Willkommen zurück zur Blog-Serie Big Little Things, in der wir einige der weniger bekannten und manchmal übersehenen Funktionen und Verbesserungen in Vtiger CRM hervorheben, die einen großen Durchschlag haben.
Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Organisation innerhalb Ihres CRM durch die Verwendung der benutzerdefinierten Listenerstellung. Fangen wir bei den Grundlagen an.
Was ist eine Liste?
Eine Liste ist eine Auswahl von Datensätzen innerhalb eines Moduls, die ein oder mehrere identifizierende Attribute haben, die zwischen ihnen geteilt werden. Die Listen werden verwendet, um Ihre Aufzeichnungen auf eine Weise zu organisieren, die sowohl für Sie selbst als auch für Ihr Unternehmen von Vorteil ist.
Wenn Sie derzeit Vtiger verwenden, haben Sie vielleicht bemerkt, dass für jedes Modul bereits einige Standardlisten verfügbar sind. Im Modul „Kontakte“ haben Sie beispielsweise die Liste „Alle Kontakte“, die jeden einzelnen Kontaktdatensatz im CRM anzeigt.
Sie sollten auch eine Liste namens „Meine Kontakte“ haben, die nur die Kontaktdatensätze anzeigt, die Ihnen als Benutzer direkt zugewiesen sind.
Gehen wir jetzt noch einen Schritt weiter. Angenommen, Sie möchten eine Liste für Kontakte haben, die sich in den Vereinigten Staaten befinden. An dieser Stelle würden Sie sich das Erstellen einer benutzerdefinierten Liste ansehen.
Erstellen einer neuen Liste
Das Erstellen einer neuen Liste folgt dem gleichen Prozess für jedes Modul innerhalb des CRM.
Sie sollten zuerst auf das Listen-Dropdown-Menü klicken. In diesem Menü sollten Sie oben rechts ein blaues „+“-Symbol sehen. Hier können Sie eine neue Liste für das aktuelle Modul erstellen, in dem Sie sich befinden.
Das Erstellen einer neuen Liste ist in vier Abschnitte unterteilt:
- Listeninformationen
- Listenbedingungen
- Spalten auswählen und sortieren
- Aktienliste
Gehen wir die Liste der Reihe nach durch. Die neue Liste, die ich erstellen werde, basiert auf dem Beispiel, das ich zuvor gegeben habe, also möchten wir alle Kontakte mit Sitz in den Vereinigten Staaten abrufen.
Listeninformationen
Im Abschnitt Listeninformationen fügen Sie den Namen der Liste hinzu, die Sie erstellen, aus welcher Spalte (Feld) die Informationen standardmäßig sortiert werden und ob sie für diese Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.
Sie können oben sehen, dass ich der Liste einen Namen gegeben habe, Kontakte mit Sitz in den Vereinigten Staaten, und die Liste so eingestellt habe, dass sie nach Nachnamen in absteigender Reihenfolge sortiert wird. Diese Sortierung ist nur das, wonach die Datensätze anfänglich sortiert werden. Sie können die Datensätze in der Liste mithilfe der in jedem Modul verfügbaren Spaltensuchfunktion neu sortieren.
Listenbedingungen
Im zweiten Abschnitt Listenbedingungen definieren Sie, welche Datensätze Ihrer neuen Liste hinzugefügt werden.
Es gibt zwei Arten von Bedingungen, die hinzugefügt werden können. Alle Bedingungen erfordern, dass jede in diesem Abschnitt hinzugefügte Bedingung mit jedem Datensatz übereinstimmt. Alle Bedingungen erfordern, dass mindestens eine der im Abschnitt hinzugefügten Bedingungen mit jedem Datensatz übereinstimmt.
Bedingungen selbst sind Feldinformationen, die die Parameter festlegen, mit denen die in die Liste gezogenen Datensätze übereinstimmen müssen.
Im obigen Beispiel möchten wir Kontakte einbeziehen, die in den Vereinigten Staaten ansässig sind. Wir wissen also, dass das in den Kontakten aufgeführte Land den Vereinigten Staaten entsprechen muss. Der Feldname dafür im Kontaktdatensatz lautet Mailing Country. Unten ist die Bedingung, die jetzt zu der Liste hinzugefügt wird, die wir erstellen.
Spalten auswählen und sortieren
Im Abschnitt Spalten und Reihenfolge auswählen können Sie die Spalten auswählen, die in der Liste erscheinen, die Sie erstellen, und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden.
Um ein neues Feld als Spalte hinzuzufügen, können Sie in der Suchleiste oben in diesem Abschnitt nach diesem Feld suchen und es als Spalte hinzufügen. Sie können eine hinzugefügte Spalte löschen, indem Sie das Symbol „x“ rechts neben dem Spaltennamen auswählen. Sie können die Reihenfolge der Spalten anpassen, indem Sie auf die linke Seite der hinzugefügten Spalte klicken und ziehen, um sie an die gewünschte Position zu verschieben.
Liste teilen
Im Abschnitt Liste teilen können Sie die Liste mit anderen Benutzern, Rollen oder Gruppen teilen. Sobald die Liste freigegeben wurde, können diese Benutzer die Liste auch in ihrem Listen-Dropdown sehen.
Wenn Sie damit fertig sind, können Sie Ihre neue Liste speichern und sie wird Ihrem Listen-Dropdown-Menü hinzugefügt.
Ersteller der Liste können jederzeit zurückgehen und die Spalten bearbeiten, um Felder hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Reihenfolge der Spalten zu einem späteren Zeitpunkt neu anzuordnen.
Die Verwendung von benutzerdefinierten Listen ist eine unglaubliche Möglichkeit, Informationen innerhalb jedes Moduls zu segmentieren und zu sortieren, sodass Sie und Ihr Team schnell und effizient auf die benötigten Daten zugreifen können.
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