Steigern Sie die CRM-Einführung in KMU: Die Leistungsfähigkeit von Natural Language Query (NLQ)

Geringe CRM-Akzeptanz in Ihrem Unternehmen? NLQ kann helfen! Unser Beitrag untersucht, wie es Daten vereinfacht, das Engagement steigert und datengesteuerte Entscheidungen ermöglicht.

Einleitung

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) könnte sich der Wechsel zu einem Customer Relationship Management (CRM)-System wie der Versuch anfühlen, einen Jet zu fliegen. Diese Systeme verfügen oft über komplexe Schnittstellen, kryptischen Fachjargon und erfordern technisches Fachwissen, was selbst das enthusiastischste Teammitglied überfordern kann. Dies spiegelt sich in den Daten zur Einführung von CRMs wider. HubSpot, der führende Inbound-Marketing-Anbieter, berichtet, dass etwa 50 % der Vertriebsmanager sagen, dass CRMs schwierig zu implementieren seien.

Aber was wäre, wenn Ihr CRM darauf ausgelegt wäre, Ihre Bedürfnisse zu verstehen? Was wäre, wenn es mit Ihnen in einfachem Englisch kommunizieren könnte, genau wie ein menschlicher Assistent, der die von Ihnen gesuchten Informationen findet, ohne dass Sie sich die ganze harte Arbeit leisten müssen?

Dies ist die aufregende neue Grenze von NLQ (Natural Language Querying) im CRM. Mit dieser Technologie können Vertriebsteams Ihrem System Fragen stellen wie: „Wer sind meine Top-Kunden in Kalifornien?“ oder „Welche Produkte werden häufig zusammen gekauft?“ anstatt durch Menüs zu klicken und herauszufinden, wie man Datenbankabfragen schreibt. Sie erhalten sofort klare, aufschlussreiche Antworten.

CRM-Systeme gibt es schon seit langem, aber ihre Einführung – insbesondere in KMUs – musste aufgrund der inhärenten Komplexität dieser Anwendungen verbessert werden. Vielbeschäftigte Teammitglieder davon zu überzeugen, eine weitere verwirrende Geschäftsanwendung zu erlernen oder ihre Arbeitsweise an die Systemanforderungen anzupassen, kann eine große Herausforderung sein – was dazu führt, dass diese Tools trotz Investitionen in Tausender-Dollar-Größe nur unzureichend eingesetzt werden.

NLQ beseitigt die steile Lernkurve – es geht lediglich darum, CRM einfacher zu machen; Es geht darum, den Datenzugriff zu demokratisieren und jedem in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, wertvolle Kundeneinblicke zu gewinnen.

Begleiten Sie uns, wenn wir uns mit NLQ + CRM befassen und herausfinden, wie es für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein kann.

NLQ und CRM verstehen

1. Abfrage natürlicher Sprache (NLQ):

Die Welle der KI, die die Geschäftswelt erfasst, hat uns in einer Flut von Akronymen ertrinken lassen, von denen viele zum Verwechseln ähnlich sind. Lassen Sie uns also etwas Klarheit darüber schaffen, was NLQ ist. Die Technologie ermöglicht es Ihnen, mit Daten in Alltagssprache zu interagieren, anstatt komplexen Code oder Abfragen zu schreiben.

Folgendes bedeutet das für jemanden, der ein CRM verwendet, das NLQ unterstützt:

