Was ist Produktivität?
Produktivität bestimmt den Standard der Ergebnisse. Produktivität bezieht sich im Allgemeinen auf die Fähigkeit einer Einzelperson, eines Teams oder einer Organisation, innerhalb dieser Zeit effizient zu arbeiten, um die Leistung zu maximieren.
Arbeit ist ein Kreislauf des Festlegens und Einhaltens von Zielen oder Fristen – Einzelpersonen und Unternehmen benötigen Produktivitätssysteme und -tools, um auf dem Laufenden zu bleiben und Ergebnisse zu liefern.
Forscher untersuchten Wissensarbeiter im Jahr 2013 und erneut während der Pandemiesperre 2020 und stellten erhebliche Veränderungen in ihrer Arbeitsweise fest.
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse:
- Lockdown hilft uns, uns auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich wichtig ist. Wir verbringen 12 % weniger Zeit mit großen Besprechungen und 9 % mehr Zeit mit der Interaktion mit Kunden und externen Partnern.
- Lockdown hilft uns, die Verantwortung für unsere eigenen Zeitpläne zu übernehmen. Wir erledigen 50 % mehr Aktivitäten aus eigener Entscheidung – weil wir sie für wichtig halten – und halb so viele, weil uns jemand anderes darum gebeten hat.
- Während des Lockdowns sehen wir unsere Arbeit als lohnender an. Wir bewerten die Dinge, die wir tun, als wertvoll für unseren Arbeitgeber und für uns selbst. Die Anzahl der als lästig bewerteten Aufgaben sinkt von 27 % auf 12 %, und die Anzahl, die wir ohne weiteres auf andere übertragen könnten, sinkt von 41 % auf 27 %.
Produktivität ist eine Funktion vieler Faktoren – Organisation, Arbeitsumfeld, Motivation, Zeitmanagement und Gesundheit.
Hier sind Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern:
Organisationstools
Organisation ist wichtig für die Produktivität. Traditionell helfen To-Do-Listen, Tabellenkalkulationen, Tagebücher, Planer und Haftnotizen bei der Organisation von Aktivitäten. Digitale Organisationstools können noch viel mehr.
Digitale Tagebücher wie Penzu, Inhaltsplaner wie Hootsuite und digitale Tabellenkalkulationen wie Airtable machen das Hinzufügen, Verwalten, Zusammenarbeiten, Organisieren und Zugreifen auf Daten und Wissen viel einfacher. Evernote, Microsoft OneNote und Dropbox Paper helfen beim Erstellen von Notizen, während Sanebox und Unroll.me beim Organisieren und Aufräumen von E-Mails helfen.
Projektmanagement-Tools
Das Projektmanagement ist erforderlich, um die Ziele eines Projekts mit Umfangs-, Zeit- und Budgetbeschränkungen zu verwirklichen. Tools wie Process Bliss und ClickUp helfen bei der Verwaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen.
Project Libre, Rational Plan und GanttPRO führen zusätzliche Aktivitäten wie Ressourcenplanung, Budgetverwaltung und Fortschrittsüberwachung durch. Auch andere Projektmanagement-Tools wie ProofHub, Infinity und Wrike steigern die Arbeitsproduktivität.
Kommunikationswerkzeuge
Das Abrufen von E-Mails beeinträchtigt die Produktivität und erhöht den Stresspegel. Eine Studie zeigt, dass es durchschnittlich 60 Sekunden dauert, bis man nach dem Abrufen von E-Mails wieder an die Arbeit geht. Es ist jedoch ebenso wichtig, die Arbeitskommunikation aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn Sie mit einem Team oder einer kollektiven Aufgabe arbeiten.
Kommunikationstools wie Shift, Fleep und Lackmus helfen bei der Verwaltung mehrerer Konten, E-Mails, Web-Apps und Tools. Email Finder und Right Inbox machen auch die E-Mail-Kommunikation einfacher und schneller. Zoom, Skype und Gotomeeting sind hervorragende Tools für Teambesprechungen und Videokonferenzen.
