KPI + Vtiger-CRM

Firma

Krishna Park Infracon (KPI) ist ein innovativer Anbieter von Kfz-Parklösungen mit Sitz in Kolkata, Indien. Als Partner von WOHR, einem führenden Hersteller von Parksystemen in Europa, hat KPI in dieser boomenden Branche mit Kunden in ganz Indien erfolgreich Fuß gefasst. Seit der Gründung in 2009 hat das KPI-Team mehr als automatische Parklösungen von 3000 für Wohn-, Einzelhandels- und Gewerbebauten installiert.

Herausforderung

In den Anfangsjahren wurden alle geschäftsrelevanten Daten und Prozesse manuell in Tabellenkalkulationen oder Papieren verwaltet – was schließlich zu Problemen führte. Im Laufe der Zeit wurde die Organisation kundenbezogener Daten, die Überwachung projektbezogener Aufgaben, die Verfolgung des Lagerbestands und die Verwaltung des gesamten Geschäftsprozesses auf Tabellenkalkulationen und Papieren zu einem kostspieligen Unterfangen. Herr Avinash Yaduka, der Geschäftsführer des Unternehmens, erkannte bald, dass er und sein Team Stunden damit verbrachten, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen und Geschäftsprozesse auf Excel-Tabellen zu verwalten.

Die Lösung: Vtiger CRM

Avinash begann mit der Suche nach einer Lösung, mit der sich wiederholende Aufgaben automatisiert und Geschäftsprozesse rationalisiert werden konnten, sodass sein Team mehr Zeit für die Verbesserung des Kundendienstes aufwenden konnte. Dies führte ihn zu CRM. „Unsere Suche nach einem CRM-System, das an unseren Geschäftsprozess angepasst werden kann, wurde bei Vtiger beendet. Mit Vtiger haben wir unseren gesamten Geschäftsprozess rationalisiert “, sagt Avinash.

Vtiger hat uns mehrere Stunden für die Suche und den Austausch von Daten gespart

Vor der Verwendung von Vtiger hat KPI alle Geschäftsdaten in Excel-Tabellen gespeichert. Daher verbrachte das KPI-Team täglich mindestens eine Stunde damit, Daten aus verschiedenen Tabellenkalkulationen zu ziehen und zusammenzuführen. „Unser Verkaufsprozess beginnt damit, dass ein Pre-Sales-Teammitglied die Kundenanforderungen erfasst. Anschließend analysiert ein Lösungsdesign-Team diese Anforderungen und erstellt eine allgemeine Zusammenstellungszeichnung. Sobald der Kunde die Lösung genehmigt hat, besuchen unsere Mitglieder des Installationsteams den Standort und schließen den Installationsprozess ab. Nach Abschluss der Installation übernimmt unser Post-Sales-Team die Nachinstallationsdienste. Wir haben auch ein Kundendienstteam, das Kundenanfragen beantwortet. Während des gesamten Prozesses, vom Vorverkauf bis zum Nachverkauf, teilen unsere Teammitglieder eine Menge Daten. Das Überwachen, Verfolgen und Teilen von Informationen auf Arbeitsblättern war ein schwieriger und zeitaufwändiger Prozess. “, Sagt Avinash.

Mit Vtiger hat das KPI-Team alle Geschäftsdaten an einem Ort organisiert. Dies ermöglicht Magie. „Wir verwenden das Kontaktmodul zum Speichern unserer Kundeninformationen, das Inventarmodul zum Nachverfolgen des Produktflusses und das Case-Modul zum Nachverfolgen von Kundenproblemen. Immer wenn ein Datensatz in Vtiger erstellt oder geändert wird, wird das betroffene Team sofort benachrichtigt. Dies erspart uns täglich einige Minuten, um E-Mails mit den neuesten Updates zu senden. Und die globale Suchfunktion in Vtiger holt die Informationen, die wir brauchen, und bricht im Bruchteil einer Sekunde mehrere Zehntel Datensätze ab. Ich und mein Team können jederzeit und unkompliziert auf alle in Vtiger eingegebenen Daten zugreifen. “

Vtiger gab uns die Möglichkeit, neue Module zu erstellen, um zusätzliche Bestandsinformationen zu erfassen

„Die Bestandsverfolgung ist für unsere Verkaufs-, Installations- und Serviceprozesse von entscheidender Bedeutung. Täglich bewegen sich viele nicht verbrauchbare Werkzeuge wie Hardwaremaschinen und Verbrauchsartikel wie Fett in unserem Bestand. Wenn wir unseren Bestand nicht effizient verfolgen, um unsere Lagerbestände auf einem sicheren Niveau zu halten, werden wir wahrscheinlich verspätete Lieferungen vornehmen - was unsere Kundenerfahrungen beeinträchtigt “, sagt Avinash.

