Teil 1 unserer Serie am GDPR und CRM (Was ist GDPR und wie wirkt es sich auf CRM aus?)) erläuterte die Grundlagen der DSGVO - von der Begründung des Gesetzes bis zur Schaffung eines neuen Paradigmas für den rechtmäßigen Umgang mit den Daten der europäischen Bürger. In diesem Beitrag finden Sie eine Einführung in die DSGVO und ihre Mandate. In diesem Teil werden wir erläutern, wie die Änderungen bei Vtiger Ihnen helfen, das Gesetz wie bei keiner anderen CRM-Lösung einzuhalten.
Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Einwilligungen
Einer der schwierigsten Teile des neuen Gesetzes ist die Einholung einer verifizierten Einwilligung für jede Verwendung der Daten einer Person. Dies ist aus vier Gründen besonders herausfordernd:
Die Zustimmung zu verwalten kann sehr zeitaufwändig sein
Sie werden mit unzähligen Kontakten zu tun haben, die sich jeweils in einer anderen Phase ihrer Beziehung zu Ihnen befinden, und daher die Einwilligung für einen anderen Zweck erteilen müssen. Sie können einen neuen Lead um Einwilligung bitten, ihre Informationen mit Ihrem Partner zu teilen, und einen neuen Kunden um die Einwilligung, seine Kreditkartennummer zu speichern. Jedes Mal müssen Sie um Zustimmung bitten, auf ihre Antwort warten, die Antwort protokollieren und dann Maßnahmen ergreifen. Jedes dieser Projekte nimmt Zeit in Anspruch und kann bei vielen Leads und Kunden pro Monat skaliert werden. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen führen.
Sobald die Einwilligung erteilt wurde, muss sie leicht widerrufen werden können
Nach der DSGVO müssen Sie es jemandem so leicht machen, die Einwilligung zu widerrufen, wie es für sie ist, sie zu erteilen. Dies erhöht die Zeit, die zum Verwalten der Zustimmungen benötigt wird.
Sie dürfen keine Zustimmung durch die Risse lassen
Wenn Sie zu lange auf eine Einwilligung warten, kann die Verwendung der Einwilligung überhaupt nicht mehr genutzt werden. Dies gilt insbesondere für den Austausch von Lead-Daten mit Partnern, die bei heißem Bügeleisen zuschlagen müssen. Darüber hinaus ist es gesetzlich unerlässlich, dass Sie die Auswahl eines Kontakts nicht durch die Ritzen gehen lassen. Wenn ein Kontakt Ihr Einverständnis widerruft, wenn Sie dessen Daten verwenden, Sie jedoch versehentlich mit einem Partner teilen, nachdem Sie dies bemerkt haben, weil Sie es nicht bemerkt haben, verstoßen Sie gegen die DSDPR.
Die Zustimmung muss schwer zu fälschen sein
Der Grund, die Zustimmung eines Kontakts überhaupt zu protokollieren, besteht darin, Sie zu schützen, wenn sie behaupten, sie hätten sie niemals zur Verfügung gestellt. Dies ist wesentlich weniger wahrscheinlich, wenn Sie die Zustimmung auf eine Art und Weise erhalten, die schwer zu ignorieren ist. Sie können dies tun, indem Sie nach einer ID-Form fragen oder von einer verifizierten E-Mail-Adresse oder einem Portal aus nachfragen, auf die nur sie Zugriff haben. Eine weitaus weniger nützliche Einwilligung wird über eine öffentlich zugängliche Ressource, beispielsweise ein Formular auf Ihrer Website, erlangt, da jeder es einreichen kann, der behauptet, jemand anderes zu sein.
Abgesehen von allen anderen rechtlichen Verpflichtungen, die Sie einhalten müssen, scheint die GDPR so viel Mikromanagement zu benötigen, dass Sie keine Zeit haben, etwas anderes zu tun.
Die Einwilligung zu verwalten muss nicht so schwer sein
Vor diesem Hintergrund freuen wir uns, Ihnen die neuen Tools zur Einhaltung der DSGVO und zum Datenschutz von Vtiger vorstellen zu können, die am oder vor dem 9. Mai veröffentlicht werden. Sie sind der müheloseste Weg, um viele der Bestimmungen der DSGVO in großem Maßstab einzuhalten. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten und ermöglicht Ihren Kunden, Ihre Richtlinien und Anforderungen zu sehen, die für sie relevant sind, eine sichere Einwilligung zu erteilen und andere von der DSGVO gewährte Rechte auszuüben. Gleichzeitig können Sie ihre Einwilligungen leicht einsehen und darauf reagieren.
