Zum Inhalt
Home » Acht Vorteile der Verwendung von Checklisten bei der Arbeit

Acht Vorteile der Verwendung von Checklisten bei der Arbeit

Früher hat meine Mutter ständig Checklisten erstellt – für ihre Einkäufe, monatlichen Ausgaben, Einkäufe und so weiter. Ihre Reise-Checklisten waren legendär. Je nachdem, wohin wir reisten, listete sie alle Gegenstände auf, die eingepackt werden mussten, darunter ein magnetisches Schachspiel, Buntstifte und Comics für uns Kinder. Ihre Checklisten waren jedoch flexibel und für Änderungen nach ihren Launen haftbar.

Andererseits wurden die Checklisten im Krankenhaus meines Vaters akribisch erstellt und gewissenhaft befolgt. Als Chirurg sorgte er dafür, dass Checklisten für verschiedene Eingriffe erstellt wurden – vor, während und nach der Operation.

Eine US-Studie ergab, dass Krankenhäuser, die die Checkliste für chirurgische Sicherheit der Weltgesundheitsorganisation (WHO) verwendeten, die postoperative Sterblichkeit um 22 % reduzierten. 1

Sie können sowohl für Ihre persönlichen als auch für Ihre beruflichen Aufgaben Checklisten erstellen. Wussten Sie, dass eine Checkliste eine der ältesten und billigsten (wenn Ihnen das Wort nichts ausmacht) und die einfachste Managementtechnik ist? Obwohl Benjamin Franklin als Vater der modernen Checkliste gilt, bin ich sicher, dass Checklisten schon seit Jahrhunderten verwendet werden.

In diesem Blog werde ich erörtern, wie Checklisten Ihnen helfen können, Ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern, aber zuerst…

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste ist eine Arbeitshilfe, die Aufgaben oder Tätigkeiten auflistet, die innerhalb einer bestimmten Dauer erledigt werden müssen. Erweiterte Checklisten enthalten auch verschiedene Anforderungen – wie Tools, Abhängigkeiten und Verhaltensweisen, die von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre Aufgaben erledigen.

Wie helfen Checklisten?

Wir alle sorgen uns bei der Arbeit um „bewegliche Torpfosten“. Manchmal wird aus einem Hundert-Meter-Lauf ein Marathon.

Wir werden auch durch die Tatsache behindert, dass das menschliche Gedächtnis begrenzt ist. Darüber hinaus neigen viele von uns dazu, Aufgaben aufzuschieben, zu vernachlässigen oder auszulassen. Checklisten unterstützen Sie beim Projektmanagement – ​​egal wie klein ein Projekt ist. Es kann so einfach sein wie das Schreiben eines Blogs oder so komplex wie die Implementierung einer Softwarelösung.

Checklisten helfen Ihnen bei:

  • Die Kontrolle über Ihre Aufgaben haben.
  • Identifizieren und Priorisieren von Schritten, die Teil des Prozesses sein müssen.
  • Brechen Sie Ihre Aufgaben in ihre kleinsten Elemente auf, weisen Sie Personen und Termine zu.
  • Stellen Sie sicher, dass wichtige Aufgaben nicht übersprungen werden.
  • Konzentration auf die anstehenden Aufgaben.
  • Sicherstellen, dass Aufgaben in der erkannten Reihenfolge erledigt werden.
  • Konsequente Leistung, um Ihre Aufgaben zu erledigen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Wie erstellt man eine Checkliste?

Nun, da Sie wissen, wie Checklisten Ihnen helfen, was muss Ihrer Meinung nach ein Teil der Checkliste sein? Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine Checkliste für ein Verfahren erstellen:

  • Definieren Sie, warum eine Checkliste erstellt werden muss.
  • Identifizieren Sie alle Aufgaben und Unteraufgaben, die erledigt werden müssen.
  • Legen Sie fest, wie, wann und wer die Checkliste verwendet.
  • Identifizieren Sie die Personen, die für jede Aufgabe verantwortlich sind.
  • Geben Sie Abhängigkeiten für Aufgaben an.

Vorteile der Verwendung einer Checkliste

Checklisten bieten sowohl der Organisation als auch dem Einzelnen zahlreiche Vorteile – insbesondere für das psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter. Lassen Sie uns sehen, wie.

Vorteile für die Organisation

Bessere Verteilung von Zeit und Aufwand

Genaue Checklisten helfen Ihnen, alle für einen Prozess erforderlichen Schritte zu identifizieren. Sie können wichtige Aufgaben identifizieren und priorisieren. Sie werden in der Lage sein, Ihre Aufmerksamkeit, Zeit und Mühe darauf zu verwenden, diese vor anderen zu erledigen.