Die Bestandsverfolgung in der Tabelle war ein umständlicher Prozess. Es gab keine effiziente Methode, um zu ermitteln, wie viel Inventar gegen eine Projektaufgabe oder einen Servicevertrag freigegeben wurde. Es war nicht möglich, die Lagerbestände zu aktualisieren, wenn die Produkte in den Bestand ein- und aus dem Bestand gingen.

Avinash sagt weiterhin, wie Vtiger dieses Problem gelöst hat. „Mit Vtiger haben wir die Möglichkeit, Waren zu prüfen, die in unserem Bestand ein- und ausgehen. Wir haben zwei neue Module gebaut, um die Freigabe und Beschaffung von Lagerartikeln zu verfolgen. Jetzt wird jedes Produkt, das aus unserem Bestand genommen wird, im Out-Modul eingegeben. Wenn einige dieser Produkte zurückgegeben werden, wird ein Eintrag im In-Modul vorgenommen. Jedes Mal, wenn ein Produkt ausfällt, wird es mit einer Projektaufgabe, einem Servicevertrag oder einem Ticket gekennzeichnet. Diese Art der Nachverfolgung von Inventargegenständen ermöglicht es uns, jederzeit die Bewegung und den Eröffnungssaldo der einzelnen Artikel zu verfolgen. “

Darüber hinaus hat Avinash die Fähigkeit von Vtiger genutzt, angepasste Felder und Workflows zu erstellen, um die Lagerbestände zu kontrollieren. „Wir haben in jedem Produktdatensatz ein benutzerdefiniertes Feld, in dem ein Nachbestellungsgrad für dieses bestimmte Produkt definiert wird. Mit benutzerdefinierten Workflows führen wir regelmäßig einen Bericht aus, in dem alle Produkte aufgelistet sind, die den festgelegten Nachbestellwert unterschritten haben. Wir erstellen eine Bestellung in Vtiger, wenn ein Produkt den Bestellwert unterschreitet. Dieser Prozess hilft uns sicherzustellen, dass unser Lagerbestand immer auf einem sicheren Niveau gehalten wird. “

Die Arbeitsabläufe von Vtiger helfen uns, Serviceverträge besser zu verwalten:

„Unsere Arbeit endet nicht mit der Installation einer Parklösung. Sobald ein Projekt als abgeschlossen markiert ist, übernehmen unsere Mitarbeiter des Post-Sales-Teams und erstellen Serviceverträge. Wir haben verschiedene Arten von Serviceverträgen. Ein Servicevertrag kann beispielsweise eine Garantie oder ein jährlicher Wartungsvertrag sein. Für jeden dieser Serviceverträge bieten wir eine unterschiedliche Anzahl von Servicearbeiten pro Jahr an. Wir haben einige Serviceverträge, die 6-Services pro Jahr anbieten, und einige andere, die 4-Services anbieten. Vor dem Einsatz von Vtiger war die Verwaltung dieser Serviceverträge lästig “, sagt Avinash.

„Mit den Workflows von Vtiger ist das Arbeiten mit Serviceverträgen ein Wendeplatz. Wenn ein Servicevertrag erstellt wird, verfügen wir über einen benutzerdefinierten Workflow, der Tickets für jeden Service erstellt. Wenn beispielsweise ein Servicevertrag 6-Services bereitstellt, werden 6-Tickets automatisch erstellt. Jedes dieser Tickets ist nach Abschluss einer Dienstleistung geschlossen. Wir haben Workflows für Tickets, um E-Mail-Erinnerungen an mein Serviceteam zu senden. So wird sichergestellt, dass wir nie einen Servicetermin verpassen. Nach Abschluss eines Services schließen wir das Ticket und eine automatisierte SMS- und E-Mail-Benachrichtigung wird an unseren Kunden weitergeleitet. “

Vtiger hilft dem Krishna Park Infracon-Team, Zeit zu sparen, die Zusammenarbeit zu verbessern und pünktliche Aufgaben zu erledigen. Avinash verwendet Vtiger, um jede Verkaufsaktivität zu verfolgen und alle Kundenanrufe zu überwachen, um sein Team dabei zu unterstützen, sich auf das zu konzentrieren, was sie tun. Dank der Flexibilität und Anpassbarkeit von Vtiger kann Avinash seinen gesamten Geschäftsprozess besser organisieren.