За мениджърите на проекти, управляващи големи или малки екипи, проследяването на това колко часа отделят членовете на екипа им за всяка задача е доста предизвикателно. Служителите мразят ръчното попълване на работни листове - записват колко време са отнели да изпълнят дадена задача, свързват задачите с конкретен проект и клиент и след това го изпращат на своите мениджъри в края на седмицата. Ръководителите на проекти се сблъскват със съпротива от членове на екипа с оправдания от рода на: „Прекалено съм зает, за да проследявам всичко, което правя“ или „Многозадачността ми затруднява да проследявам времето за проследяване за всяка задача“ или „Пропуснах да попълня разписанието за миналата седмица и сега не помня какво направих. "
Когато мениджърите упълномощават служителите си да записват часовете за работа, много служители прекарват в петък следобед, опитвайки се да си спомнят какво са правили през седмицата и да влизат в това, което си спомнят. Това води до непълни, неточни и забавени заявки. И мениджърите на проекти, които използват тези метрики, за да планират бъдещите си проекти, поставят крайни срокове за недостижима проектна задача и разпределят неточен бюджет и ресурси.
Новият таймер за проследяване на времето на Vtiger е предназначен да помогне на служителите автоматично да записват времето, прекарано в ежедневните задачи по проекта, докато ръководителите на проекти получават по-голяма видимост в работния ден на членовете на екипа си. Служителите, които работят по задачи на проекта във Vtiger започват таймера с едно щракване в началото на задачата и го спират при завършване. Трябва да си направите почивка между вас? Просто спрете таймера и го възобновете, когато се върнете. Пропуснато възобновяване на таймера при връщане? Няма проблем. Vtiger също така поддържа ръчно регистриране на времето за въвеждане на пропуснатото време.
Задачи на проекта са два вида: платими и неплатими. След като задачата по проекта бъде изпълнена, Vtiger ви позволява да я маркирате като таксувана или неплатима. След това вашият счетоводен екип може да генерира фактура за всички таксувани задачи на проекта с едно щракване, докато прегледът на неплатимите задачи може да ви помогне да планирате по -точно планирания проект.
Проследяването на времето по задачите на проекта спомага за:
- Подобряване на цитати и оценки:
- Клиентът се таксува точно:
- Изрежете хлабината:
Свързването на отчети за времето от предишни проекти помага на мениджърите да планират бюджета и графиците за подобни проекти в бъдеще. Проследяването на времето помага на мениджърите да предвидят колко часа усилия ще са необходими за конкретен тип проект. Например, ако се очаква проектът да вземе 5 часа за завършване, но отнема 7 часа, тогава мениджърът може да зададе бъдещите котировки за подобни проекти за 9 часа.
Също така, тя помага на мениджърите да преразгледат бюджета и крайните срокове по време на проекта. Да речем, че имате проект, за който се смята, че изисква 20 часа работа. В средата, клиентът идва с няколко промени и допълнителни искания за функции, добавяйки още 4 часа към завършването на проекта. Сега можете да се обърнете към клиента, че бюджетът на проекта трябва да бъде увеличен с X, за да се адаптират новите промени и да се посочи точния брой часове, които вашият екип вече е изразходвал за задачите, които трябва да се променят.
Клиентите стават все по-съобразени с разходите. Те разглеждат по-внимателно законопроекта, за да проверят дали има шанс за преговори или спорове. Ако клиентите са таксувани с блокове - когато множество малки услуги са обединени в един блок, имащ единична стойност на времето - те приемат, че това е стратегия, която използвате, за да прикриете своята неефективност. Например, ще изглежда фактура на рекламна агенция, създаваща видео съдържание, блокираща фактуриране на клиент - запис на съдържание, създаване на видео, глас, редактиране - 9 часа 30 минути. Ако всяка от тези задачи се таксува с различни тарифи, тъй като фактурата не дава ясна представа за това колко часа са били изразходвани за всяка от тези задачи - ще има място за подозрения.
С инструмента за проследяване на времето на Vtiger вашият счетоводен екип може да създаде фактури, които съдържат всички подробности за точните часове, прекарани в задачи, за които са таксувани. Да се върнем към примера за фактуриране на рекламна агенция - с Vtiger фактурата ще изглежда така: услуга за записване на съдържание - 2 часа 30 минути, услуга за създаване на видео - 2 часа 30 минути, услуга за глас - 1 час 30 минути, услуга за редактиране - 3 часа, общо - 9 часа 30 минути. Отделното разделяне на услугите заедно с продължителността на времето и разходите не оставя място за съмнения.
Harvard Business Review отбелязва, че неоткритите часове на работа могат да струват американската икономика 7.4 милиарда долара на ден, Когато членовете на екипа ви проследяват времето си, те ще получат представа колко часа са планирали да похарчат за дадена задача и колко часа наистина са похарчили за нея. Проследяването на времето помага на членовете на екипа да идентифицират задачите, които се простират отвъд графика; и тъй като се чувстват отговорни, членовете на екипа се фокусират върху изпълнението на задачата.
Прочети Документация за проследяване на времето за да започнете. Имате въпроси? Моля, не се колебайте да оставите коментар или да ни изпратите имейл на [имейл защитен]