Reduzierung von Fehlern

Eine Checkliste hilft Ihnen, alle Aufgaben und Aktivitäten für einen Prozess oder ein Projekt für ein bestimmtes Datum oder eine festgelegte Dauer aufzulisten. Da alle Aufgaben aufgelistet sind, wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduziert und es gibt nur sehr wenig Spielraum für Mitarbeiter, eine Aufgabe zu übersehen.

Effizienzsteigerung

Mit Checklisten fühlen sich die Mitarbeiter wohl, an einem Prozess als Ganzes zu arbeiten. Fehler werden reduziert. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erledigung einer Aufgabe wird ebenfalls reduziert. Diese führen zu einer Effizienzsteigerung. Manchmal helfen Ihnen Checklisten auch, redundante oder sich wiederholende Schritte zu identifizieren, die Ihnen helfen, entweder redundante Schritte zu eliminieren oder einen Prozess zu verbessern.

Identifizierung sich wiederholender Aufgaben

Checklisten erleichtern es Ihnen, sich wiederholende oder zeitaufwändige Aufgaben zu identifizieren. Für diejenigen unter Ihnen mit digitalisierten Prozessen oder wenn Sie Software verwenden, ist dies der erste Schritt zur Automatisierung dieser Aufgaben. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie durch die Automatisierung sparen.

Steigerung der Produktivität

Lies das oben nochmal. Glauben Sie nicht, dass sie alle zu einer Steigerung der Produktivität führen? Schließlich schaffen Sie mehr in kürzerer Zeit.

Vorteile für den Mitarbeiter

Im Vergleich zu anderen Managementtechniken oder -tools ist eine Checkliste zwar ein einfaches Managementtool, aber Ihre Mitarbeiter profitieren in vielerlei Hinsicht davon.

Erhöht die Motivation


Checklisten helfen, kleine Ziele zu erreichen. Mit jeder erledigten Aufgabe verspüren die Mitarbeiter ein Erfolgserlebnis. Wenn sie bei der Arbeit zufrieden sind, sind sie motiviert, in sich selbst und in die Organisation zu investieren.

Erhöht die Kreativität

Unser Gehirn ist darauf programmiert, die Aufgaben, die unsere Aufmerksamkeit erfordern, zu überdenken und zu überdenken, wodurch eine Stresssituation entsteht. Da Checklisten alle zu erledigenden Aufgaben aufführen, fühlen sich die Mitarbeiter frei und weniger gestresst. Es hilft ihnen, bei der Arbeit kreativ zu sein. Sie werden auf neue Ideen kommen, die tatsächlich helfen können, die verwendeten Prozesse zu verbessern.

Schafft Führungsqualitäten

Die regelmäßige Erledigung von Aufgaben führt bei Ihren Mitarbeitern zu Erfolgserlebnissen. Es baut Selbstvertrauen auf und hilft ihnen bei der Suche nach herausfordernden Aufgaben. Checklisten helfen, Führungsqualitäten bei Ihren Mitarbeitern zu entwickeln.

Arten von Checklisten

Jetzt fragen Sie sich sicherlich, ob es verschiedene Arten von Checklisten gibt! Viele haben versucht, sie zu kategorisieren, aber es hängt alles davon ab Art des Prozesses oder der Aktivität für die Sie eine Checkliste erstellen möchten. Es kann eine Projekt-Checkliste, eine Sicherheits-Checkliste, eine Qualitäts-Checkliste usw. sein. Sie können für Teams oder Einzelpersonen erstellt werden und sie können für jede Art von Beruf erstellt werden.

Es kann eine einfache Checkliste sein, in der Sie die zehn Dinge auflisten, die Sie tun müssen, und Sie sie abhaken, wenn Sie sie erledigen. Oder es kann eine Checkliste für komplizierte Prozesse mit erwähnten Terminen und Abhängigkeiten sein.

Es gibt eine Vielzahl von Checklisten, die Sie erstellen können. Ich bin sicher, Sie haben eine oder zwei eigene Checklisten erstellt. Ich verwende ein EXCEL-Blatt, um einfache Checklisten zu erstellen, die mir helfen, meine Aufgaben täglich zu priorisieren und zu erledigen. Ausstehende Aufgaben werden auf den nächsten Tag verschoben. Sie helfen mir dabei, wichtige Aufgaben zu identifizieren, die meine Aufmerksamkeit erfordern, und andere an das Ende der Liste zu drängen.

Einige meiner Checklisten enthalten auch Aufgaben, die über eine Woche verteilt sind, da das Fertigstellungsdatum nicht unmittelbar ist.

Leg los und erstelle zu Beginn deines Arbeitstages eine Checkliste. Überzeugen Sie sich selbst – wie Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen.

--------------------------

Ref: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935