• Es ist keine Codierung oder strukturierte Syntax erforderlich: Mit NLQ können Sie Fragen zu Daten in einfachem Englisch stellen (derzeit die vorherrschende Sprache). Dadurch werden Erkenntnisse für jeden in Ihrem Unternehmen zugänglich, unabhängig von seinem technischen Fachwissen. Was früher umfangreiche Produktkenntnisse erforderte, kann jetzt in wenigen Minuten erreicht werden, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wo die Daten gespeichert und wie sie organisiert sind. 
• Abfragen verfolgen einen Konversationsansatz:  Ohne NLQ müsste man Datenbanktabellenstrukturen kennen oder zumindest wissen, wo man nach den erforderlichen Daten sucht und wie sie organisiert sind. Mit NLQ können Sie Ihre Fragen jedoch natürlich formulieren. Anstatt also nach den richtigen Spaltennamen in der Kundendatenbank zu suchen und Pivots zu erstellen, könnten Sie fragen: „Wie hoch sind die durchschnittlichen Kundenausgaben im Westen?“ Dies ist ein großer Fortschritt bei der Reduzierung der Komplexität von Datenabfragen, da Benutzer nicht wissen müssen, wie die Daten im CRM organisiert sind. 
• Offenlegung von Datenerkenntnissen: NLQ fungiert als Übersetzer, der die von Ihnen benötigten Informationen abruft und sie auf eine leicht verständliche Weise präsentiert. Benutzer können komplexe Abfragen durchführen, bei denen es bisher äußerst schwierig gewesen wäre, neue Zusammenhänge und Erkenntnisse aufzudecken.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Konzentrieren wir uns nun auf das zweite Akronym. Der Aufbau solider Beziehungen zu Ihren Kunden ist in der Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung. CRMs mögen Vtiger One sind Systeme, die Ihnen dabei helfen, genau das zu erreichen. CRMs sind sichere Speicher für Kundeninformationen, die es Teams ermöglichen, zusammenzuarbeiten und über aktuelle Informationen zu Angeboten, Support-Tickets und Marketingkampagnen über verschiedene Kanäle und Touchpoints hinweg zu verfügen. 

Sie können sich CRMs als ein digitales Schweizer Messer vorstellen, das Ihnen dabei hilft:

• So zentralisieren und organisieren Sie Kundeninformationen: Von Kontaktdaten und Kaufhistorie bis hin zu Präferenzen und Interaktionen speichert CRM alle Ihre Kundendaten sicher an einem Ort. Alle Teams arbeiten aus einer einzigen Informationsquelle und sind immer synchron. 
• Um Kundeninteraktionen besser zu verwalten: CRMs helfen dabei, die Kommunikation einfach zu verfolgen, Termine zu planen und Kundeninteraktionen zu protokollieren, um ein reibungsloses und personalisiertes Erlebnis zu gewährleisten, das die Kundenbindung fördert. 
• Um die Kundenbindung voranzutreiben und zu steigern: CRM-Systeme bieten leistungsstarke Tools zur Automatisierung von Aufgaben wie dem Versenden gezielter Marketingkampagnen und der Verfolgung von Support-Tickets, um einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten und letztendlich stabilere Kundenbeziehungen zu fördern.

Wir haben also jetzt ein gutes Gespür für ein CRM-System und eine NLQ-Technologie. Aber warum scheint NLQ so vielversprechend zu sein, KMUs in die Lage zu versetzen, einen besseren ROI und Mehrwert aus ihren CRM-Investitionen zu ziehen?

Bevor wir verstehen, warum NLQ bahnbrechend sein kann, müssen wir einen Schritt zurücktreten und verstehen, warum KMUs mit der CRM-Einführung Schwierigkeiten haben. 

Häufige Herausforderungen für KMU bei der Einführung von CRM-Systemen

Trotz der vielversprechenden Vorteile dieser Systeme benötigen KMU häufig Hilfe bei der Einführung von CRM-Systemen. Die obige Grafik zeigt die größten Herausforderungen, die Unternehmen bei der Einführung des neuen Systems nennen. Die Chancen stehen gut, dass auch Sie mit einigen davon konfrontiert werden.

Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der hier aufgeführten Top-Produkte:

Erstens gibt es das Problem der Komplexität. Viele CRM-Plattformen sind für größere Unternehmen konzipiert, was sie zu überentwickelt und für KMUs mit begrenzten Ressourcen und technischem Know-how zu einer Herausforderung macht. Das Navigieren durch die Funktionen dieser Systeme erfordert oft eine steile Lernkurve, die den Aufwand von Tausenden von Dollar und Arbeitsstunden für umfangreiche Schulungen und fortlaufenden Support bedeuten kann. KMU-Teams, die nach Tools zur Erleichterung ihres Arbeitslebens suchen, empfinden diesen zusätzlichen Aufwand als frustrierend und nicht wertschöpfend. 

