Какво е продуктивност?
Производителността определя стандарта на резултатите. Производителността обикновено се отнася до способността на индивид, екип или организация да работят ефективно в рамките на това време, за да максимизират продукцията.
Работата е цикъл от поставяне и изпълнение на цели или крайни срокове - хората и компаниите се нуждаят от системи и инструменти за производителност, за да останат на върха на играта и да постигнат резултати.
Изследователи проучи работниците на знанието през 2013 г. и отново по време на блокирането на пандемията през 2020 г. и откри значителни промени в начина им на работа.
Ето основните открития:
- Заключването ни помага да се съсредоточим върху работата, която наистина има значение. Прекарваме 12% по-малко време въвлечени в големи срещи и 9% повече време във взаимодействие с клиенти и външни партньори.
- Блокирането ни помага да поемем отговорност за собствените си графици. Извършваме 50% повече дейности по личен избор — защото ги виждаме като важни — и наполовина по-малко, защото някой друг ни е помолил да го направим.
- По време на блокирането ние гледаме на работата си като на по-полезна. Ние оценяваме нещата, които правим, като ценни за нашия работодател и за себе си. Броят на задачите, оценени като уморителни, пада от 27% на 12%, а броят, който лесно бихме могли да прехвърлим на други, пада от 41% на 27%.
Производителността е функция на много фактори - организация, работна среда, мотивация, управление на времето и здраве.
Ето инструменти, които могат да ви помогнат да подобрите производителността си на работа:
Организационни инструменти
Организацията е важна за производителността. Традиционно списъците със задачи, електронните таблици, дневниците, плановиците и лепящите се бележки помагат за организирането на дейности. Дигиталните организационни инструменти могат да направят много повече.
Дигиталните дневници като Penzu, програмите за планиране на съдържание като Hootsuite и цифровите електронни таблици като Airtable правят добавянето, управлението, сътрудничеството, организирането и достъпа до данни и знания значително по-лесни. Evernote, Microsoft OneNote и Dropbox paper помагат за воденето на бележки, докато Sanebox и Unroll.me помагат за организирането и отстраняването на имейли.
Инструменти за управление на проекти
Управлението на проекта е необходимо за реализиране на целите на проекта с обхват, време и бюджетни ограничения. Инструменти като Process Bliss и ClickUp помагат за управлението на процесите и работния процес.
Project Libre, Rational Plan и GanttPRO извършват допълнителни дейности като планиране на ресурси, управление на бюджета и мониторинг на напредъка. Други инструменти за управление на проекти като ProofHub, Infinity и Wrike също повишават продуктивността на работата.
Комуникационни инструменти
Проверката на имейли влияе върху продуктивността и повишава нивата на стрес. Проучване разкрива, че отнема средно 60 секунди, за да се върнете на работа след проверка на имейлите. Въпреки това е също толкова важно да поддържате работни комуникации, особено ако работите с екип или колективна задача.
Комуникационни инструменти като Shift, Fleep и Litmus помагат за управлението на множество акаунти, имейли, уеб приложения и инструменти. Email Finder и Right Inbox също правят комуникацията по имейл по-лесна и бърза. Zoom, Skype и Gotomeeting са отлични инструменти за екипни срещи и видеоконференции.
Инструменти за електронно обучение
Производителността се увеличава, след като значително подобрите уменията си. Ново заместващо умение или знание стимулира вашето лично и работно развитие. CodeNest ви позволява лесно да научите дори най-сложните технически курсове и да подобрите производителността си.
Инструменти за проследяване на времето
Управлението на времето води до висока производителност, тъй като целите или целите се постигат в рамките на зададената времева рамка. Дори с график или списък със задачи е възможно да загубите представа за времето и да прекарате повече часове от предвиденото за дадена задача.
Инструментите за проследяване на времето проследяват времето, прекарано в даден проект, и гарантират, че сте в рамките на задачите си през цялото време. Тези инструменти за продуктивност се препоръчват за отдалечени екипи. Примерите включват Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff и Time doctor.
Инструменти за сътрудничество
Работата в екип повишава производителността, тъй като различни хора обединяват ресурси, за да реализират цел. Най-широко използваните инструменти за сътрудничество са Slack, Google Docs, Bit.ai и Trello. Те позволяват на няколко лица да работят по един проект.
Инструментите за сътрудничество са от съществено значение за комуникацията, приноса и наблюдението в екипни проекти. Те помагат да разтоварите работното си натоварване, като поддържате делегиране, тъй като множество лица могат да се справят с различни задачи в едно работно пространство.
Инструменти за управление на съхранение
Облачното съхранение може да бъде евтин, времеефективен метод за съхранение и архивиране на система. Допълнителните му възможности обаче включват хостинг на уебсайтове, хостинг на имейли, мобилни работни пространства и лесно споделяне на файлове.
Инструментите за съхранение в облак за повишаване на личната продуктивност и продуктивността на работното място включват: iCloud, Google Drive и Microsoft OneDrive. Те осигуряват лесен достъп до файлове и защита. Инструментите за управление на знания като Tettra улесняват търсенето и актуализирането на информация.
Инструменти за планиране
Следването на график ви помага да се опитате да направите повече за по-малко време. Графикът дава възможност за приоритизиране на задачи, цели и завършване на проекти в рамките на наличното време. Те повишават производителността чрез предварително планиране и напомняния.
Можете да планирате срещи, резервации, срещи, съобщения и задачи с тези инструменти. Той може също да се синхронизира с цифрови календари и да използва AI алгоритми, за да научи вашия график и да поеме организирането, резервирането и актуализирането на събития. Тези инструменти включват Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger и Doodle.
Инструменти за управление на здравето
Здравето е богатство, защото производителността на индивида зависи основно от неговото физическо и психическо здраве. Някои инструменти помагат да наблюдавате и поддържате цялостното благосъстояние на тялото си. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric, Streak, Loseit, Doropomo спомагат за увеличаване на производителността на работата, като ви помагат да проследявате и поддържате вашето психологическо състояние, здравословни навици и тегло.
Заключение
Вашата производителност пряко влияе върху стандарта и количеството на вашите резултати. Високата производителност ви поставя на върха на нещата в живота ви, защото постепенно ви изважда от цикъла на преследване на крайни срокове. Осигурява усещане за удовлетворение след всяка свършена работа и ви предпазва от изгаряне. Изберете минимум едно приложение от всяка категория и гледайте как нивото на вашата производителност расте рязко.
