Der Kontakt zu Kontakten war schon immer ein kritischer Aspekt von Vertrieb, Marketing und Kundenbindung. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es möglicherweise immer schwieriger, mit den E-Mail-Nachverfolgungen Schritt zu halten. Es kann auch schwierig sein zu verfolgen, welche E-Mails gesendet wurden und an welchen Tagen weitere E-Mails ausgehen müssen. Diesen Prozess automatisieren kann helfen, Stunden Zeit zu sparen und wird am besten über E-Mail-Sequenzen durchgeführt.
Was sind E-Mail-Sequenzen?
Kurz gesagt, es handelt sich um eine Reihe von E-Mails, die erstellt werden, um automatisch an einen Kontakt oder eine Gruppe von Kontakten gesendet zu werden. Diese E-Mails sind normalerweise entweder zeitbasiert oder basieren auf einem Auslöser. Im Fall von Vtiger können unsere E-Mail-Sequenzen in Phasen eingerichtet werden, in denen nach dem Senden der ersten E-Mail die E-Mails in späteren Phasen davon abhängen, ob die vorherige E-Mail geöffnet wurde und ein Zeitraum nach diesem Auslöser ausgewählt wurde.
Es gibt spezielle Situationen für diese Sequenzen, Einige Profis haben lange Listen von Sequenzen, die verwendet werden können. Im Fall von Vtiger möchten wir dem Verkaufsteam helfen, Zeit zu sparen und einen konsistenten Ton bei der E-Mail-Reichweite beizubehalten. Es ist kein Geheimnis, dass es schwierig sein kann, eine konstante Reichweite mit einem Lead aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn Sie Dutzende oder Hunderte von Leads haben, die Sie wöchentlich erreichen. Es gibt vier Hauptprobleme, bei denen E-Mail-Sequenzen in Vtiger hilfreich sein können:
- Der Kontext kann im Laufe der Zeit verloren gehen, sodass beim Durchsuchen früherer E-Mail-Konversationen viel Zeit verloren geht. Dies wird deutlicher, wenn weitere Folgemaßnahmen für einen Lead erforderlich sind. Dies kann mit E-Mail-Sequenzen behoben werden, da die E-Mails bereits geschrieben sind und in einer Sequenz gesendet werden können.
- Follow-ups können oft vergessen werden. Dies ist ein sehr häufiges Problem für jeden im Verkauf. Bei der großen Anzahl von Gesprächen pro Tag kann es leicht sein, eine E-Mail zu übersehen, die hätte gesendet werden sollen. E-Mail-Sequenzen automatisieren diesen Prozess, sodass Folgemaßnahmen nicht vergessen werden.
- Die Qualität der Nachsorgeuntersuchungen kann im Laufe der Zeit abnehmen. Zeit und Mühe werden oft für aktivere Leads aufgewendet, wenn andere anfangs nicht reagieren. Dies kann sich nachteilig auswirken und langfristig zu Umsatzverlusten führen. Wie in der ersten Ausgabe erwähnt, können die E-Mails mit Sequenzen im Voraus geschrieben werden, um sicherzustellen, dass Inhalt und Qualität jeder E-Mail perfekt sind.
- Ich finde das vierte Problem offensichtlicher, aber es ist erwähnenswert. Jeden Tag wird viel Zeit damit verbracht, einfach den Überblick zu behalten und Folge-E-Mails an Leads zu senden. Mit Sequenzen wird dieser Prozess automatisiert und es bleibt Zeit, sich auf dringlichere Angelegenheiten zu konzentrieren.
Bevor ich näher darauf eingehe, wie dieser Prozess in Vtiger verwendet werden kann, möchte ich zunächst einige Beispiele für Sequenzen nennen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können. Ich möchte mich auf drei konzentrieren, die ich am nützlichsten finde:
1. Die Lead-Nurturing-Sequenz
Diese Sequenz ist aus dem Namen leicht selbsterklärend. Der Kontakt zu Leads, egal ob heiß oder kalt, ist für den Verkaufsprozess von entscheidender Bedeutung. Es ist oft nützlich, eine Sequenz für jede Branche zu erstellen, mit der der Kunde Geschäfte macht. Dies kann bedeuten, dass individuelle Sequenzen für Leads in den Bereichen Immobilien, Gesundheitswesen, Regierung usw. erstellt werden.