Die Kosten stellen ein weiteres erhebliches Hindernis dar. Für CRM-Lösungen der Enterprise-Klasse fallen in der Regel hohe Lizenzgebühren und Abonnementkosten an. Möglicherweise fallen sogar zusätzliche Implementierungs- und Wartungsgebühren an. Für KMUs, insbesondere solche mit knappen Budgets, können diese Kosten einen erheblichen Mehraufwand darstellen, der sie davon abhält, insgesamt in CRM-Lösungen zu investieren.

Ein weiteres wichtiges Anliegen ist die Datenqualität. CRM ist ein Tool und seine Wirksamkeit hängt von der Genauigkeit und Konsistenz der darin gespeicherten Daten ab. KMUs benötigen häufig Hilfe bei der Aufrechterhaltung der Datenqualität, da Fehler aufgrund manueller Eingaben, unvollständiger Informationen oder fehlender etablierter Data-Governance-Protokolle auftreten. Wir alle haben das Sprichwort „Müll im Müll raus“ gehört. Unzureichende Daten können die Wirksamkeit des CRM als Entscheidungshilfe verringern. 

Schließlich kann die Integration des CRM-Systems in bestehende Geschäftstools und -anwendungen eine gewaltige Herausforderung darstellen – vor allem, wenn das Unternehmen proprietäre Tools verwendet, an die jeder gewöhnt ist. Solche Integrationen erweisen sich oft als komplex und kostspielig. Mangelnde Integration kann möglicherweise zu Datensilos führen und Informationen werden über unterschiedliche Systeme hinweg fragmentiert. 

KMU hatten traditionell mit diesen Herausforderungen zu kämpfen, da sie nicht über die Ressourcen verfügten, die größeren Unternehmen zur Verfügung standen. Diese Unternehmen müssen in der Lage sein, den ROI ihrer Technologieinvestitionen schnell zu erkennen und in der Lage zu sein, die Technologie bereitzustellen und deren Nutzung voranzutreiben, ohne Hunderte von Arbeitsstunden und weiteres Geld für Schulungen und Integrationen in ihre bestehenden Geschäftsanwendungen aufwenden zu müssen. 

Eine Abstraktionsebene, die die Komplexität der Software verbirgt und dem Benutzer die relevanten Informationen liefert, ohne dass er spezielle Befehle oder Abfragen erlernen muss, könnte der Schlüssel zur Lösung dieser Herausforderungen sein. 

Geben Sie NLQ ein…

Warum hat NLQ das Potenzial, für KMUs bahnbrechend zu sein?

Sobald wir NLQ als eine Ebene über der komplexen zugrunde liegenden Technologie betrachten, werden die Vorteile für KMU fast sofort offensichtlich. Wie wir oben gesehen haben, ist die Einführung von CRM eine große Herausforderung für KMU. Während die Geschäftsvorteile für Führungskräfte und Vertriebsmanager offensichtlich sind, sieht die Realität bei der Migration von Tabellenkalkulationen oder einer einfachen Kontaktverwaltungsanwendung zu einem CRM ganz anders aus. 

Wenn wir näher auf die Einwände eingehen, sehen wir in Wirklichkeit, dass die Mitglieder des Vertriebs- und Supportteams ihre Arbeit gut machen wollen – sie wollen nicht herausfinden, wie sie durch weitere Menüs navigieren, auf Schaltflächen klicken, komplexe Filter anwenden oder, Gott sei Dank, Erlernen Sie eine Datenbankabfragesprache, um die benötigten Informationen zu erhalten.  

