Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens Dokumente austauschen und dies nicht über ein Dokumentenverwaltungssystem geschieht, geschieht dies höchstwahrscheinlich per E-Mail oder in Form von Druckexemplaren. Dies kann passieren, wenn ein Vertriebspartner Marketingunterlagen anfordert, um den Abschluss eines Geschäfts zu erleichtern, oder ein Kundendienstmitarbeiter ein aktuelles Produkthandbuch an einen Kunden weitergibt. Unglücklicherweise kann und führt dies oft dazu, dass der Anforderer Stunden bis Tage auf den Erhalt des Dokuments wartet, und selbst nach Erhalt des Dokuments geht das Dokument in überfüllten Posteingängen oder Papierfächern verloren (fröhlicher Fakt: 7.5% der Papierdateien gehen vollständig aus fehlt).
Vtiger löst die wichtigsten Herausforderungen beim Verwalten und Freigeben von Dokumenten in einer Organisation. Jedes Vtiger-Konto erhält zwischen 5GB und 25GB Speicherplatz für direkte Uploads. Dies kann durch direkte Synchronisierung mit den beliebtesten Speicherlösungen Box, Dropbox und sogar Google Drive erweitert werden. Sobald sich Dokumente in Vtiger befinden, werden nützliche Metadaten wie Upload-Daten angezeigt. Sie können in relevanten Ordnern organisiert, intern durchsucht, mit Kontakt- oder Geschäftsdatensätzen verknüpft oder mit wenigen Klicks extern an Dritte weitergegeben werden.
Drei Hauptvorteile von Verwaltung von Dokumenten in Vtiger:
1. Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten
Teams, die Vtiger für das Dokumentenmanagement verwenden, verbringen weniger Zeit mit dem Dokumentenaustausch. Vertriebsteams müssen keine Anfragen mehr an das Marketing stellen, um aktualisierte Marketingmaterialien zu erhalten. Marketingteams müssen sich nicht mehr mit einzelnen Dokumentenanforderungen von Vertriebsmitarbeitern befassen. Kundenserviceteams können Produktdokumentationen und andere von Kunden angeforderte Informationen problemlos finden und austauschen. Jeder, der mit einem Kunden zusammenarbeitet, kann den Kontakt sehen und relevante Dokumente, wie z. B. Produktspezifikationen, front-and-center im Datensatz eines Kontakts bearbeiten.
2. Seien Sie sicher, dass Sie mit der neuesten Version arbeiten
Vtiger zeigt Ihnen Metadaten wie den Zeitpunkt der letzten Änderung eines Dokuments an, und Sie können Versionsnummern mit Dokumenten speichern. So wissen Sie immer, dass Sie mit den richtigen Informationen arbeiten. Wenn Sie neue Dokumente hochladen, werden ältere Versionen automatisch als Referenz gespeichert.
3. Sparen Sie Zeit und Geld für die Einrichtung eines separaten Dokumentenverwaltungssystems
Das Einrichten eines separaten Dokumentenverwaltungssystems umfasst andere Einrichtungsgebühren, monatliche Gebühren und andere Wartungskosten, die je nach Anzahl der Benutzer Hunderte bis Tausende von Dollar kosten können. Mit Vtiger können Sie bis zu 25GB Dokumente kostenlos verwalten, und für mehr freien Speicherplatz können Sie die meisten gängigen File-Sharing-Anbieter wie Box, Google Drive und Google Drive verwenden. Dies macht es auch einfach, Dateien für Personen außerhalb der Organisation freizugeben.
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