FM BIRD + Vtiger CRM

TL; DR резюме

• Предмет на дейност: FM BIRD е компания, ориентирана към услугите в Япония, специализирана в управлението на медийни личности, предлагаща курсове и прозрения за аудио и видео разпространение.
• Репутация: Известен с развиването на медийни таланти като радио диджеи и спортни водещи и признат за „единствения курс в Япония“.
• Оперативно предизвикателство: Разчиташе на остаряла база данни на Access и се сблъскваше със сложности във финансовите операции поради структурата на банковите такси в Япония и консолидирането на плащанията на клиентите.
• Техническо ограничение: Използва японската система Ya Yoi за спазване на данъчното законодателство, но се сблъсква с езикови и интерфейсни предизвикателства, прибягвайки до електронни таблици.
• Внедряване на Vtiger CRM: Приет за централизиране на данни и операции по продажби, рационализиране на бизнес процесите.
• Използвани модули: Управлявани фактури, оферти и поръчки за продажба; предложи ефективен подход към взаимодействието с клиента и финансовата документация.
• Предимство на платежната функция: Опростено проследяване и съгласуване на плащания, особено при клиенти, консолидиращи плащания по множество фактури.
• Предимство на системата за отчитане: Позволява по-лесно компилиране и анализ на финансови и клиентски данни за информирано вземане на решения.
• Оперативна ефективност: Преходът от база данни на Access към Vtiger CRM подобри управлението на данни и оперативната ефективност.
• Бизнес влияние: Vtiger CRM подобри операциите по продажбите, управлението на взаимоотношенията с клиентите и позиционира FM BIRD за постоянен успех.

За компанията

FM BIRD е базирана в Япония компания, ориентирана към услугите, специализирана в управлението на медийни личности. Със седалище в Токио, със силно присъствие в Нагоя и Осака, компанията е известна със своя опит в насочването както на новодошли, така и на опитни професионалисти чрез практически курсове. Техните изчерпателни предложения включват ценна информация за разпространението на аудио и видео.

Отличена със своя непоколебим ангажимент за развиване на медийни таланти, FM BIRD Academy последователно е подхранвала личности като радио диджеи, водещи и спортни водещи. През десетилетията FM BIRD изгради стабилна репутация, с гордост печелейки отличието да бъде признат за „единствения курс в Япония“.

В скорошна дискусия Райнхолд, ИТ мениджър на свободна практика във FM BIRD, подчерта различните предизвикателства, засягащи бизнес продуктивността на компанията. По-специално, внедряването на Vtiger CRM се появи като решение за ефективно справяне с тези предизвикателства.

The Challenge

Първоначално FM BIRD използва база данни на Access, която служи добре на компанията за значителен период от време. С развитието на бизнес средата обаче стана ясно, че съществуващата база данни, която е на десетилетие, вече не може да бъде актуализирана, за да отговори на текущите оперативни нужди на FM BIRD.

Освен това компанията е изправена пред предизвикателство във финансовия аспект на своята дейност. Структурата на банковите такси в Япония създава сложности при разпределението на фактурите. Това предизвикателство беше допълнително усложнено от клиентите на FM BIRD, които често консолидираха плащания за множество фактури в единични банкови преводи.

За да спази данъчните задължения, FM BIRD използва японска технологична система, известна като Ya Yoi. Въпреки че е ефективен за предназначението си, липсата на английска версия и някои ограничения на интерфейса накараха Reinhold да използва изчисления с електронни таблици като алтернативен метод за управление на тези процеси.

Решението: Централизиране на данни и операции по продажби във Vtiger CRM

В отговор на оперативните предизвикателства, пред които е изправена FM BIRD, ръководството представи идеята за приемане на Vtiger CRM, решение, което беше колективно прието от екипа. Този CRM беше избран заради стабилната си функционалност и способността да рационализира различни аспекти на бизнес процеса.

Специфичните модули на Vtiger CRM, използвани от FM BIRD, включват тези за управление на фактури, оферти и поръчки за продажба. Тези модули обикновено са предназначени да улеснят ефективен и интегриран подход за обработка на взаимодействия с клиенти и финансови документи. Те позволяват създаване, проследяване и актуализиране на оферти и фактури директно в системата, осигурявайки безпроблемен поток от оферти за продажба до потвърдени поръчки и накрая до фактуриране.

Една от забележителните характеристики на FM BIRD беше функцията за плащане във Vtiger CRM. Тази функция обикновено предлага консолидиран изглед на плащанията и фактурирането, опростявайки задачата за проследяване и съгласуване на плащанията. Това е особено полезно за фирми като FM BIRD, които преди са били изправени пред предизвикателства, дължащи се на консолидиране на плащания на множество фактури от клиенти. Системата вероятно предоставя опции за записване на частични плащания, пълни плащания и надплащания, като по този начин предлага цялостно решение за управление на финансови транзакции.

Рейнхолд, ИТ мениджърът, подчерта гъвкавата система за отчитане на Vtiger CRM като ключово предимство. В много CRM системи инструментите за отчитане са от решаващо значение за генериране на прозрения от данни. Тези инструменти често позволяват на потребителите да създават персонализирани отчети, извличайки конкретни точки от данни, подходящи за бизнес нуждите. За FM BIRD това означава по-лесно компилиране и изтегляне на финансови и клиентски данни, което позволява по-информирано вземане на решения и разработване на стратегия.

С натрупването на достатъчно данни във Vtiger CRM, FM BIRD успя да премине от старата база данни на Access. Тази промяна вероятно бележи значително подобрение в управлението на данни и оперативната ефективност. Преходът към Vtiger CRM не само разреши непосредствените проблеми с управлението на фактурите и проследяването на плащанията, но също така позиционира FM BIRD да използва по-добре своите клиентски данни за бъдещ растеж и оптимизиране на бизнес процесите.

Заключение: Подобрени бизнес операции с Vtiger CRM

За разлика от сложния характер на базата данни на Access, използвана преди това от FM BIRD, приемането на Vtiger CRM се оказа оптимално решение за надзор на фирмените операции и улесняване на рационализираното управление на дейностите, свързани с продажбите, включително проследяване на продажби, потенциални клиенти, оферти, възможности и фактури.

Въпреки че имаше първоначална крива на обучение за служителите на FM BIRD при преминаването към Vtiger CRM, те в крайна сметка откриха неговия удобен за потребителя интерфейс и започнаха да оценяват неговите многостранни функционалности. Изчерпателните функции на Vtiger CRM значително подобриха лесния достъп до критични данни за продажбите, генерирането на фактури и като цяло допринесоха за по-плавния поток в операциите по продажби на FM BIRD.

Трябва да се отбележи, че FM BIRD напредна към използването на корпоративната версия на Vtiger CRM, което показва постоянен ангажимент за използване на разширени функции и възможности за подобрена бизнес ефективност. Тази стратегическа промяна към Vtiger CRM несъмнено изигра ключова роля за оптимизирането на процесите на продажба, насърчаването на подобрено управление на взаимоотношенията с клиентите и позиционирането на FM BIRD за продължаващ успех в начинанията.