LabStats + Vtiger CRM

За Компанията

Labstats предлага облачни софтуерни решения, които помагат на образователните институции да проследяват използването на техни технологии. LabStats работи с различни училища и университети, създавайки софтуерни решения, които помагат да се открият налични компютри в лабораториите, идентифициране на компютри, които се нуждаят от поддръжка, знаейки кои приложения са най-използвани и кои са недостатъчно използвани, и др.

Предизвикателство

Когато LabStats започнаха преди 13 години, те разработиха CRM система за управление на процеса на продажби. Но с нарастването на бизнеса през годините потребностите му стават все по-сложни. Докато екипът по продажбите се нуждаеше от система за управление на процеса на продажба и клиентски сметки, членовете на счетоводния екип се нуждаеха от система за обработка на поръчките за продажба и фактури. И тъй като екипите за продажби и счетоводство работят в тясно сътрудничество, LabStats се нуждаят и от ефективен инструмент за сътрудничество. LabStats искаше CRM решение, което би могло да реши нуждите на различните отдели, без да дублира клиентските данни, но повечето от наличните CRM системи разрешиха само едно или две от многото му нужди.

Решението: Vtiger CRM

„Vtiger е най-интегрираната CRM система и ни помогна да постигнем всичките си продажби, поддръжка на клиенти и счетоводни цели“, казва Кристиан Хейс, главен изпълнителен директор на LabStats.

„Vtiger беше най-добре балансираната CRM система на всички CRM системи, които оценявахме. Vtiger ни помага да управляваме клиенти и процеси преди, по време и след продажба. Това е всичко в едно решение ”, казва Кристиан. LabStats са оценили повече от 20 различни CRM системи, преди да изберат Vtiger. „Другите CRM, които разглеждахме, изискват от нас да имаме 2 или дори 3 отделни решения, за да поддържаме процеса на продажби, поддръжка и счетоводство. Дори използвахме Salesforce за известно време, но скоро осъзнахме, че това не отговаря на нашите бизнес нужди. Salesforce беше твърде тесен фокус върху процеса на проследяване на перспективата за реализация и изискваше обширно персонализиране, за да ни помогне да продължим да проследяваме клиент през цялото време с нас. "

За членовете на екипа на Labstats, управлението на всички свързани с клиента данни във Vtiger не само спестява време и усилия, но и елиминира неправилното разбиране. - Нашите екипи за продажби, поддръжка, счетоводство и операции използват Vtiger всеки ден, за да свършат работата. А наличието на една система гарантира, че всички наши данни, свързани с клиентите, са на едно място, което прави споделянето и търсенето на информация бързо и безпроблемно. Тъй като нашите служители не трябва да изтласкват или изтеглят информация или статут на клиенти от множество системи, няма място за човешки грешки. "

Персонализациите и автоматизациите на Vtiger ускориха бизнес процеса на LabStat

Кристиан има автоматизирани задачи и известия във Vtiger, за да помогне на екипа си да работи ефективно. „Тъй като Vtiger е лесно да се персонализира според нашите специфични бизнес нужди, ние рационализирахме нашия бизнес процес.” Изключителен пример за подобрена ефективност идва от отдела за създаване и изпълнение на поръчките на LabStats. “Когато поръчката е получена и маркирана одобрена, Vtiger създава дело, което има пълни подробности за поръчката и клиента и я възлага на техническия екип за изпълнение на поръчките. Тогава, когато техническият екип маркира този случай, той се уведомява за последващи действия с клиента, за да се увери, че разполага с всичко необходимо. "

Персонализираните работни потоци на Vtiger също помогнаха на екипа на LabStats да бъде уведомен за важни въпроси. „Използваме персонализирани работни потоци, за да задействаме известия, когато условието е изпълнено. Един пример е да уведомите мениджърите на профили, ако клиентът не успее да поднови преди датата на абонамента. Мениджърите на профили получават уведомление за подновяване в срок от три точки - 60 дни преди изтичане на абонамента, 2 седмици преди изтичане на абонамента и в деня на изтичане на абонамента. Тези известия помагат на нашите мениджъри на профили да се свържат с клиенти, които трябва да бъдат подновени, и да разберат дали имат проблеми с подновяването или имат нови изисквания и ги изпращат на подходящия екип. “

Vtiger помогна на LabStats да подобри процента на обновяване на клиентите с 15% YOY

„Ние конфигурирахме Vtiger по такъв начин, че ни помага да обърнем правилното внимание на точния клиент в точното време.“ LabStats има няколко уникални процеси, пред които са изправени клиентите, в допълнение към редовния процес на продажба. „Ние създадохме нов модул във Vtiger, който помага на нашите мениджъри да знаят кога да се регистрират с клиенти и да проследят завършването на тези чекове. Това спестява на мениджърите на профили поне 30 минути на ден, тъй като не им се налага да прекарват списъци с профили, за да решат с кого да се свържат и кога. Vtiger автоматично създава нови възможности за мениджъри на сметки, преди клиентът да дойде за подновяване на абонамента, което им позволява да останат пред датите на подновяване и да получат оферти навреме за клиентите. Тъй като предпочитаме лично докосване, не изпращаме автоматично напомняния за подновяване на клиентите. И тъй като Vtiger улавя всички взаимодействия, които нашите клиенти имат с техните мениджъри, нашите търговски партньори могат да прегледат тези взаимодействия, за да осигурят по-добро решение.

Работните потоци на Vtiger и @mentions поддържат екипите на LabStat в перфектна синхронизация

“Преди да използваме Vtiger всички наши вътрешни комуникации се случиха извън CRM. Например, когато търговските сътрудници искаха счетоводният екип да генерира фактура, искането и последващите действия биха се случили чрез обмен на имейли. Това беше времеемък процес и предизвика нежелано забавяне. Но сега имаме работни потоци, които незабавно уведомяват засегнатите хора за изпълнението на задачите. Търговските сътрудници се уведомяват при затваряне на билета за поддръжка на клиента. Счетоводният екип се уведомява при приключване на сделката. Нашият счетоводен екип обработва поръчка на няколко етапа и на всеки етап нашият технически екип се уведомява да започне изпълнението на поръчките. След като поръчката е изпълнена, счетоводният екип получава уведомление за фактуриране на клиента. Този процес на вътрешна комуникация спестява значително време, което иначе се изразходва за ръчно търсене на информация извън CRM ”.

Членовете на екипа на LabStats използват VTiger's @Mention по записите, за да привлекат вниманието на засегнатите хора незабавно “@ Споменаванията ни помогнаха да намалим закъсненията в комуникацията. Тъй като сме активирали известията за работния плот за @Mentions, членът на екипа, споменат в записа, вижда незабавно известие и може да предприеме бързи действия. "