Für Projektmanager, die große oder kleine Teams verwalten, ist es eine große Herausforderung, zu verfolgen, wie viele Stunden ihre Teammitglieder für jede Aufgabe aufwenden. Mitarbeiter hassen es, Arbeitszeittabellen manuell auszufüllen - aufzuzeichnen, wie lange sie gebraucht haben, um eine Aufgabe zu erledigen, die Aufgaben einem bestimmten Projekt und Kunden zuzuordnen und sie dann Ende der Woche an ihre Manager zu senden. Projektmanager stoßen auf Widerstand von Teammitgliedern mit Ausreden wie: „Ich bin zu beschäftigt, um alles zu verfolgen, was ich tue“ oder „Multitasking macht es mir schwer, die Zeit für jede Aufgabe zu verfolgen“ oder „Ich habe letzte Woche das Ausfüllen der Arbeitszeittabelle verpasst und Jetzt erinnere ich mich nicht mehr daran, was ich getan habe. “
Wenn Manager ihre Mitarbeiter dazu verpflichten, die Stundenzettel zu protokollieren, verbringen viele Mitarbeiter Freitagnachmittage damit, sich daran zu erinnern, was sie im Laufe der Woche getan haben, und geben ein, was sie sich merken. Dies führt zu unvollständigen, ungenauen und verzögerten Einsendescheinen. Projektmanager, die diese Metriken verwenden, um zukünftige Projekte zu planen, setzen am Ende unerreichbare Projektaufgabezeiten und weisen ungenaue Budgets und Ressourcen zu.
Mit dem neuen Time-Tracker von Vtiger können die Mitarbeiter ihre Zeit für die täglichen Projektaufgaben automatisch aufzeichnen, während die Projektmanager einen besseren Einblick in den Arbeitstag ihrer Teammitglieder erhalten. Mitarbeiter, die an Projektaufgaben in Vtiger arbeiten, starten den Timer mit einem Klick am Anfang der Aufgabe und stoppen ihn nach Beendigung. Dazwischen eine Pause machen? Halten Sie einfach den Timer an und setzen Sie ihn fort, wenn Sie zurück sind. Verpasst, den Timer bei der Rückkehr wieder aufzunehmen? Keine Bange. Vtiger unterstützt auch die manuelle Zeitprotokollierung zur Eingabe der verpassten Zeitdauer.
Projektaufgaben Es gibt zwei Arten: abrechenbare und nicht abrechenbare. Sobald eine Projektaufgabe abgeschlossen ist, können Sie sie mit Vtiger als abrechenbar oder nicht abrechenbar markieren. Ihr Buchhaltungsteam kann dann mit einem Klick eine Rechnung für alle abrechenbaren Aufgaben eines Projekts erstellen, während die Überprüfung nicht abrechenbarer Aufgaben Ihnen hilft, das geplante Projekt genauer zu planen.
Das Erfassen der Zeit für Projektaufgaben hilft bei:
- Zitate und Schätzungen verbessern:
- Kunden genau abrechnen:
- Schneiden Sie den Durchhang:
Durch das Referenzieren von Zeitberichten aus früheren Projekten können Manager Budget und Zeitpläne für ähnliche Projekte in der Zukunft planen. Mithilfe der Zeiterfassung können Manager vorhersagen, wie viele Arbeitsstunden für einen bestimmten Projekttyp erforderlich sind. Wenn beispielsweise geschätzt wird, dass ein Projekt 5-Stunden für die Fertigstellung, aber 7-Stunden benötigt, kann der Manager die zukünftigen Kurse für ähnliche Projekte für 9-Stunden festlegen.
Außerdem hilft es den Managern, das Budget und die Fristen im Verlauf des Projekts zu überprüfen. Angenommen, Sie haben ein Projekt, für das geschätzte 20-Arbeitsstunden benötigt werden. In der Zwischenzeit wartet der Client mit einigen Änderungen und zusätzlichen Funktionsanfragen auf, die dem Projektabschluss weitere 4-Stunden hinzufügen. Nun können Sie sich an den Kunden wenden und sagen, dass das Projektbudget um den X-Betrag erhöht werden muss, um neuen Änderungen Rechnung zu tragen, und auf die genaue Anzahl von Stunden hinweisen, die Ihr Team bereits für die Aufgaben aufgewendet hat, für die Änderungen erforderlich sind.
Kunden werden kostenbewusster. Sie prüfen die Rechnung genauer, um festzustellen, ob Verhandlungs- oder Streitmöglichkeiten bestehen. Wenn Kunden eine Blockabrechnung erhalten, bei der mehrere kleine Services zu einem einzigen Blockeintrag mit einem einzigen Zeitwert gebündelt werden, gehen sie davon aus, dass dies eine Strategie ist, mit der Sie Ihre Ineffizienz vertuschen. Zum Beispiel sieht eine Rechnung einer Werbeagentur, die einen Videoinhalt erstellt und die Abrechnung eines Kunden blockiert, so aus: Schreiben von Inhalten, Erstellen von Videos, Voice-Over, Bearbeiten - 9 Stunden 30 Minuten. Wenn jede dieser Aufgaben zu unterschiedlichen Sätzen abgerechnet wird, da die Rechnung kein klares Bild darüber liefert, wie viele Stunden für jede dieser Aufgaben aufgewendet wurden, besteht Verdacht.
Mit dem Zeitmesser von Vtiger kann Ihr Buchhaltungsteam Rechnungen erstellen, die alle Details zu den genauen Stunden enthalten, die für Aufgaben aufgewendet wurden, für die sie in Rechnung gestellt werden. Kehren wir zum Beispiel für die Rechnungsstellung von Werbeagenturen zurück - mit Vtiger sieht die Rechnung folgendermaßen aus: Inhaltserstellungsservice - 2 Stunden 30 Minuten, Videoerstellungsservice - 2 Stunden 30 Minuten, Voice-Over-Service - 1 Stunde 30 Minuten, Bearbeitungsservice - 3 Stunden, insgesamt - 9 Stunden 30 Minuten. Die getrennte Auflistung der Leistungen zusammen mit der Zeitdauer und den Kosten lässt keinen Verdacht zu.
Harvard Business Review stellt fest, dass unkontrollierte Arbeitsstunden die US-Wirtschaft kosten könnten 7.4 Milliarden Dollar pro Tag. Wenn Ihre Teammitglieder ihre Zeit nachverfolgen, erhalten sie eine Vorstellung davon, wie viele Stunden sie für eine Aufgabe geplant haben und wie viele Stunden sie tatsächlich dafür aufgewendet haben. Die Zeiterfassung hilft den Teammitgliedern, die Aufgaben zu identifizieren, die über den Zeitplan hinausgehen. Und weil sie sich verantwortlich fühlen, konzentrieren sich die Teammitglieder auf die Erledigung der Aufgabe.
Lesen Sie das Zeiterfassung Dokumentation um anzufangen. Haben Sie Fragen? Bitte zögern Sie nicht, einen Kommentar zu hinterlassen oder uns eine E-Mail an zu senden [E-Mail geschützt]