Die neuen Tools bestehen aus drei großen Änderungen, die zusammen die größte Revision der Privatsphäre und Sicherheit in der Geschichte von Vtiger darstellen. Sie sind:
- Eine neue Seite für Kontakteinstellungen
- Ein neues verschlüsseltes Datenfeld
- Neue E-Commerce-konforme E-Mail-Kampagnen
Und hier ist das Kronjuwel dieser DSGVO-Änderungen:
Vorstellung der neuen Kontakteinstellungsseite von Vtiger
Auf der Seite "Zustimmungen" führen Ihre Leads und Kontakte alle folgenden Aufgaben aus:
- Verwalten Sie ihre E-Mail-Listenabonnements
- Erfahren Sie mehr über Ihre Datennutzung und andere Richtlinien
- Kontrollgenehmigung für die von Ihnen gespeicherten Daten
- Kontrollgenehmigung zur Nachverfolgung
- Kontrollgenehmigung für andere Berechtigungen, nach denen Sie fragen möchten
- Bitten Sie um Verwendung der Daten
- Bitten Sie um Löschung ihrer personenbezogenen Daten
Die Seite ist vollständig anpassbar - von denen, die sie sehen können, über das, was sie sehen und bearbeiten, bis hin zu der Art und Weise, wie sie über neue Zustimmungen informiert werden, die von ihnen verlangt werden. Die Einstellungen, die Leads und Kontakte auf dieser Seite angeben, werden von Vtiger nach Möglichkeit automatisch bearbeitet (mehr dazu in einer Sekunde) oder sind in Kontaktdatensätzen verfügbar, die Sie in Listenfiltern, Berichten und der Workflow-Automatisierung verwenden können, um die Anzahl Ihrer Mitarbeiter zu minimieren müssen neue Aufgaben übernehmen.
Wie werden meine Leads und Kontakte über die Seite mit den Einstellungen informiert und darauf zugegriffen?
Wenn Sie die Seite aktiviert haben und festlegen, wer darauf zugreifen kann, erhalten die Benutzer, denen die Berechtigung zur Nutzung der Seite erteilt wurde, automatisch eine E-Mail, die sie darüber informiert. Das macht sie mühelos zu fragen.
Sie können den zukünftigen Zugriff auf diese Seite erleichtern, indem Sie der Fußzeile der von Ihren Vtiger-Benutzern gesendeten E-Mails einen Link zu ihrer Voreinstellungsseite hinzufügen. Diese Fußzeile kann angepasst werden.
Darüber hinaus verweist der Link "Abbestellen" in E-Mail-Kampagnen, die von Vtiger gesendet werden, jetzt auf die Seite mit den Einstellungen des Empfängers. Wenn ein Empfänger keinen Zugriff auf die Einstellungsseite hat, werden ihm nur die E-Mail-Einstellungsoptionen oben auf der Seite angezeigt.
Welche Zustimmungen kann ich für meine Leads und Kontakte einholen?
Zusätzlich zu einer anpassbaren schriftlichen Anweisung können Sie 5-Typen von Zustimmungen hinzufügen, die Sie ihrer Seite hinzufügen können.
Datenspeicherung und -nutzung
Wenn Sie vertrauliche Daten wie die nationale ID-Nummer oder die Kreditkartennummer eines Kontakts speichern, können Sie den Kontakten die Kontrolle über dieses Feld geben, indem Sie über deren Einwilligungsseite die Erlaubnis anfordern. Wenn der Kontakt die Erlaubnis erteilt - großartig! Wenn sie die Berechtigung widerrufen, wird das CRM-Feld automatisch gelöscht und gesperrt, um Ihre Compliance sicherzustellen.
Engagement-Tracking
Wenn Sie eine E-Mail oder ein Dokument an einen Kontakt von Vtiger senden, werden deren Interaktionen verfolgt, sodass Ihre Vertriebs-, Marketing- und Supportteams mehr über die Interessen der Kontakte erfahren und die zukünftige Kommunikation darauf abstimmen können. Auf Wunsch können Sie Ihre Kontakte steuern, ob Sie sie über die Verfolgung von Engagements verfolgen oder nicht.
