете да дадете на контактите контрол върху това поле, като поискате разрешение чрез страницата им за съгласие. Ако контактът даде разрешение - чудесно! Ако те отнемат разрешение, CRM полето автоматично се изтрива и заключва - гарантирайки спазването ви.
Проследяване на ангажираността
Когато изпращате имейл или документ на контакт от Vtiger, техните взаимодействия се проследяват, така че вашите екипи за продажби, маркетинг и поддръжка могат да научат повече за интересите на контактите и да приспособят бъдещите комуникации към тях. Ако желаете, можете да оставите контактите си да контролират дали ги проследявате или не чрез проследяване на ангажираността.
Потребителски съгласия
Ако правите неща като споделяне на данни за контакт с трета страна или ги използвате в автоматичното вземане на решения, можете да добавите персонализирано поле за съгласие, за да получите разрешение за тази употреба. Ако даден контакт предостави или отмени съгласие, ще видите решението им в записа за контакт и може да използва отговора си, за да създаде филтрирани списъци, построени отчети или дори в автоматизация на работния процес.
Спиране на обработката
GDPR изисква да дадете възможност на контактите да се откажат изцяло от обработката. Можете да им предадете ключовете от записа на контакт, като добавите бутон „Спиране на обработката“ към страницата с предпочитания. Ако щракнат върху него, Vtiger автоматично заключва своя CRM запис, така че потребителите да не могат да редактират стойности на полета, и ги изключва от имейл кампании - не се изисква ръчна намеса.
изтриване
Можете да позволите на контактите да ви помолят да изтриете личните им данни, като добавите бутон „Изтриване на данните ми“ към страницата за предпочитания. Ако щракнат върху него, той включва отметка с надпис „изискано изтриване“ в техния запис. За да действате по него, можете да филтрирате тези контакти и да изтриете всичките им записи - но за някои това е твърде широк подход. За да бъдете по-хирургични по отношение на превръщането на записите в неидентифициращи, можете да използвате новата опция „Изтриване на лични данни“ в менюто „повече“ на записа, за да изтриете полетата на Vtiger, които сте маркирали като лични.
Как да използвам техните съгласия?
Освен ако съгласията не са лесни за действие, те стават по-скъпи за управление, отколкото полезни. Тук Vtiger наистина блести.
Освен по-горе споменатите по-горе системи за съхранение и използване на данни, проследяване на ангажиментите и спиране на обработката на изтриването, всички отговори за съгласие се запазват в нов блок „Съгласие“ в записа им в CRM, за да могат потребителите да видят, когато взаимодействат с потенциални клиенти и контакти ,
Можете да използвате тези съгласия за изграждане на списъци или отчети. В допълнение, те могат да се използват като условия в автоматизирани работни потоци - така, например, в момента, в който даден контакт се съгласи да бъде свързан от партньор, Vtiger може автоматично и незабавно да изпрати информацията си по имейл на партньор без вашата намеса.
Ако моят контакт изпрати имейл, съдържащ връзките им с някой друг, може ли това друго лице да промени предпочитанията си?
Промените в страницата за предпочитания на даден контакт изискват потвърждение по имейл - и това ги прави проверими. Когато се направи промяна на предпочитанията, контактът ще получи последващ имейл с молба да кликне върху връзка, за да потвърди тези промени. Дори промените в предпочитанията за имейли вече изискват потвърждение, така че вашите контакти могат безопасно да препращат имейлите ви, без да се притеснявате, че някой може да промени предпочитанията си.
Как да настроя страницата с съгласието?
Новите настройки на страницата с предпочитания за олово и контакти се конфигурират от страницата Съгласие в областта CRM Настройки. Оттук можете да конфигурирате:
- Кой получава известия за достъп и промени в страницата си за предпочитания (напр .: уведомявайте само за контакти с регион = „ЕС“)
- Долен колонтитул на електронната поща, който се свързва към страницата с предпочитанията на контакта в потребителските имейли
- Какви съгласия се появяват на страницата с предпочитания за контакт въз основа на информация в техния профил (напр. Само искайте CC # за контакти с етапа на продажбите = „готови за закупуване“).
- Изборът по подразбиране за всяко съгласие
Страницата за съгласие е много важна, за да ви помогне да постигнете съответствие с GDPR с опит, който е чудесен за вашите клиенти, и това е лесно за вас.
Криптирани полета за данни
Ако съхранявате конфиденциални данни като номер на кредитна карта или национален идентификационен номер, сега имате възможност да маркирате полето като чувствително във Vtiger.
Това постига три цели:
- Той криптира полето в базите данни на Vtiger. След като завършите, никой без вашето разрешение не може да вижда данните. Не хакери (ние знаем, че няма никакви нарушения досега!), Не ние, а не другите ви потребители.
- Той замаскира стойността на полето, показано на вашите потребители. Например, можете да скриете всички, с изключение на последните 4 цифри от номера на кредитна карта. Това означава, например, че все още може да се използва от агентите за поддръжка, за да се провери самоличността на контакта, но те не виждат пълната стойност, намалявайки риска от компрометиране.
