Willkommen zurück zu einem weiteren Kapitel in der Blog-Reihe Big Little Things, in dem wir einige der weniger bekannten und manchmal übersehenen Funktionen und Verbesserungen in Vtiger CRM hervorheben, die eine große Wirkung haben. Dieser Beitrag hebt geplante Berichte hervor, die es Benutzern ermöglichen, Berichte nach einem Zeitplan ihrer Wahl zu erstellen, zu generieren und zu senden. Lassen Sie uns eintauchen und mehr über diese Funktion erfahren.
Was sind geplante Berichte?
Geplante Berichte sind in unseren Editionen One Professional und One Enterprise verfügbar und können implementiert werden, nachdem ein Bericht erstellt wurde. Mit nur wenigen Klicks und nach Eingabe einiger Details können Benutzer Berichte so planen, dass sie an einem bestimmten Datum oder in einem täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Rhythmus automatisch generiert und per E-Mail versendet werden. Berichte können im CSV-, Excel- oder PDF-Format an Benutzer, Gruppen und Rollen (intern) gesendet werden, mit der Option, bestimmte E-Mail-Adressen an Nicht-Benutzer-Empfänger (extern) zu senden.
Geplante Berichte – Anwendungsfälle
Es gibt endlose Szenarien für die Verwendung der Funktion „Geplante Berichte“, von denen Unternehmen aller Größen und Branchen profitieren können. Nachfolgend finden Sie einige Anwendungsfälle, wie unsere Kunden diese Funktion verwenden:
- Ein Unternehmen, das medizinische Geräte herstellt und Krankenhäusern und Kliniken zur Verfügung stellt, verwendet geplante Berichte, um zu analysieren, wie viele Krankenhäuser wöchentlich von einzelnen Vertriebsmitarbeitern besucht werden. Um dies zu erreichen, haben sie im Ereignismodul einen Bericht erstellt, der angibt, wie viele Ereignisse pro Benutzer in den letzten 7 Tagen zugewiesen wurden. Jeden Montag wird dieser geplante Bericht automatisch generiert und zur weiteren Überprüfung per E-Mail an den Vorgesetzten gesendet.
- Ein Unternehmen für Engineering- und Technologielösungen wollte sehen, wie viele aktive Benutzer sich in den letzten 7 Tagen nicht beim CRM angemeldet haben. Sie planen, dass der „Last Login Report“ jeden Montag an das Management gesendet wird, um sicherzustellen, dass sich ihre Benutzer wie erwartet beim CRM anmelden.
- Viele Organisationen verwenden Berichte, um einen Einblick in die Anzahl der monatlichen Verkäufe zu erhalten, die sie pro Jahr aufgeschlüsselt hatten. Diese Organisationen möchten in einem Geschäftsjahr sehen, wie viel Umsatz pro Monat generiert wird (basierend auf Deals). Sie verwenden geplante Berichte, um diese Daten am Ende jedes Monats zu versenden, die dem Management die Anzahl der Verkäufe und den Betrag zeigen, die im letzten Jahr generiert wurden, aufgeschlüsselt nach Monat.
Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Szenarien für die Verwendung geplanter Berichte:
- Aktualisieren Sie Ihre Kollegen über bestimmte Datensätze
- Generieren und senden Sie Berichte vor Besprechungen, um die Produktivität zu optimieren
- Informieren Sie Kunden und Benutzer über überfällige Maßnahmen
- Senden Sie automatisierte Leistungsberichte an Ihre Mitarbeiter und Manager
- Senden Sie Berichte über überfällige Rechnungen an Management und Kunden
- Benachrichtigen Sie Datensatzinhaber über ins Stocken geratene Deals
- Senden Sie Top-Nähere Berichte an Vertriebsmitarbeiter und das Management
- Aktualisieren Sie Support-Mitarbeiter und das Management über die Anzahl offener Support-Tickets pro Agent.
Dies sind nur einige verschiedene Möglichkeiten, wie einige unserer Kunden geplante Berichte verwenden, um Zeit zu sparen, wertvolle Einblicke zu liefern und die Produktivität zu steigern, ohne zusätzliche Zeit mit dem manuellen Versenden von Berichten verbringen zu müssen.
So erstellen Sie einen geplanten Bericht
Das Erstellen eines geplanten Berichts ist ein einfacher Vorgang, der nur wenige Schritte erfordert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit der Planung Ihrer Berichte in Vtiger zu beginnen:
- Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, öffnen Sie ihn und klicken Sie auf die drei Punkte (Schaltfläche „Mehr“) in der oberen rechten Ecke des Datensatzes. Wählen Sie „Bericht planen“.
- Als Nächstes müssen Benutzer die Details ausfüllen und auswählen, an wen der Bericht gesendet wird, die Häufigkeit, mit der er gesendet wird, seine Startzeit und das Dateiformat, in dem der Bericht gesendet wird. Außerdem gibt es eine Option zum Versenden des Berichts per E-Mail, auch wenn der Bericht leer ist.
- Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, erscheint in der oberen rechten Ecke des Bildschirms ein Popup-Fenster, das den Benutzer darüber informiert, dass der Bericht erfolgreich geplant wurde.
- Nachdem der Bericht erfolgreich geplant wurde, können Benutzer Anpassungen an den Empfängern, der Häufigkeit, der Startzeit und dem Dateiformat des Berichts vornehmen, indem sie den Bericht öffnen und erneut auf die Schaltfläche „Mehr“ klicken.
* Anmerkung – Wenn ein PDF-Dateiformat ausgewählt ist, werden nur 1,000 Datensätze im Bericht gesendet. Benutzer sollten im CSV- oder Excel-Format planen, wenn der Bericht 1,000 Datensätze überschreitet oder voraussichtlich überschreitet.
Benutzer können auch sehen, wann der Bericht das nächste Mal ausgelöst werden soll, und sie haben die Möglichkeit, den Bericht auf demselben Bearbeitungsbildschirm aus dem Zeitplan zu „entfernen“.
Warum warten, beginnen Sie noch heute mit der Planung Ihrer Berichte in Vtiger und lassen Sie die Kraft der Automatisierung für Ihr Unternehmen arbeiten.
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