Zollzustimmungen
Wenn Sie beispielsweise Kontaktdaten mit einem Dritten teilen oder zur automatisierten Entscheidungsfindung verwenden, können Sie ein benutzerdefiniertes Einwilligungsfeld hinzufügen, um die Berechtigung für diese Verwendung zu erhalten. Wenn ein Kontakt die Einwilligung erteilt oder widerruft, wird die Entscheidung in ihrem Kontaktdatensatz angezeigt und Sie können ihre Antwort verwenden, um gefilterte Listen, erstellte Berichte oder sogar Workflow-Automatisierungen zu erstellen.
Stoppen Sie die Verarbeitung
GDPR erfordert, dass Sie Kontakten die Möglichkeit geben, die Verarbeitung vollständig zu deaktivieren. Sie können die Schlüssel für den Datensatz eines Kontakts an ihn übergeben, indem Sie der Einstellungsseite eine Schaltfläche "Verarbeitung beenden" hinzufügen. Wenn sie darauf klicken, sperrt Vtiger automatisch ihren CRM-Datensatz, sodass Benutzer Feldwerte nicht bearbeiten können, und wählt sie aus E-Mail-Kampagnen aus - kein manueller Eingriff erforderlich.
Löschen
Sie können sich von Kontakten auffordern lassen, ihre personenbezogenen Daten zu löschen, indem Sie der Einstellungsseite eine Schaltfläche "Meine Daten löschen" hinzufügen. Wenn sie darauf klicken, wird ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung "Löschung angefordert" in ihrem Datensatz aktiviert. Um darauf zu reagieren, können Sie entweder nach diesen Kontakten filtern und ihre gesamten Datensätze löschen. Für einige ist dies jedoch ein zu umfassender Ansatz. Um die Datensätze nicht identifizierbar zu machen, können Sie die neue Option "Persönliche Daten löschen" im Menü "Mehr" des Datensatzes verwenden, um die Vtiger-Felder zu löschen, die Sie als persönlich identifizierend markiert haben.
Wie nutze ich ihre Zustimmung?
Wenn Einwilligungen nicht leicht zu handhaben sind, werden sie kostenintensiver als hilfreich. Dies ist, wo Vtiger wirklich glänzt.
Zusätzlich zu den oben genannten Datenspeicherung und -nutzung, dem Verfolgen von Engagements und dem Stoppen der Verarbeitung von Löschvorgängen werden alle Zustimmungsantworten in einem neuen Block "Consents" in ihrem CRM-Datensatz gespeichert, damit Ihre Benutzer sehen können, wenn sie mit Leads und Kontakten interagieren .
Mit diesen Einwilligungen können Sie Listen oder Berichte erstellen. Darüber hinaus können sie als Bedingungen in automatisierten Workflows verwendet werden. Wenn beispielsweise ein Kontakt der Kontaktaufnahme durch einen Partner zustimmt, kann Vtiger seine Informationen ohne Ihr Eingreifen automatisch und sofort per E-Mail an einen Partner senden.
Wenn mein Kontakt eine E-Mail mit dem Link zu den Einstellungen an eine andere Person weiterleitet, kann diese Person dann ihre Einstellungen ändern?
Änderungen an der Seite mit den Einstellungen eines Kontakts erfordern eine Bestätigung per E-Mail - und das macht sie überprüfbar. Wenn eine Änderung der Einstellungen vorgenommen wird, erhält der Kontakt eine Folge-E-Mail, in der er aufgefordert wird, auf einen Link zu klicken, um diese Änderungen zu bestätigen. Selbst Änderungen an den E-Mail-Einstellungen müssen jetzt bestätigt werden, damit Ihre Kontakte Ihre E-Mails sicher weiterleiten können, ohne befürchten zu müssen, dass jemand ihre Einstellungen ändern kann.
Wie richte ich die Zustimmungsseite ein?