E-Learning-Tools
Die Produktivität steigt, sobald Sie Ihre Fähigkeiten deutlich verbessern. Eine neue Ersatzfähigkeit oder ein neues Wissen fördert Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Mit CodeNest können Sie selbst die komplexesten technischen Kurse einfach lernen und Ihre Produktivität steigern.
Zeiterfassungstools
Zeitmanagement führt zu einer hohen Produktivität, da Ziele innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens erreicht werden. Auch bei einem Zeitplan oder einer To-Do-Liste kann es passieren, dass man die Zeit aus den Augen verliert und mehr Stunden als vorgesehen für eine Aufgabe aufwendet.
Zeiterfassungstools verfolgen die Zeit, die für ein Projekt aufgewendet wird, und stellen sicher, dass Sie sich jederzeit an Ihre Aufgaben halten. Diese Produktivitätstools werden für Remote-Teams empfohlen. Beispiele sind Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff und Time Doctor.
Collaboration Tools
Teamarbeit steigert die Produktivität, da verschiedene Personen Ressourcen bündeln, um ein Ziel zu erreichen. Die am häufigsten verwendeten Tools für die Zusammenarbeit sind Slack, Google Docs, Bit.ai und Trello. Sie erlauben mehreren Personen, an einem Projekt zu arbeiten.
Collaboration-Tools sind für die Kommunikation, den Beitrag und die Überwachung in Teamprojekten unerlässlich. Sie helfen, Ihre Arbeitslast zu entlasten, indem sie die Delegation unterstützen, da mehrere Personen unterschiedliche Aufgaben in einem Arbeitsbereich erledigen können.
Speicherverwaltungstools
Cloud-Storage kann eine kostengünstige, zeiteffiziente Methode zum Speichern und Sichern eines Systems sein. Zu den zusätzlichen Funktionen gehören jedoch Website-Hosting, E-Mail-Hosting, mobile Arbeitsbereiche und unkomplizierte Dateifreigabe.
Zu den Cloud-Speichertools zur Steigerung der persönlichen und Arbeitsplatzproduktivität gehören: iCloud, Google Drive und Microsoft OneDrive. Sie bieten einfachen Dateizugriff und Schutz. Wissensmanagement-Tools wie Tettra erleichtern das Auffinden und Aktualisieren von Informationen.
Planungswerkzeuge
Das Befolgen eines Zeitplans hilft Ihnen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. Die Terminplanung gibt Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben und Ziele zu priorisieren und Projekte innerhalb der verfügbaren Zeit abzuschließen. Sie steigern die Produktivität durch Vorausplanung und Erinnerungen.
Mit diesen Tools können Sie Termine, Buchungen, Besprechungen, Nachrichten und Aufgaben planen. Es kann auch mit digitalen Kalendern synchronisieren und KI-Algorithmen verwenden, um Ihren Zeitplan zu lernen und das Organisieren, Buchen und Aktualisieren von Veranstaltungen zu übernehmen. Zu diesen Tools gehören Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger und Doodle.
Gesundheitsmanagement-Tools
Gesundheit ist Reichtum, weil die Leistungsfähigkeit eines Menschen wesentlich von seiner körperlichen und geistigen Gesundheit abhängt. Einige Tools helfen, das allgemeine Wohlbefinden Ihres Körpers zu beobachten und aufrechtzuerhalten. MyFitnessPal, Yoga Studio, Talkspace, TMetric,Streak, Loseit, Doropomo tragen zur Steigerung der Arbeitsproduktivität bei, indem sie Ihnen helfen, Ihren psychischen Zustand, Ihre gesunden Gewohnheiten und Ihr Gewicht zu verfolgen und aufrechtzuerhalten.
Zusammenfassung
Ihre Produktivität wirkt sich direkt auf den Standard und die Quantität Ihrer Ergebnisse aus. Eine hohe Produktivität bringt Sie in Ihrem Leben auf Vordermann, weil sie Sie allmählich aus dem Kreislauf der Terminjagd herausreißt. Es vermittelt ein Gefühl der Erfüllung nach getaner Arbeit und verhindert, dass Sie ausbrennen. Wählen Sie mindestens eine Anwendung aus jeder berechtigten Kategorie aus und beobachten Sie, wie Ihre Produktivität in die Höhe schnellt.