- Тя ви позволява да упълномощавате определени потребители да виждат пълната стойност на полето. Например - оторизирани членове на екипа за таксуване могат да разкрият пълен номер на кредитна карта само с едно щракване. Това действие се регистрира и може да се търси чрез нов криптиран дневник за достъп до полето в областта за настройки.
Криптираните полета имат няколко ограничения, които трябва да имате предвид, преди да ги активирате:
- Преглед на списъци, отчети и експортирани данни могат да показват само криптирани стойности
- Глобалното търсене търси само откритите символи
- Веднъж активирана за дадено поле, криптирането не може да бъде деактивирано
Засега това е всичко за криптирани полета.
Кампании за електронна поща, съвместими с GDPR
Последно, но определено не на последно място са новите кампании за електронна поща, съвместими с GDPR.
GDPR сега изисква да получите ясно и недвусмислено разрешение за изпращане на маркетингов имейл - това всъщност означава получаване на двойно включване (описан в част 1 на този блог).
С Vtiger, двойното избиране на проводници и контакти е лесно. Ако те са подали уеб формуляр с отметка в квадратчето „изпратете ми маркетингов имейл“, те ще получат имейл с двойно включване с молба да потвърдят желанието си да получат маркетинговия си имейл, като кликнат върху връзка. Ако не са пристигнали чрез уеб формуляр, можете да изпратите този имейл до ръководител или контакт ръчно от записа им в CRM или до цял списък от модула за маркетингови списъци (освен ако не сте се отказали).
Ако знаете, че някой не е в Европейския съюз или сте получили друга приемлива форма на разрешение да ги изпратите по имейл, можете да заобиколите необходимостта от двойно включване, като изберете самият контакт. За да разберем как да го направим, нека да разберем как работи останалата част от новите имейли.
Новите статуси за включване на имейли
Вместо нашата стария поле за отказване на „Отказ“, водещите и контактите вече имат поле „Email Opt-In Status“, което заменя старата отметка за „Opt Out“. В него има стойности на 6.
- None
- Едно включване (потребител)
- Едно включване (уеб форма)
- Двойно включване
- Отказване (потребител)
- Отказване (контакт)
Тези стойности могат да бъдат зададени по един от малкото начини. Ако даден контакт щракне върху връзка в имейл с двойно включване, който е получил, Vtiger задава стойността „Double Opt-In“. Ако контакт изпрати вашия уеб формуляр с активирано квадратче „Искам да получа маркетинг по имейл“, Vtiger задава стойността „Single opt-in (webform)“. Еднократно включване (потребител) се задава само от вашите потребители - и може да се направи при индивидуално създаване на контакт или по време на качване. В противен случай всички нови контакти започват със състояние „Няма“.
Тези състояния са важни, защото можете да кажете на Vtiger кои опции за приемливост да са приемливи за изпращане на имейл за контакт от системата за имейл кампании. Вашите опции са:
- Само двойно включване
- Двойно включване и едно включване (потребител)
- Двойно включване, единично включване (потребител) и единично включване (уебформа)
Коя настройка трябва да изберете зависи от много фактори. Винаги препоръчваме Double opt-in само като легален избор, защото винаги е трудно да се определи дали даден контакт е гражданин на ЕС.
Как се изключват контактите от моите кампании?
Контактите ви могат да се откажат от кампаниите ви по имейл по два начина. Ако те достигнат до вас, като поискате да ги изключите от кампаниите си, можете да промените състоянието им за включване до „Отказване (потребител)“. Можете да отмените този статус, в случай че поискат да бъде включен отново. Ако контактът посети страницата си за предпочитания и се откаже, тогава тяхното отказване е необратимо, освен ако не изпрати отново уеб формуляр, за да се върне обратно.
Какво се отразява на отказите?
За да се гарантира, че предпочитанията на контактите да не получават търговска електронна поща, се спазват, отказите спират всички нови имейли да бъдат доставени на контакта. Това включва кампании с имейл, автоматични отговори, имейли в работния процес и ad-hoc имейли.
За да предотвратите отказ от спиране на съществуващи връзки или разговори, инициирани от вашите контакти, и двете могат винаги да получат отговор дори чрез отказ от контакт.
Да го обобщим
Съответствието с GDPR е сложен въпрос, който изисква да предоставите на европейските граждани, чиито данни използвате, с някои нови права. Тези права могат да бъдат трудни за предоставяне по начин, който не нарушава бизнеса ви.
Новите инструменти на GDPR и управлението на поверителността на Vtiger ви улесняват да се съобразявате с GDPR, като предоставяте на вашите контакти място, където да управлявате своето съгласие или да упражнявате правата си на GDPR, за не повече от необходимото време, за да настроите страницата.
Ако ви интересуваме, следете за следващия ни блог пост за това как да конфигурирате нашите нови GDPR и инструменти за поверителност, както и имейл кампании, за да ви помогне да получите съгласие и в съответствие бързо.