Die neuen Einstellungen für die Lead- und Kontakteinstellungen werden auf der Seite Zustimmungen im Bereich CRM-Einstellungen konfiguriert. Von hier aus können Sie Folgendes konfigurieren:
- Wer erhält Benachrichtigungen für den Zugriff und Änderungen an der Seite "Einstellungen" (Beispiel: Nur Kontakte mit Region = "EU" benachrichtigen)
- Die E-Mail-Fußzeile, die in den Benutzer-E-Mails mit der Einstellungsseite des Kontakts verlinkt ist
- Welche Zustimmungen auf der Einstellungsseite eines Kontakts auf der Grundlage von Informationen in seinem Profil angezeigt werden (z. B .: Nur CC # für Kontakte mit Verkaufsphase = "ready to buy").
- Standardeinstellung jeder Einwilligung
Die Seite mit den Einwilligungen hilft Ihnen bei der Einhaltung der DS-DPR mit einer für Ihre Kunden großartigen Erfahrung, die für Sie mühelos ist.
Verschlüsselte Datenfelder
Wenn Sie sensible Daten wie eine Kreditkartennummer oder eine nationale ID-Nummer speichern, haben Sie jetzt die Möglichkeit, das Feld in Vtiger als sensibel zu kennzeichnen.
Damit werden drei Ziele erreicht:
- Es verschlüsselt das Feld in den Datenbanken von Vtiger. Sobald Sie fertig sind, kann niemand ohne Ihre Erlaubnis die Daten sehen. Keine Hacker (uns sind bislang keine Verstöße bekannt!), Nicht wir und nicht Ihre anderen Benutzer.
- Es verschleiert den Feldwert, der Ihren Benutzern angezeigt wird. Sie können beispielsweise alle bis auf die letzten 4-Ziffern einer Kreditkartennummer ausblenden. Dies bedeutet zum Beispiel, dass Ihre Supportmitarbeiter die Identität eines Kontakts immer noch überprüfen können, jedoch nicht den vollen Wert erkennen können, wodurch das Risiko einer Gefährdung des Kontakts verringert wird.
- Sie können bestimmten Benutzern die Berechtigung erteilen, den gesamten Feldwert anzuzeigen. Beispielsweise könnten autorisierte Mitglieder des Abrechnungsteams mit nur einem Klick eine vollständige Kreditkartennummer anzeigen. Diese Aktion wird protokolliert und kann über ein neues verschlüsseltes Feldzugriffsprotokoll im Einstellungsbereich durchsucht werden.
Für verschlüsselte Felder gelten einige Einschränkungen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sie aktivieren:
- Listenansichten, Berichte und exportierte Daten können nur verschlüsselte Werte anzeigen
- Die globale Suche durchsucht nur exponierte Zeichen
- Einmal für ein Feld aktiviert, kann die Verschlüsselung nicht deaktiviert werden
Das ist jetzt alles für verschlüsselte Felder.
GDPR-konforme E-Mail-Kampagnen
Last but not least sind auch die neuen DS-PR-konformen E-Mail-Kampagnen von Vtiger.
Für die DSGVO ist es jetzt erforderlich, dass Sie jetzt eine eindeutige Berechtigung zum Senden von Marketing-E-Mails erhalten. Dies bedeutet im Grunde, dass Sie ein Double-Opt-In erhalten (in Teil 1 dieses Blogs beschrieben).
Mit Vtiger ist die doppelte Wahl von Leitungen und Kontakten einfach. Wenn Sie ein Webformular mit aktiviertem Kontrollkästchen "Marketing-E-Mail senden" gesendet haben, erhalten Sie eine doppelte Opt-In-E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, zu bestätigen, dass Sie Ihre Marketing-E-Mail durch Klicken auf einen Link erhalten möchten. Wenn sie nicht über ein Webformular eingegangen sind, können Sie diese E-Mail manuell aus ihrem CRM-Datensatz an einen Lead oder Kontakt senden oder eine vollständige Liste aus dem Modul Marketing Lists (sofern sie nicht abgemeldet wurden).
Wenn Sie wissen, dass sich jemand nicht in der Europäischen Union befindet, oder eine andere akzeptable Form der Erlaubnis erhalten haben, diese per E-Mail zu versenden, können Sie die Notwendigkeit eines doppelten Opt-Ins umgehen, indem Sie den Kontakt in sich selbst auswählen. Um zu verstehen, wie das geht, erfahren Sie, wie der Rest der neuen E-Mail-Opt-Ins funktioniert.
