Große kleine Dinge: Zeitprotokolle

Willkommen zurück in der Blog-Serie Big Little Things, in der wir einige der weniger bekannten und manchmal übersehenen Funktionen und Verbesserungen in Vtiger CRM hervorheben, die eine große Wirkung haben. Dieser Beitrag hebt das Timelogs-Modul hervor, das die von Benutzern oder Gruppen für Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen kann. Fangen wir bei den Grundlagen an.

Was sind Zeitprotokolle?

Unabhängig davon, ob Ihre Abrechnung auf einer sorgfältigen minutengenauen Erfassung der Zeit beruht oder Sie die für interne Aufgaben aufgewendete Zeit besser erfassen möchten, das Timelogs-Modul wird Ihren Anforderungen entsprechen.

Mit Zeitprotokollen können Sie Ihre Zeit dokumentieren, die Sie für bestimmte Aufgaben aufgewendet haben. Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit, Startzeit und -datum sowie Endzeit und -datum der Aktivität auszuwählen und bei Bedarf zusätzliche Details hinzuzufügen.

Die Zeitprotokolle sind in Aufgaben, Fällen, internen Tickets und Arbeitsaufträgen verfügbar. Sie finden die Zeitprotokolle im One View-Abschnitt jedes Datensatzes, wie unten gezeigt.

Sie können die Zeitprotokolle auch an zwei anderen Orten erstellen: Im Modul „Zeitprotokolle“ und im Menü „Schnellerstellung“.

Über das Zeitprotokollmodul können Sie nach Bedarf neue Zeitprotokolle erstellen. Sie finden das Modul, indem Sie Hauptmenü > Projekte > Projektaktivierung > Zeitprotokolle öffnen.

Wenn Sie ein Zeitprotokoll aus einem nicht verwandten Abschnitt des CRM erstellen müssen, können Sie dies über das Schnellerstellungsmenü oben auf dem Bildschirm tun, das mit dem „+“-Symbol gekennzeichnet ist.

Erstellen von Zeitprotokollen mit der Timer-Funktion

Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Angabe von Schätzungen für jedes von Ihnen erstellte Zeitprotokoll ungenau ist. Für eine genaue Zeiterfassung ist eine Timer-Funktion in einzelnen Datensätzen verfügbar, die mit dem Timelogs-Modul kompatibel sind.

Mit dem Timer können Sie einen Timer starten, pausieren und stoppen, der jede verstreichende Sekunde hochzählt. Sobald Sie den Timer stoppen, wird ein Zeitprotokoll erstellt, das die aufgezeichnete Zeit enthält.

Um den Timer zu finden, gehen Sie in die Übersichtsansicht einer Aufgabe. In der Aufgabe befindet sich ein Startsymbol in der oberen rechten Ecke des Abschnitts Zeitprotokolle. Durch Klicken auf dieses Symbol wird der Timer gestartet.

Wenn Sie erneut auf das Symbol klicken, das jetzt die Form einer Stoppuhr hat, wird ein Popup-Fenster mit der verstrichenen Gesamtzeit, der Möglichkeit zum Anhalten und der Option zum Stoppen des Timers angezeigt.

Wenn Sie den Timer anhalten, können Sie die Zeit nach Bedarf neu starten, ohne einen neuen Zeitprotokoll-Datensatz zu erstellen. Durch Stoppen des Timers wird die Zeitprotokollaufzeichnung erstellt, wobei die letzte Zeit der Aufzeichnung hinzugefügt wird.

Abrechnung über Timelogs

Wenn Sie die Abrechnung nach Stunden oder einem anderen Zeitrahmen vornehmen, können Sie auch ein Zeitprotokoll über den zugehörigen Datensatz als abrechenbar festlegen. Dies kann durch ein paar Schritte erreicht werden.

Legen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten des Datensatzes zunächst den Datensatz als „Ist abrechenbar“ fest. Dies kann im Block Servicedetails des Datensatzes ausgewählt werden. Verknüpfen Sie dann einen verwandten Dienst und legen Sie den Preis fest, zu dem Sie den Dienst in Rechnung stellen.

Im folgenden Beispiel habe ich einen ausstehenden Fall auf „Ist abrechenbar“ gesetzt und den Service verknüpft, der sich auf die Zeit bezieht, die für die Bearbeitung des Falls aufgewendet wurde. Das Verknüpfen eines verwandten Dienstes ist erforderlich, um den Datensatz als kostenpflichtig festzulegen.

Nachdem die Änderung vorgenommen wurde, haben Sie die Möglichkeit, ein Zeitprotokoll auch als kostenpflichtig festzulegen.

Sobald der Datensatz als „Geschlossen“ oder „Gelöst“ festgelegt wurde, können Sie eine Rechnung aus dem Datensatz erstellen. Diese Rechnung bezieht die Informationen direkt aus den Zeitprotokollen, die basierend auf der im Datensatz festgelegten Rate als abrechenbar festgelegt sind.

Nach diesem Prozess können Sie Ihre abrechenbare Zeit, die Sie für Aufgaben aufgewendet haben, genau nachverfolgen und Ihren Kunden schnell Rechnungen aus demselben Datensatz stellen.

Zeitprotokolle in Aktion

Die Timelogs-Funktion versteht man am besten mit einem Szenario aus der realen Welt.

Beispielsweise verlangt ein Unternehmen, das Beratungsdienste für Startup-Unternehmen anbietet, sechzig Dollar pro Stunde für die Zeit, die mit einem seiner Spezialisten verbracht wird. Die Kunden melden sich zunächst per E-Mail. Diese Aktion generiert einen Fall im CRM, den ihr Team überprüfen kann.

Die vom Kunden eingesandte E-Mail wird in den Mailroom des CRM weitergeleitet, das dann einen neuen Fall generiert.

Von dort aus beginnt ein Teammitglied mit der Bearbeitung der Beratungsanfrage, was häufig mehrere Besprechungen mit dem Kunden sowie zusätzliche interne Arbeit mit anderen Abteilungen umfasst. In dem Wissen, dass es sich um eine Beratungsanfrage handelte, würde der Benutzer den Datensatz zunächst als abrechenbar festlegen und den zugehörigen Dienst verknüpfen.

Die Meetings und die aufgewendete interne Zeit konnten durch Zeitprotokolle berechnet und in jedem Zeitprotokoll als abrechenbar markiert werden. Nach Abschluss der Beratung können sie eine Rechnung über die geleisteten Arbeitsstunden erstellen und an den Kunden versenden. Selbst wenn mehrere Zeitprotokolle mit dem Fall verknüpft sind, werden sie alle automatisch zur Rechnung hinzugefügt, wenn sie zum ersten Mal erstellt wird.

Nun, dies ist nur eine verallgemeinerte Herangehensweise an den Prozess. Vielleicht senden Sie zuerst ein Angebot oder wickeln die Abrechnung über einen anderen Prozess ab. Sie können das CRM und seine Verwendung nach Bedarf ändern, um es besser an Ihren Geschäftsprozess anzupassen.

Obwohl Timelogs ein kleines Feature ist, ist es ein leistungsstarkes Tool, mit dem die Zeit nachverfolgt werden kann, die für interne und externe Aufgaben aufgewendet wird.