NLQ hat das Potenzial, diese Herausforderungen erheblich zu bewältigen, insbesondere in den Bereichen Komplexität, Kosten und Benutzerakzeptanz. Hier ist wie:

1. Es führt zu einer verbesserten Datenzugänglichkeit für Teammitglieder: Laut Ventana Research geben nur etwa 40 % der Unternehmen an, dass ihre Teams Daten ohne die Hilfe spezialisierter IT-Ressourcen analysieren können. Durch den Einsatz von NLQ entfällt die Notwendigkeit, dass Teammitglieder über technisches Fachwissen in der Datenanalyse verfügen. Das bedeutet, dass KMUs, die oft nur über begrenzte Ressourcen verfügen, ihre Teams nun in die Lage versetzen können, die Leistungsfähigkeit ihrer Kundendaten in ihrem CRM zu nutzen, ohne auf Spezialisten oder komplexe Schulungen angewiesen zu sein. Sogar die jüngeren Teammitglieder können alle relevanten Informationen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen, ohne sich mit den Einzelheiten darüber vertraut zu machen, wo sich die Daten in der CRM-Datenbank befinden.

2. Es führt zu einer verbesserten Effizienz und gesteigerten Produktivität: Eine Studie der Normal Nielsen Group ergab, dass Supportmitarbeiter, die KI nutzten, 13.8 % mehr Kundenanfragen pro Stunde bearbeiten konnten. Da Benutzer Fragen stellen und schnell Antworten erhalten können, sparen sie wertvolle Zeit und Ressourcen, die besser für andere Kerngeschäftsaktivitäten verwendet werden können. 

3. Es führt zu einem tieferen Kundenverständnis und einem verbesserten Kundenerlebnis: Manager und Analysten, die ihre technischen Fähigkeiten verbessern müssen, um differenzierte Fragen zu ihrem Kundenstamm zu stellen und versteckte Muster und Trends aufzudecken, die mit herkömmlichen Methoden möglicherweise übersehen werden. Der Zugang zu neuen Erkenntnissen ermöglicht es ihnen, datengesteuerte Entscheidungen in Bezug auf Marketing-, Vertriebs- und Kundendienststrategien zu treffen. KMU können nun ausgefeilte Strategien entwickeln, um Interaktionen individuell anzupassen, auf spezifische Bedürfnisse einzugehen und potenzielle Probleme proaktiv anzugehen. 

5. Das Spielfeld ausgleichen: NLQ ermöglicht es KMUs, effektiver mit größeren Unternehmen zu konkurrieren. Sie können aus ihren Kundendaten wertvolle Erkenntnisse gewinnen, ähnlich wie größere Unternehmen mit dedizierten Datenanalyseteams, ohne die damit verbundenen Gemeinkosten.

NLQ in CRM stellt somit eine dar bahnbrechende Chance für KMU. Es befähigt sie dazu die Wissenslücke schließen, Erschließen Sie das wahre Potenzial Ihrer Daten und effektiver konkurrieren auf dem Markt.

Wie funktioniert NLQ in Ihrem CRM?

Im Kontext von CRMs ermöglicht NLQ Benutzern, auf natürliche, gesprächige Weise Fragen zu ihren Kundendaten zu stellen.

Hier ist ein einfacher Überblick über die Funktionsweise:

Schritt 1: Der Benutzer stellt eine Frage: Stellen Sie sich vor, Sie möchten wissen: „Was sind meine fünf umsatzstärksten Kunden in diesem Jahr?“ in Ihrem CRM-System.

Schritt 2: Die NLQ-Engine analysiert die Frage: Die NLQ-Engine analysiert Ihre Frage, identifiziert Schlüsselwörter und versteht die Gesamtabsicht.

Schritt 3: Übersetzung in die CRM-Abfrage: NLQ übersetzt Ihre Frage in eine Sprache, die das CRM-System versteht, und nutzt dabei häufig eine Kombination aus Such-, Filter- und Aggregationsfunktionen.