Die neuen E-Mail-Anmeldestatus
Anstelle unseres alten Kontrollkästchens "Opt Out" haben Leads und Kontakte jetzt jeweils ein "Email Opt-In Status" -Feld, das das alte Kontrollkästchen "Opt Out" ersetzt. Darin gibt es 6-Werte.
- Andere
- Einzelanmeldung (Benutzer)
- Einzelanmeldung (Webformular)
- Double-Opt-in
- Ablehnung (Benutzer)
- Opt-out (Kontakt)
Diese Werte können auf verschiedene Arten eingestellt werden. Wenn ein Kontakt in einer Double-Opt-In-E-Mail, die er erhalten hat, auf einen Link klickt, legt Vtiger den Wert für "Double Opt-In" fest. Wenn ein Kontakt Ihr Webformular mit aktiviertem Kontrollkästchen "Ich möchte E-Mail-Marketing erhalten" sendet, legt Vtiger den Wert "Single Opt-In (Webformular)" fest. Single Opt-In (Benutzer) wird nur von Ihren Benutzern festgelegt - und kann beim Erstellen eines Kontakts einzeln oder während eines Uploads durchgeführt werden. Andernfalls beginnen alle neuen Kontakte mit dem Status "Keine".
Diese Status sind wichtig, da Sie Vtiger mitteilen können, welche Opt-Ins für das Versenden einer Kontakt-E-Mail aus dem E-Mail-Kampagnen-System als akzeptabel erachtet werden. Ihre Optionen sind:
- Nur Double-Opt-In
- Double Opt-In und Single Opt-In (Benutzer)
- Double Opt-In, Single-Opt-In (Benutzer) und Single-Opt-In (Webformular)
Welche Einstellung Sie wählen sollten, hängt von vielen Faktoren ab. Wir empfehlen Double Opt-In immer nur aus rechtlichen Gründen als die sicherste Wahl, denn es ist immer schwer zu erkennen, ob es sich bei einem Kontakt um einen EU-Bürger handelt.
Wie können sich Kontakte von meinen Kampagnen abmelden?
Ihre Kontakte können Ihre E-Mail-Kampagnen auf zwei Arten deaktivieren. Wenn Sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Ablehnung Ihrer Kampagnen zu fordern, können Sie ihren Opt-In-Status in "Abmelden (Benutzer)" ändern. Sie können diesen Status rückgängig machen, falls er erneut angemeldet werden möchte. Wenn der Kontakt jedoch die Seite mit den Voreinstellungen besucht und abmeldet, ist seine Ablehnung irreversibel, es sei denn, er sendet erneut ein Webformular ein, um sich erneut anmelden zu können.
Welche Auswirkungen haben Ausnahmen?
Um sicherzustellen, dass die Präferenzen von Kontakten für das Empfangen von kommerziellen E-Mails nicht beachtet werden, verhindern Opt-Outs, dass alle neuen E-Mails an den Kontakt übermittelt werden. Dazu gehören E-Mail-Kampagnen, Autoresponder, Workflow-E-Mails und Ad-hoc-E-Mails.
Um zu verhindern, dass Opt-Outs bestehende Beziehungen oder Konversationen, die von Ihren Kontakten initiiert werden, aufhalten, kann auf beide immer auch über ein Kontakt-Opt-Out geantwortet werden.
Etwas zusammenfassen
Die Einhaltung der DS-GVO ist ein kompliziertes Thema, bei dem Sie den europäischen Bürgern, deren Daten Sie verwenden, bestimmte neue Rechte einräumen müssen. Es kann schwierig sein, diese Rechte auf eine Weise bereitzustellen, die Ihr Geschäft nicht stört.
Mit den neuen DSDPR- und Datenschutz-Management-Tools von Vtiger können Sie sich leicht an die DSDPR halten, indem Sie Ihren Kontakten einen Ort geben, an dem sie ihre Einwilligung verwalten oder ihre DSDPR-Rechte ausüben können. Dies dauert nicht mehr als die Einrichtung der Seite.
Wenn wir Ihr Interesse haben, bleiben Sie für unseren nächsten Blogbeitrag auf dem Laufenden. Dort erfahren Sie, wie Sie unsere neuen GDPR- und Datenschutz-Tools sowie E-Mail-Kampagnen konfigurieren, um Ihnen zu helfen, schnell Einwilligung zu erhalten und die Compliance einzuhalten.