Durch die Automatisierung der Kontaktaufnahme können Sie und Ihr Produkt stets den Überblick über den Kunden behalten. Bei vielen E-Mails, insbesondere bei E-Mails aus E-Mail-Kampagnen oder Sequenzen. Mit E-Mail-Sequenzen können Sie weitere Folge-E-Mails automatisch senden, je nachdem, ob vorherige E-Mails geöffnet wurden. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Lead eine E-Mail öffnet, da mehr gesendet werden.
2. Die Onboarding-Sequenz
Ich weiß, dass dieser für uns hier bei Vtiger besonders nützlich ist. Wir möchten sicherstellen, dass Kunden die von uns angebotene Software in vollem Umfang und so effizient wie möglich nutzen. E-Mails, mit denen Kunden online auf unsere Support-Ressourcen und Kontaktinformationen verwiesen werden, können uns dabei helfen, eine Verbindung herzustellen, ihre Geschäftsanforderungen besser zu verstehen und sie durch alle Anpassungsanforderungen zu führen, die sie haben.
3. Die Wiederholungssequenz des Kunden
Warum ist es wichtig, Stammkunden zu erreichen? Smallbiztrends.com hat einige Statistiken geteilt, die einen Einblick in die Angelegenheit geben, aber ich habe das wichtigste festgestellt: „Die Wahrscheinlichkeit, an einen bestehenden Kunden zu verkaufen, liegt bei 60 bis 70 Prozent. Die Wahrscheinlichkeit, an einen neuen Interessenten zu verkaufen, liegt bei 5 bis 20 Prozent. “
Diese Statistik zeigt, wie wichtig es ist, in Kontakt zu bleiben und Stammkunden zu halten. Diese E-Mails können so einfach sein, dass eine neue Produktversion oder ein angebotener Rabatt erwähnt wird. Dies kann erheblich zur Umsatzsteigerung beitragen und Ihnen zeigen, dass Sie sich genauso für bestehende Kunden interessieren wie für potenzielle Kunden.
So erstellen Sie Sequenzen in Vtiger
E-Mail-Sequenzen unterscheiden sich von E-Mail-Kampagnen darin, dass sie einen individuelleren automatisierten Prozess für E-Mails bieten, die an Kontakte gesendet werden. Dies haben wir bei der Strukturierung der E-Mail-Sequenzen für Vtiger berücksichtigt.
Es gibt zwei Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, bevor Sie Ihre erste E-Mail-Sequenz in Ihrem Vtiger CRM erstellen.
- Richten Sie Ihren Posteingang mit Ihrer arbeitsbezogenen E-Mail-Adresse ein
- Bestätige deine Email-Adresse
Sobald diese beiden Schritte abgeschlossen sind, können Sie mit der Erstellung Ihrer Sequenz beginnen. Sie möchten zuerst auf das E-Mail-Sequenzmodul zugreifen. Dies finden Sie, indem Sie zuerst in die Dropdown-Liste "Vertrieb" gehen und dann unter "Vertriebsaktivierung" auf die Option "E-Mail-Sequenzen" klicken.
Dies sollte Sie zum folgenden Bildschirm mit einer Beispielsequenz führen, die für das CRM erstellt wurde. Wir werden diese Sequenz ignorieren und stattdessen auf die Schaltfläche 'Neue Sequenz' in der oberen rechten Ecke klicken.
Dadurch gelangen Sie zum folgenden Bildschirm.
