От време на време ще дължите на клиента възстановяване на сумата за нещо, за което вече сте му фактурирали. Може би към тази фактура сте добавили 5% отстъпка вместо 10% отстъпка, както е обещано в разговор. Или сте посочили грешен град във фактурата им, който определя данъчната ставка на 10% вместо на 8%. За да започнете процеса на връщането им на парите, ще искате да създадете a кредитно известие.
Vtiger вече ви позволява лесно да управлявате кредитни известия в CRM. Само с няколко кликвания създайте кредитно известие, посочващо сумата, която дължите на клиента си. Докато следващия път фактурирате клиента, приложете кредитната бележка във фактурата, за да коригирате автоматично сумата за фактуриране. Можете да приложите кредитно известие по фактура на клиента няколко пъти, докато парите, които дължите, са напълно изплатени.
Когато управлявате кредитни известия във Vtiger, можете:
Създайте кредитно известие от фактура с едно кликване
Когато фактурирате грешен клиент или пропуснете пратка, трябва да възстановите цялата сума на фактурата. В такива случаи с едно кликване можете да създадете кредитно известие от фактура. Когато изберете да създадете кредитно известие от фактура, Vtiger автоматично попълва информацията за поръчката от фактурата. Тъй като клиентът получава пълно възстановяване, не е необходимо да правите никакви промени в кредитната бележка. След като се създаде кредитно известие, можете да го съгласувате с фактурата, за да балансирате транзакцията. Този процес не само ви спестява време за въвеждане на данни, но и елиминира всякакви ръчни грешки.
В случай на частичен кредит, Vtiger ви позволява да редактирате количеството и цената в кредитната бележка. Да приемем, че клиент е анулирал 40% от поръчката. Така че, докато създавате кредитната бележка от фактурата, можете да намалите количествената стойност, за да отрази 40% от поръчката.
Автоматизирайте одобренията на кредитните бележки
Кредитните бележки, издадени срещу огромна сума пари, често се нуждаят от одобрение от мениджъра, преди да бъдат изпратени на клиента. С процеса на одобрение на Vtiger можете лесно да управлявате целия процес на одобрение на кредит. Всичко, което трябва да направите, е да отделите минута, за да настроите работния процес на одобрение за кредитни бележки. Веднъж работния процес е на място, всеки път, когато са изпълнени условията, Vtiger автоматично насочва кредитната бележка към одобрителя, зададен в работния процес. Този процес гарантира, че кредитна бележка не се губи под купчина непрочетени имейли.
За да разберем по-добре този сценарий, нека да разгледаме един пример. Да кажем, за да издадете кредитна бележка на стойност $ 5000 или по-висока, трябва да получите одобрение от мениджър от първо ниво. И за да издадете кредитна бележка на стойност $ 10000 или над вас, трябва да получите одобрение от мениджър от второ ниво. За тази цел трябва да конфигурирате работния поток за одобрение, определящ ограниченията и одобряващите. След като направите това, да речем, че създавате 2 кредитни ноти със стойност $ 8000 и $ 12000 всяка. Vtiger автоматично насочва кредитната нота на стойност $ 8000 на мениджъра на първо ниво и кредитната бележка на стойност $ 12000 на мениджъра на второ ниво. Тъй като съответният мениджър получава уведомлението за одобрение в реално време, той или той може да предприеме необходимите действия бързо.
Генериране на отчет за издадени кредитни известия
Vtiger ви позволява да генерирате персонализирани отчети за кредитни известия, за да разберете най-често срещаните причини за създаване на кредитно известие, съотношение на фактура към кредитно известие, брой кредитни известия, генерирани всеки месец или година, и др. С получените от тези персонализирани отчети резултати можете да подобрите вътрешния си процес. Например, можете да генерирате подробен отчет, за да анализирате причината за създаване на кредитни известия за един месец. Ако забележите, че поради забавяне на доставката са създадени повече кредитни известия, можете да предприемете мерки за намаляване на забавянето на доставката или за увеличаване на времето за доставка, за да се гарантира, че поръчките достигат до клиентите навреме. Или, ако установите, че грешките при таксуването са основната причина за генериране на кредитни известия, можете да проучите по-задълбочено, за да разберете причините за тези грешки при фактурирането и да осигурите необходимите ресурси и обучение.
Искате ли да научите как да създадете кредитна бележка във Vtiger CRM? Прочетете документация, Чувствайте се свободни да оставите коментар, ако имате някакви въпроси, свързани с кредитни известия или нещо друго във Vtiger CRM.
