Willkommen zurück bei Big Little Things, wo wir einige der weniger bekannten und manchmal übersehenen Funktionen und Verbesserungen in Vtiger CRM hervorheben, die eine große Wirkung haben. Indem wir uns einige dieser Funktionen genauer ansehen und offenlegen, ist es unser Ziel, sicherzustellen, dass unsere Benutzer den größtmöglichen Nutzen aus der Nutzung unseres CRM ziehen.
In diesem Blog wird das Modul "Duplikate suchen" hervorgehoben. Tauchen wir ein und entdecken Sie, worum es bei der Funktion zum Suchen von Duplikaten geht und wie Sie damit Ihre Datenbank bereinigen und gleichzeitig sicherstellen kann, dass Benutzer die relevantesten aktuellen Daten in ihrem CRM haben. Wir werden auch einige andere Möglichkeiten zum Auffinden von Duplikaten im CRM mithilfe von Listenansichtssuchen, One View und Global Search besprechen.
Was ist das Modul zum Suchen von Duplikaten?
Das Duplikate suchen Das Modul ist in allen Editionen von Vtiger verfügbar und in der Tools-App in der Kategorie Datenmanagement zu finden. Es ermöglicht Benutzern, auf der Grundlage von Feldwerten in bestimmten Modulen leicht nach doppelten Datensätzen zu suchen und diese zu identifizieren. Nachdem die doppelten Datensätze identifiziert wurden, können die Benutzer entscheiden, wie sie diese am besten verwalten.
Duplikate suchen verwenden
Sobald das Modul "Duplikate suchen" geöffnet ist, werden die Benutzer aufgefordert, ein Modul, eine Liste und Feldwerte auszuwählen, nach denen sie suchen möchten, um doppelte Datensätze zu identifizieren. Benutzer haben auch die Möglichkeit, leere Feldwerte zu ignorieren und geschlossene Datensätze auf Duplikate zu überprüfen.
Nachdem Sie alle Kriterien eingegeben und auf Suchen geklickt haben, identifiziert das System schnell alle gefundenen doppelten Datensätze und präsentiert sie in einer Listenansicht. Von dort aus können Benutzer die relevanten Datensätze auswählen und entscheiden, wie sie diese verwalten möchten, indem sie entweder die Optionen Löschen oder Zusammenführen verwenden.
Doppelte Datensätze zusammenführen
Bei Verwendung der Zusammenführungsoption können Benutzer bis zu drei Datensätze gleichzeitig auswählen, um sie dann zu einem zusammenzuführen. Ausgewählte Datensätze werden in einem Rasterformat angezeigt, das es dem Benutzer ermöglicht, einzelne Felder auszuwählen, die er im endgültigen zusammengeführten Datensatz behalten möchte. Es ist unglaublich hilfreich, eine klare Darstellung aller doppelten Datensätze mit ihren nebeneinander angeordneten Feldern zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer die genauesten und aktuellsten Informationen aus allen doppelten Datensätzen behalten und gleichzeitig ihre Datenbank aufräumen und bereinigen.
Doppelte Datensätze löschen
Das Löschen doppelter Datensätze wird mit dem Modul Duplikate suchen ganz einfach. Benutzer können einfach die doppelten Datensätze auswählen, die sie löschen möchten, und mit wenigen Klicks mehrere Datensätze gleichzeitig löschen. Gelöschte Datensätze werden auch 30 Tage lang im Papierkorb gespeichert, bevor sie vollständig gelöscht werden, sodass Benutzer alle Datensätze wiederherstellen und ihre Daten versehentlich gelöscht haben.
Andere Möglichkeiten, doppelte Datensätze zu finden
Es gibt drei weitere Möglichkeiten, Duplikate im CRM zu finden. Ich habe sie weiter unten zusammengefasst:
Eine Ansicht
Nach der Installation von Vtiger Kalkül AI Erweiterung können Benutzer doppelte Deal-Datensätze anzeigen und schnell darauf zugreifen, während sie einen Deal-Datensatz in anzeigen Eine Ansicht. Standardmäßig überprüft Calculus AI das Feld „Deal Name“ auf doppelten Text, zeigt aber auch doppelte Datensätze basierend auf Feldern an, die Sie mit . eingerichtet haben Doppelte Prävention im Angebotsmodul.
Listenansichtssuche
Benutzer können die Listenansichtssuche verwenden, um doppelte Datensätze zu finden, indem sie eindeutige Werte in die Suchfelder eingeben. Sobald doppelte Datensätze gefunden wurden, können Benutzer mehrere Datensätze auswählen und verwenden Listenansicht-Aktionen um die Datensätze zusammenzuführen oder zu löschen.
Globale Suche
Ähnlich wie bei der Listenansichtssuche können Benutzer eindeutige Werte wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern usw. in die . eingeben Globale Suche Suchfeld, um doppelte Datensätze zu finden. Es gibt Einschränkungen beim Umgang mit doppelten Datensätzen, nachdem sie mit der globalen Suche gefunden wurden. Sie können beispielsweise keine Datensätze mit der Funktion "Globale Suche" zusammenführen oder löschen. Sie können nur einzeln auf die Datensätze zugreifen, um die Datensätze zu löschen oder zur Verwendung der Funktionen Listenansichtsaktionen oder Duplikate suchen zurückzukehren, um mehrere Datensätze gleichzeitig zusammenzuführen oder zu löschen.
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