Schritt 4: Datenabruf und Präsentation: Das CRM-System ruft die relevanten Daten ab und präsentiert sie in einem benutzerfreundlichen Format, beispielsweise einer Liste, einem Diagramm oder einem Dashboard.

Auf sehr hohem Niveau fungiert NLQ als Brücke zwischen Benutzern und ihren CRM-Daten und erleichtert so die Erschließung wertvoller Erkenntnisse.

Wichtige Überlegungen für NLQ-fähiges CRM in KMUs

Auswahl des richtigen Anbieters

Das Eintauchen in die Welt der CRM-Lösungen kann sich wie ein Labyrinth anfühlen, insbesondere wenn man darüber nachdenkt, NLQ-Funktionen hinzuzufügen. KMU wollen das Beste aus ihren Tools herausholen, oder? Daher ist die Auswahl des perfekten Anbieters von entscheidender Bedeutung. 

Aber seien wir ehrlich; Bei so vielen Optionen kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll. Hier kommt der Spaß (und ein wenig Stress) des Evaluierungsprozesses ins Spiel. Sie müssen sich alles ansehen, von den NLQ-Funktionen bis hin zur Benutzerfreundlichkeit des Systems und der Frage, ob es gut mit Ihren anderen Tools zusammenarbeitet. Es geht darum, die perfekte Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen wie angegossen entspricht und Sie auf den CRM-Erfolg vorbereitet.

Hier ist eine kurze Checkliste mit Punkten, die Sie bei der Auswahl Ihres CRM-Lösungsanbieters berücksichtigen sollten:

• Bewerten Sie die NLQ-Fähigkeiten: Nicht alle NLQ-fähigen CRMs bieten den gleichen Grad an Komplexität. KMU sollten die spezifischen Funktionalitäten und den Umfang der Abfragen in natürlicher Sprache bewerten, die das System verarbeiten kann.
• Betrachten Sie die Benutzeroberfläche: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend für die Benutzerakzeptanz, insbesondere für technisch nicht versierte Benutzer. Wählen Sie ein System, das intuitiv und einfach zu navigieren ist.
• Integration mit vorhandenen Tools: Stellen Sie sicher, dass sich das CRM nahtlos in bestehende Geschäftstools wie E-Mail-Marketing-Plattformen oder Buchhaltungssoftware integriert, um Datensilos zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren.

• Skalierbarkeit: Denken Sie über zukünftiges Wachstum nach und wählen Sie eine skalierte Lösung, die Ihren wachsenden Anforderungen gerecht wird.

Benutzer schulen

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihr Team mit NLQ (Natural Language Query) vertraut machen können! Nun, NLQ macht das Abfragen von Daten vielleicht viel einfacher, aber das bedeutet nicht, dass ein wenig Training nicht viel bewirken wird. 

Stellen Sie sich das so vor: Auch wenn NLQ komplizierte Abfragen erleichtert, kann eine grundlegende Schulung Ihren Benutzern dabei helfen, das Beste daraus zu machen. Wir sprechen davon, ihnen die Grundlagen zu zeigen, ihnen zu helfen, zu verstehen, was NLQ leisten kann, und ihnen Tipps zu geben, wie man die richtigen Fragen stellt, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

Außerdem geht es darum, den Geist der Neugier und des Entdeckers zu fördern! Ermutigen Sie Ihr Team, einzutauchen, mit NLQ herumzuspielen und zu sehen, wie wirkungsvoll es sein kann, seine spezifischen Aufgaben und Bedürfnisse zu bewältigen. Denn je mehr sie wissen, desto mehr können sie damit anfangen!

• Investieren Sie in die Grundausbildung: Während NLQ komplexe Abfragen eliminiert, kann die Bereitstellung einer Grundschulung den Benutzern helfen, die Fähigkeiten des Systems zu verstehen.
• Konzentrieren Sie sich auf Best Practices: Schulen Sie Benutzer in Best Practices für die Formulierung klarer und prägnanter Fragen, um die genauesten und aufschlussreichsten Ergebnisse mit der NLQ-Engine zu erhalten.
• Ermutigen Sie zur Erkundung: Fördern Sie eine Kultur der Erkundung, indem Sie Benutzer dazu ermutigen, mit der NLQ-Funktionalität zu experimentieren und ihr Potenzial für ihre spezifischen Bedürfnisse zu entdecken.

Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz

Lassen Sie uns zum Schluss etwas ganz Wichtiges besprechen: die Sicherheit Ihrer Daten! Wenn Sie in die Welt des CRM eintauchen, ist die Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre von entscheidender Bedeutung. Sie sollten genau verstehen, wie die NLQ-Engine funktioniert und wo alle Ihre Daten geteilt und gespeichert werden, damit die Magie Wirklichkeit wird. Wie man so schön sagt: „Der Teufel steckt im Detail.“

• Wählen Sie einen seriösen Anbieter: Wählen Sie einen Anbieter mit einer starken Erfolgsbilanz in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutzpraktiken.
• Datenspeicherung und -zugriff verstehen: Seien Sie transparent darüber, wo Ihre Daten gespeichert sind, wer Zugriff darauf hat und welche Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind.
• Vorschriften einhalten: Stellen Sie sicher, dass die CRM-Lösung relevante Datenschutzbestimmungen wie DSGVO oder CCPA einhält.

Tipps und Best Practices zur Wertmaximierung

So wie Rom nicht an einem Tag erbaut wurde, erzielen KI-Algorithmen keinen unmittelbaren ROI. Diese Modelle sind darauf ausgelegt, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Um letztendlich von den Vorteilen zu profitieren, ist es wichtig, realistische Ziele und Erwartungen zu setzen. Während KI-Algorithmen in bestimmten Bereichen von Anfang an hervorragende Leistungen erbringen, beispielsweise bei der Datenermittlung durch das Aufdecken wertvoller Erkenntnisse, die in Dokumenten verborgen sind, erfordert das Verständnis der von Teammitgliedern benötigten Nuancen und Kontextinformationen Geduld und Zeit für die Feinabstimmung.

Um Enttäuschungen zu vermeiden, beachten Sie die folgenden Punkte: 

• Beginnen Sie mit kleinen Zielen: Identifizieren Sie spezifische Fragen oder Aufgaben, die NLQ zunächst beantworten kann, damit Benutzer die Vorteile erleben und Vertrauen aufbauen können.
• Fokus auf Datenqualität: Stellen Sie die Datengenauigkeit und -konsistenz innerhalb des CRM sicher, um zuverlässige Ergebnisse aus NLQ-Abfragen sicherzustellen.
• Überprüfen und verfeinern Sie regelmäßig: Bewerten Sie regelmäßig, wie Sie NLQ nutzen, und identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial. Verfeinern Sie Ihren Ansatz basierend auf Benutzerfeedback und Datenerkenntnissen.
• Streben Sie nach kontinuierlicher Verbesserung: Bleiben Sie über die sich weiterentwickelnden Möglichkeiten der NLQ-Technologie auf dem Laufenden und entdecken Sie neue Funktionen, die der CRM-Anbieter Ihrer Wahl bietet.

Durch die sorgfältige Berücksichtigung dieser Faktoren und die Implementierung von Best Practices können KMUs die Leistungsfähigkeit von NLQ-fähigem CRM nutzen, um wertvolle Kundeneinblicke zu gewinnen, Abläufe zu rationalisieren und nachhaltiges Geschäftswachstum zu erzielen.

Zusammenfassung

Für KMUs ist der Aufbau starker Kundenbeziehungen von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Der Umgang mit der Komplexität traditioneller CRM-Systeme kann jedoch entmutigend sein, was häufig zu einer geringen Benutzerakzeptanz führt und das volle Potenzial dieser wertvollen Tools beeinträchtigt. Hier erweist sich NLQ als Game-Changer und verändert die Art und Weise, wie KMUs mit Kundendaten interagieren.