Willkommen zurück zu einem weiteren Kapitel in der Blog-Reihe Big Little Things, in dem wir einige der weniger bekannten und manchmal übersehenen Funktionen und Verbesserungen in Vtiger CRM hervorheben, die eine große Wirkung haben. Dieser Beitrag hebt die Funktion „Tags zusammenführen“ hervor, die es Benutzern ermöglicht, Feldwerte aus verknüpften Datensätzen direkt in Druckvorlagen und E-Mail-Vorlagen einzufügen. Lassen Sie uns eintauchen und mehr über diese Funktion erfahren.
Was sind Merge-Tags?
Zusammenführungs-Tags können auf Druckvorlagen oder E-Mail-Vorlagen angewendet werden und werden als Platzhalter in der Vorlage verwendet. Zusammenführungs-Tags werden automatisch mit Daten gefüllt, häufig aus Feldern, sobald die Vorlagen auf einen Datensatz angewendet oder eine E-Mail gesendet werden. Beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen oder Druckvorlagen können Benutzer Merge-Tags auf diese Vorlagen anwenden, um sicherzustellen, dass sie personalisierte Akzente setzen und/oder relevante Daten in die von ihnen erstellten Vorlagen einfügen.
Anwendungsbeispiele
Es gibt fast endlose Möglichkeiten, wie Merge-Tags verwendet werden können, um den Prozess des Hinzufügens persönlicher Details oder relevanter Informationen in den Textkörper von E-Mail-Vorlagen und Druckvorlagen zu automatisieren. Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele, die einige gängige Verwendungsweisen von Merge-Tags durch unsere Kunden aufzeigen:
E-Mail-Vorlagen
Beim Erstellen einer E-Mail-Vorlage, die an mehrere Empfänger gesendet oder in einer E-Mail-Kampagne verwendet werden soll, können Benutzer die E-Mail personalisieren, indem sie das Zusammenführungs-Tag „Kontakt: Vorname“ verwenden. Dadurch wird der Vorname des Kontakts automatisch für alle beabsichtigten Empfänger in den Text der E-Mail eingefügt. Dadurch ist es möglich, E-Mails unabhängig von der Anzahl der Empfänger zu personalisieren.
Vorlagen drucken
Beim Erstellen von Druckvorlagen für Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen usw. … können Benutzer Zusammenführungs-Tags auf die Vorlage anwenden, die sicherstellen, dass alle relevanten und wichtigen Informationen auf das Dokument angewendet werden. Nehmen wir als Beispiel eine Rechnungsdruckvorlage.
Wenn Sie sich eine Standard-Rechnungsdruckvorlage in Vtiger ansehen, werden Sie feststellen, dass der Großteil der Vorlage mit Zusammenführungs-Tags gefüllt ist.
Diese Zusammenführungs-Tags ziehen automatisch Datensatzdaten in die Druckvorlage, z. B. Informationen, die zu der zugehörigen Organisation und dem Kontakt gehören, sowie Details aus dem Rechnungsdatensatz selbst. Unten sehen Sie, wie diese Rechnungsvorlage aussieht, sobald die Vorlage auf einen Rechnungsdatensatz angewendet wurde und zum Versand an den Kunden bereit ist:
So verwenden Sie Merge-Tags in E-Mail-Vorlagen
Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage einfach auf die Schaltfläche „Tags zusammenführen“, um alle verfügbaren Merge-Tags anzuzeigen.
Als Nächstes kann der Benutzer nach dem Merge-Tag suchen, das dem relevanten Feld zugeordnet ist, das er auf die Vorlage anwenden möchte, indem er entweder durch die Liste der verfügbaren Merge-Tags scrollt oder das Suchfeld verwendet.
Um den Vornamen (Feld) des Kontakts in den Text der E-Mail einzufügen, platzieren Sie einfach den Mauszeiger an der gewünschten Stelle im Text der E-Mail-Vorlage und klicken Sie auf das Zusammenführungs-Tag „Kontakt: Vorname“.
So verwenden Sie Merge-Tags in Druckvorlagen
Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Druckvorlage und auf der Seite Vorlageneditor auf die Schaltfläche „Eigenschaften erweitern“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Als Nächstes können Benutzer die Registerkarte „Merge Fields“ auswählen und den Feldtyp auswählen, aus dem sie auswählen möchten.
Schließlich können Benutzer, genau wie beim Anwenden von Merge-Tags auf eine E-Mail-Vorlage, nach dem Merge-Tag suchen, das mit dem relevanten Feld verknüpft ist, das sie auf die Vorlage anwenden möchten, indem sie entweder durch die Liste der verfügbaren Merge-Tags scrollen oder das Suchfeld verwenden .
Schließlich können Benutzer das Merge-Tag auf die Druckvorlage anwenden, indem sie den Mauszeiger an der gewünschten Stelle im Hauptteil der Druckvorlage platzieren und auf das Merge-Tag klicken.
Die Verwendung von Merge-Tags in E-Mail-Vorlagen und Druckvorlagen ist eine leistungsstarke Möglichkeit, die Eingabe von Datensatzdaten in den Hauptteil Ihrer Vorlagen zu automatisieren. Zusammenführungs-Tags sparen den Benutzern nicht nur wertvolle Zeit, sondern bieten den Benutzern ein konsistentes und personalisiertes Format, das ihre Kunden begeistern wird.
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