KPI + Vtiger CRM

За Компанията

Krishna Park Infracon (KPI) е иновативен доставчик на решения за паркиране на автомобили, базиран в Колката, Индия. Партнирайки с WOHR, водещ производител на системи за паркиране на автомобили в Европа, KPI успешно установи силна опора в тази бурна индустрия с клиенти, разпространени в Индия. От основаването си в 2009 екипът на KPI е инсталирал повече от автоматизирани решения за паркиране на 3000 за жилищни, търговски обекти и търговски сгради.

Предизвикателство

През първите години всички свързани с бизнеса данни и процеси се управляваха ръчно на електронни таблици или хартиени носители – и това в крайна сметка доведе до проблеми. С течение на времето организирането на данни, свързани с клиентите, наблюдението на задачите, свързани с проекта, следенето на инвентара и управлението на целия бизнес процес върху електронни таблици и документи се превърна в скъпо начинание. Г-н Авинаш Ядука, директорът на компанията, скоро осъзна, че той и неговият екип прекарват часове в повтарящи се задачи за управление на бизнес процеси в таблици на Excel.

Решението: Vtiger CRM

Avinash започна търсенето на решение, което би автоматизирало повтарящите се задачи и рационализирало бизнес процесите, за да помогне на екипа си да отделя повече време за подобряване на обслужването на клиентите - и това го доведе до CRM. „Нашето търсене на CRM система, която може да бъде персонализирана за нашия бизнес процес, приключи във Vtiger. С Vtiger ние оптимизирахме целия си бизнес процес ”, казва Авинаш.

Vtiger ни спаси няколко часа, прекарани в търсене и споделяне на данни

Преди да използваме Vtiger, KPI поддържа всичките си бизнес данни в Excel лист. В резултат на това екипът на КПИ прекарваше поне един час всеки ден, като дърпаше и сливаше данни от различни електронни таблици. „Нашият процес на продажба започва с член на екипа за предварителна продажба, който събира изискванията на клиентите. След това екипът за проектиране на решения анализира тези изисквания и осигурява чертеж с общо разположение. След като клиентът одобри решението, членовете на инсталационния ни екип посещават сайта и завършват процеса на инсталиране. След като инсталацията приключи, нашият пост-продажбен екип поема след инсталационните услуги. Имаме и екип за обслужване на клиенти, който отговаря на запитванията на клиентите. По време на целия този процес, от предварителните продажби до пост продажбите, членовете на екипа ни споделят много данни. Мониторингът, проследяването и споделянето на информация на листа е труден и труден процес ”, казва Авинаш.

С Vtiger екипът на КПИ е организирал всичките си бизнес данни на едно място и това позволява магията да се случи. „Ние използваме модула Контакти, за да запазим информацията за нашите клиенти, модула за инвентаризация, за да проследим потока от продукти и модула Case за проследяване на проблемите на клиентите. Всеки път, когато е създаден или променен запис във Vtiger, съответният екип се уведомява незабавно. Всеки ден това ни спестява няколко минути за изпращане на имейли за последните актуализации. А глобалната функция за търсене в Vtiger дърпа информацията, от която се нуждаем, преминавайки през zillion записи в част от секундата. Аз и моят екип имаме достъп до всички данни, въведени във Vtiger във всеки един момент, без никакви проблеми. "

Vtiger ни даде възможност да създаваме нови модули, за да уловим допълнителна информация за инвентара

„Проследяването на запасите е от решаващо значение за нашите процеси на продажба, инсталиране и обслужване. Всеки ден в нашия инвентар влизат и излизат много ненужни инструменти, като хардуерни машини и консумативи, като например грес. Освен ако не проследим ефективно нашите запаси, за да запазим запасите си на безопасно ниво, вероятно ще направим късното доставяне - което вреди на опита на нашите клиенти ”, казва Авинаш.

Проследяването на рекламните места в електронната таблица беше труден процес. Няма ефективен начин за проследяване на това, колко инвентаризация е била освободена срещу проектна задача или договор за услуги. Нямаше начин да се актуализира количеството на склад, когато продуктите влязоха и излязоха от инвентара.

Авинаш продължава да казва как Vtiger помогна за решаването на този проблем. - Vtiger ни даде възможност да одитираме стоки, които се движат и излизат от нашия инвентар. Изградихме два нови модула за проследяване на пускането и придобиването на инвентарни позиции. Сега всеки продукт, който излиза от нашия инвентар, се въвежда в Out модул и когато някои от тези продукти връщат запис в модула In. Всеки път, когато продуктът изгасне, той се маркира срещу проектна задача или договор за услуга или билет. Този начин на проследяване на артикули за рекламни места ни позволява да следим движението на отделните елементи и началното салдо във всеки един момент. "

Освен това, Avinash е усвоил способността на Vtiger да създава персонализирани полета и работни потоци, за да поддържа раздел на нивото на инвентара. „Имаме персонализирано поле във всеки запис на продукт, което определя нивото на пренареждане за този конкретен продукт. С персонализирани работни потоци редовно стартираме доклад, в който се изброяват всички продукти, които са достигнали под определеното ниво на пренареждане. Създаваме поръчка за покупка във Vtiger, когато продуктът е достигнал под нивото на пренареждане. Този процес ни помага да гарантираме, че нашите рекламни места винаги се поддържат на безопасно ниво. "

Работните потоци на Vtiger ни помагат по-добре да управляваме договорите за услуги:

„Работата ни не спира до инсталирането на решение за паркиране. След като проектът е маркиран като завършен, членовете на нашия пост-продажен екип поемат и създават договори за услуги. Имаме различни видове договори за услуги. Например договор за услуга може да бъде гаранция или годишен договор за поддръжка. За всеки от тези договори за услуги ние предоставяме различен брой обслужвания за една година. Имаме няколко договора за услуги, които предоставят 6 услуги годишно и няколко други, които предоставят 4 услуги. Преди да използваме Vtiger, управлението на тези договори за услуги беше притеснително ”, казва Авинаш.

„Работните потоци на Vtiger, които работят с договори за услуги, са песен. При създаването на договор за услуги имаме персонализиран работен процес, който създава билети за всяка услуга. Например, ако договор за услуга предоставя услуги 6, тогава билетите на 6 се създават автоматично. Всеки от тези билети се затваря след приключване на услугата. Имаме работни потоци за билети, за да изпращаме напомняния по имейл на моя сервизен екип. Това гарантира, че никога няма да пропуснем назначаването на услугата. При завършване на услугата, ние затваряме билета и автоматично се изпращат SMS и имейл съобщения до нашите клиенти. ”

Vtiger помага на екипа на Krishna Park Infracon да спести време, да подобри сътрудничеството и да направи нещата навреме. Avinash използва Vtiger, за да проследява всяка дейност по продажбите и следи всички клиентски обаждания, за да насочи екипа си към това, което правят. С гъвкавостта и адаптивността на Vtiger, Avinash може по-добре да организира целия си бизнес процес.