Stellen Sie sich dieses Szenario vor:
Als Außendienstleiter haben Sie herausgefunden, dass Ihr Außendienstmitarbeiter an einem Kundentreffen vor Ort teilnehmen sollte, um ein neu eingeführtes Produkt vorzuführen. Sie haben jedoch festgestellt, dass der Mitarbeiter nicht am Kundentreffen teilnahm, die Aufgabe jedoch in den CRM-Datensätzen als „Abgeschlossen“ markiert hat.
Dies stellt einen klaren Verstoß gegen die Regeln dar. Es kann die Kundenbeziehungen beeinträchtigen, zu falschen Einträgen bei den Lagerbeständen führen und sogar den Eindruck erwecken, der Vertriebsmitarbeiter habe seine Aufgaben erledigt, obwohl dies nicht der Fall ist.
Wenn Sie sich dieser Herausforderung schon seit längerem stellen müssen, sollten Sie ein System erstellen, mit dem falsche Check-Ins beim Kunden oder falsche Einträge im CRM vermieden werden können. Es ist an der Zeit, dass wir uns über die Regeln und Validierungsfunktionen für Einmalkennwörter (OTP) in Vtiger CRM unterhalten.
Was ist die Vtiger OTP-Regeln und Validierungsfunktion
Es besteht ein wachsender Bedarf, Ihr CRM vor betrügerischen Updates zu schützen und die Integrität der Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten. Vtigers OTP-Regeln und Validierung ist eine Zusatzfunktion, die Ihren CRM-Aktivitäten eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügt.
Die Vtiger OTP-Regeln helfen Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern, indem sie eine effektive Möglichkeit zur Sicherung Ihrer Abläufe bieten. Bevor wir uns damit befassen, sollten wir die Schlüsselkonzepte verstehen:
- OTPs: Es handelt sich um einen Einmalcode, der normalerweise zu Authentifizierungszwecken generiert wird.
- OTP-Regeln: Dies sind anpassbare Einstellungen, die bestimmen, wann und wie eine OTP-Verifizierung für bestimmte Aktionen erforderlich ist.
- OTP-Validierung: Dies dient der Bestätigung der Authentizität einer durchgeführten Aktion, die das eingegebene OTP mit dem generierten vergleicht.
Kurz gesagt: Mit den OTP-Regeln in Vtiger CRM können Administratoren Bedingungen festlegen, um eine OTP-basierte Überprüfung für bestimmte CRM-Datensätze und -Aktionen auszulösen. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, wie die OTP-Regeln von Vtiger zur Lösung des oben genannten Problems beitragen können.
Durch Anwenden von OTP-Regeln senden Sie ein OTP an die Messaging-Plattform des Kunden (das OTP wird beispielsweise per SMS an das Telefon des Kunden gesendet). Ihr Außendienstmitarbeiter kann dann das OTP vom Kunden anfordern und dieses OTP in das CRM eingeben, um die Aufgabe als erledigt zu markieren.
Dadurch wird sichergestellt, dass Aufgaben korrekt ausgeführt und fehlerfrei im CRM erfasst werden. Darüber hinaus sorgt es für Transparenz zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden.
Navigieren in OTP-Regeln in Vtiger CRM
Betrachten Sie ein Beispiel aus der Praxis, um zu verstehen, wie OTP-Regeln in Vtiger funktionieren. Angenommen, Sie betreiben ein Lieferunternehmen und verwenden Vtiger CRM, um Ihre täglichen Aktivitäten zu verwalten. Sie möchten sicherstellen, dass Lieferbestätigungen echt sind und verhindern, dass Lieferungen fälschlicherweise als abgeschlossen gekennzeichnet werden.
Hier sind 9 Schritte, die Sie zum Einrichten von OTP-Regeln für dieses Szenario kennen sollten:
- OTP-Regelerstellung: Erstellen Sie eine neue Regel mit dem Namen „Zustellbestätigung OTP“ und geben Sie Vtiger-Lieferscheine als Zielmodul an. Passen Sie Ihr OTP an, indem Sie Typ, Länge, maximale erneute Sendeversuche, Validierungsversuche usw. definieren.
- OTP-Option: Konfigurieren Sie das OTP als fünfstelligen numerischen Code, der fünf Minuten gültig ist.
- Auslösebedingungen: Richten Sie die Bedingung ein, dass OTP ausgelöst wird, wenn das Feld auf „Zugestellt“ geändert wird.
- Lieferkanal: Wählen Sie den Übermittlungskanal aus, um das OTP automatisch oder manuell per E-Mail, SMS oder WhatsApp an den Empfänger zu senden.
Wenn ein Zusteller nun versucht, eine Lieferung als „Zugestellt“ zu markieren:
- Vtiger generiert und sendet ein OTP an den gewählten Lieferkanal Ihres Kunden.
- Der OTP-Empfänger gibt das OTP an den Zusteller weiter.
- Der Zusteller muss dieses OTP eingeben, bevor der Status auf „Zugestellt“ geändert werden kann.
- Das System gleicht das eingegebene OTP mit dem generierten ab.
- Der Status wird im CRM-Datensatz automatisch aktualisiert.
Dabei handelt es sich um einfache, aber wirksame Prozesse, um sicherzustellen, dass Ihre Lieferungen abgeschlossen werden, wodurch insbesondere betrügerische CRM-Updates reduziert werden.
Tauchen Sie ein in die Artikel um mehr zu erfahren.
Vorteile von OTP-Regeln in Vtiger CRM
Die OTP-Regeln bieten zahlreiche Vorteile wie:
Robuste Datenintegrität
Durch die Implementierung der OTP-Verifizierung für wichtige Aufgaben können Unternehmen sicherstellen, dass nur authentifizierte Änderungen an den CRM-Datensätzen vorgenommen werden. Auf diese Weise können Sie die Genauigkeit der Geschäftsdaten aufrechterhalten.
Erhöhtes Kundenvertrauen
Wenn Ihre Kunden sehen, dass Sie sich besonders viel Mühe geben, um ihre Informationen zu schützen, schafft das Vertrauen. Dieses Vertrauen kann langfristige Beziehungen fördern, Folgegeschäfte anregen und sich positiv auf den Ruf Ihrer Marke auswirken.
Weniger Fehlaktualisierungen
Unternehmen können falsche Aktualisierungen deutlich reduzieren und die Kundenzufriedenheit steigern. Wenn Kunden sicher sein können, dass Aufgaben erst nach der OTP-Bestätigung als abgeschlossen markiert werden, verbessert dies das Kundenerlebnis.
Zukunft der CRM-Sicherheit
Wenn wir in die Zukunft blicken, ist eines sicher – die Rolle der OTP-Regeln wird sich auf spannende Weise weiterentwickeln. CRMs könnten in Zukunft OTP-Verifizierung zusammen mit biometrischer Authentifizierung wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung verwenden. Machen Sie sich bereit, denn die Zukunft rückt schnell näher.
Wenn Sie Ihre aktuelle Situation verbessern möchten, indem Sie die Sicherheit Ihrer CRM-Prozesse erhöhen, übernehmen Sie sofort die Vtiger OTP-Regeln.
