Aurik + Vtiger CRM

Firma

Aurik ist ein Unternehmensbeschleuniger, der mit unternehmerischen Unternehmern und Firmenkunden zusammenarbeitet, um die Unternehmens- und Lieferantenleistung durch Innovation, Geschäftsentwicklung und die Schaffung von Chancen zu verbessern. Aurik wurde in 2001 gegründet und ist in den letzten 200-Jahren mit einem Wachstum von mehr als 4% im Vergleich zum Vorjahr beeindruckend gewachsen. In diesem Marktsegment ist Aurik führend. Aurik beschäftigt mehr als 150-Mitarbeiter, darunter Mentoren und Moderatoren, die seit ihrer Gründung mehr als tausend kleine und mittlere Unternehmen unterstützen.

Herausforderung

Zu jedem Zeitpunkt arbeitet Aurik mit kleinen und mittelständischen 350-Geschäftskunden zusammen. In den 6-Monaten führen Mentoren und Moderatoren, die für Aurik arbeiten, in der Regel 7000-persönliche Treffen mit ihren Kunden durch. Aurik wusste von Anfang an, dass er ein Werkzeug benötigte, um den Fortschritt zu verfolgen und Berichte zu Projekten zu erstellen, um Übergabeprozesse zwischen Teammitgliedern zu erleichtern. Als Carien Engelbrecht, der Chief Operating Officer von Aurik, nach einer Lösung suchte, schlug ihr IT-Anbieter zu dieser Zeit Salesforce vor. "Ich habe mir Salesforce angesehen und ich habe es gehasst", sagt Carien. „Es war zu kompliziert. Ich wollte ein CRM-System, das mehr Funktionen bietet als ein normales CRM, aber trotzdem einfach zu bedienen ist. “

Die Lösung: Vtiger CRM

Neben dem integrierten Projektmanagement, dem Berichtswesen und dem robusten Fallmanagement mit leistungsstarken SLAs entschied sich Aurik für Vtiger, weil es sich besonders leicht einsetzen lässt. „Für mich war der Unterschied, dass Vtiger sich selbst konfiguriert hat, um für Aurik zu arbeiten“, sagt Carien. „Die Art und Weise, wie wir Vtiger konfigurieren können, ist sehr einfach. Und aufgrund dieser Einfachheit konnten wir ein Werkzeug bauen, das wirklich für uns funktioniert hat. “

Jeder bei Aurik öffnet Vtiger, noch bevor er Outlook öffnet

Ein typischer Tag bei Aurik beginnt mit dem Einloggen der Mitarbeiter bei Vtiger. "Jeden Tag sehe ich als Erstes das Dashboard", sagt Carien. Vtigers Dashboard gibt Carien eine genaue Momentaufnahme der Aktivitäten ihrer verschiedenen Teams. Sie erhält schnellen Zugriff auf den Status der Projektaufgabe, auf ausstehende Tickets und Fälle - die sich direkt auf den Geschäftsablauf auswirken. „Wenn ich mir das Dashboard anschaue, versuche ich herauszufinden, wo das Problem liegt. Lassen Sie mich erklären. Wir nutzen die Tickets ausgiebig - jeder bei Aurik erhält Verwendungen und bekommt Tickets. Das Planungsteam, das die Besprechung zwischen unseren Kunden und den Schulungsleitern plant, erhält ein Ticket, wenn ein Kunde oder Schulungsleiter absagt. Ich schaue mir das Volumen der Tickets an, die mit verschiedenen Schedulern im Dashboard sitzen. Wenn ich einen Scheduler mit vielen Tickets sehe, die noch nicht gelöst sind, weiß ich, dass es ein Problem gibt. Das Dashboard hilft mir zu erkennen, ob jemand aus irgendeinem Grund nicht zurechtkommt, so dass ich ihm beim Training helfen oder die Arbeitslast neu verteilen kann, damit das Geschäft reibungslos verläuft. “

Aurik verwendet Tickets in zwei Zusammenhängen. Der erste ist das Ticketing der Mitglieder des Planungsteams, wenn ein Kunde oder Moderator abbricht. Im zweiten Kontext erhalten die Moderatoren ein Ticket, wenn die Unternehmer, mit denen sie zusammenarbeiten, eine rote Flagge setzen. „Die Facilitators arbeiten ständig mit KMU zusammen. Da wir ein Unternehmensbeschleuniger sind, müssen wir wissen, wann ein Kunde in einem kleinen Unternehmen in Schwierigkeiten gerät. Mit Tickets können Teammitglieder auf geschäftliche Probleme aufmerksam machen, sodass wir schnell Unterstützung leisten können. Wenn ich also Vtiger anschalte, gibt mir das Dashboard sofort das Gefühl für die Temperatur des Geschäfts. “

Ohne Projektaufgaben und Berichte konnte Aurik nicht so arbeiten wie es funktioniert

„Aus Sicht der Verwaltung zeigt das Dashboard den Umfang der Projektaufgaben an, die in einem Monat beginnen und enden. Dies gibt mir einen sofortigen Hinweis auf meine Kapazitätsschwellenwerte und hilft mir, die Kapazität in der Zukunft auszugleichen und zu verwalten. ”

Jeder Kunde ist an einem benutzerdefinierten Programm angemeldet, das aus einer Vielzahl diskreter Aktivitäten (Projektaufgaben) besteht. Vor dem Einsatz von Vtiger war es für Aurik äußerst schwierig, Projektaufgaben zu verfolgen. Das Verfolgen des Fortschritts bei Projektaufgaben ist für Aurik entscheidend für eine erfolgreiche Arbeit. „Wir haben unser Geschäft von Vtiger aus aufgebaut. Der größte Vorteil von Vtiger ist, dass ich nachverfolgen kann, wo wir in einem Programm für einen Kunden sind. “Wir können sehen, wer auf Kurs ist und wer zurückfällt.

Vtiger hat uns dabei geholfen, die Bearbeitungszeit unserer Kunden zu den Mentoren zu verbessern

Als Aurik im April mit der Anwendung von Fällen begann, kam es zu einer massiven Anzahl von Verstößen, und heute gibt es keine einzige Verletzung.

„Wenn ein neuer Kunde mit uns arbeitet, müssen wir ihn schnell einplanen. Bevor Vtiger das Fallmodul einführte, hatten wir mit den Durchlaufzeiten zu kämpfen. Mit dem Case-Modul von Vtiger konnten wir Fälle konfigurieren und einen Workflow erstellen, der den Client ohne Verzögerung von einer Stufe zur nächsten weiterleitet. Wir haben SLA eingerichtet und die Leistung mit der SLA verglichen. Meine Teammitglieder können nun sehen, innerhalb welcher Zeit sie die Arbeit beenden müssen. Bis wir diese Sicht auf die Leistung unseres Teams hatten, war alles nur eine Vermutung. “