Wie Sie sehen können, befinden wir uns in unserer ersten E-Mail für die Sequenz. Um diese E-Mail einzurichten, empfehle ich Folgendes:
- Nennen Sie die Sequenz
- Planen Sie, wann die E-Mail gesendet wird
- Fügen Sie der E-Mail einen Betreff hinzu
- Schreiben Sie den Text der E-Mail oder wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
Herzliche Glückwünsche! Sie haben jetzt die erste Phase für Ihre erste Sequenz abgeschlossen. Ihr Bildschirm sollte jetzt ähnlich wie unten aussehen.
Sie können der E-Mail-Sequenz nun nachfolgende Schritte hinzufügen, indem Sie die Schritte 2 bis 4 ausführen. Für weitere Phasen müssen Sie außerdem einen Auslöser hinzufügen, wann die E-Mail gesendet wird. Diese Trigger basieren auf der vorherigen Stufe. Die unten eingerichtete Phase bedeutet, dass die zweite Phase der Sequenz nur gesendet wird, wenn die erste Phase der E-Mail nach Ablauf einer Woche nicht geöffnet wurde.
Nachdem Sie die Phasen erstellt haben, können Sie nun Empfänger für die E-Mail-Sequenz hinzufügen. Die aktuelle maximale Anzahl von Kontakten, an die eine Sequenz gesendet werden kann, beträgt 150. Das Senden einer größeren Anzahl von E-Mails sollte über unsere E-Mail-Kampagnen erfolgen. Wenn Sie noch keine Empfänger für die E-Mail-Sequenz haben möchten, können Sie diesen Schritt überspringen.
Empfänger können auf verschiedene Arten hinzugefügt werden:
- Durch individuelle Suche nach jedem Kontakt.
- Durch die Suche nach einem Liste der Kontakte im Kontaktmodul.
Sobald Empfänger hinzugefügt wurden oder nicht, können Sie zum Abschnitt "Andere Einstellungen" der Sequenz wechseln. In diesem Abschnitt können Sie auswählen, wem die Sequenz von den Benutzern in Ihrem CRM zugewiesen wird und mit wem Sie die Sequenz teilen möchten.
Sobald diese hinzugefügt wurden, können Sie jetzt Ihre Sequenz speichern.
Weitere Informationen zu E-Mail-Sequenzen
Es gibt noch eine weitere Methode, mit der E-Mail-Sequenzen im CRM verwendet werden können. Die E-Mail-Reihenfolge kann innerhalb einzelner E-Mails ausgewählt werden, die aus einem Kontaktdatensatz gesendet werden. Diese Methode kann auch äußerst nützlich sein, wenn die Sequenz basierend auf Aktivitäten verwendet wird, die von jedem Lead oder Kunden ausgeführt werden.
Unten sehen Sie, wo die Sequenz ausgewählt werden kann, wenn Sie eine E-Mail an einen Kontakt senden.
Sie sollten sicherstellen, dass die Sequenz, die Sie verwenden möchten, derzeit als aktiv festgelegt ist. Andernfalls wird sie nicht in der Dropdown-Liste Sequenz angezeigt.
Sie können auch die Statistiken für Sequenzen anzeigen, die zuvor gesendet wurden. Dies umfasst Informationen wie die Öffnungsrate und die Klickrate. Dies kann beim Erstellen und Ändern von Sequenzen hilfreich sein, um diese Statistiken zu verbessern, kann aber auch dazu beitragen, einfach zu wissen, welche Sequenzen nicht gut funktionieren, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, Sequenzen zu senden, die nicht geöffnet werden oder vom Lead weiter interagiert werden.
Alles einpacken
Ich hoffe, dass Sie nach dem Lesen nicht nur verstehen, wie Sie eine E-Mail-Sequenz in Vtiger einrichten, sondern auch einige neue Möglichkeiten kennengelernt haben, wie E-Mail-Sequenzen verwendet werden.
Ich empfehle, Sequenzen selbst zu testen. Viel Spass damit. Finden Sie heraus, wie viel Zeit gespart werden kann und wie die verbesserte Kommunikation mit Kunden und Leads Ihrem Unternehmen zum Wachstum verhilft.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, die beim Einrichten Ihrer E-Mail-Sequenzen auftreten, kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen gerne weiter.