LabStats + Vtiger-CRM

Firma

Labstats bietet Cloud-basierte Softwarelösungen an, mit deren Hilfe Bildungseinrichtungen die Nutzung ihrer Technologieträger nachverfolgen können. LabStats arbeitet mit verschiedenen Schulen und Universitäten zusammen und richtet Softwarelösungen ein, die bei der Erkennung verfügbarer Computer in Laboren helfen, zu wartende Computer identifizieren, wissen, welche Anwendungen am häufigsten verwendet werden und welche nicht genug genutzt werden.

Herausforderung

Als LabStats vor dreizehn Jahren begann, entwickelten sie ein CRM-System zur Verwaltung des Verkaufsprozesses. Mit dem Wachstum des Unternehmens im Laufe der Jahre wurden die Anforderungen jedoch immer komplexer. Während das Verkaufsteam ein System zur Verwaltung des Verkaufsprozesses und der Kundenkonten benötigte, benötigten die Mitglieder des Buchhaltungsteams ein System zur Verarbeitung von Verkaufsaufträgen und Rechnungen. Und da die Vertriebs- und Buchhaltungsteams eng zusammenarbeiteten, brauchte LabStats auch ein effektives Tool für die Zusammenarbeit. LabStats suchte nach einer CRM-Lösung, die die Anforderungen verschiedener Abteilungen ohne Duplizierung der Kundendaten lösen konnte. Die meisten der verfügbaren CRM-Systeme lösten jedoch nur ein oder zwei ihrer vielen Anforderungen.

Die Lösung: Vtiger CRM

„Vtiger ist das am stärksten integrierte CRM-System und hat uns dabei geholfen, alle unsere Ziele in den Bereichen Vertrieb, Kundenunterstützung und Buchhaltung zu erreichen“, sagt Christian Hayes, CEO von LabStats.

„Vtiger war das ausgewogenste CRM-System aller von uns bewerteten CRM-Systeme. Vtiger hilft uns, Kunden und Prozesse vor, während und nach einem Verkauf zu verwalten. Es ist eine All-in-One-Lösung “, sagt Christian. LabStats bewertete mehr als 20 verschiedene CRM-Systeme, bevor er Vtiger auswählte. „Bei anderen CRMs, die wir untersucht haben, mussten wir 2- oder sogar 3-getrennte Lösungen haben, um unseren Vertriebs-, Support- und Buchhaltungsprozess aufrechtzuerhalten. Wir haben sogar eine Zeitlang Salesforce eingesetzt, stellten jedoch schnell fest, dass es unseren geschäftlichen Anforderungen nicht entsprach. Salesforce konzentrierte sich zu sehr auf den Prozess der Nachverfolgung eines potenziellen Kunden bis zur Conversion und erforderte umfangreiche Anpassungen, damit wir einen Kunden weiterhin während seiner gesamten Zeit bei uns verfolgen können. “

Für Labstats-Teammitglieder spart die Verwaltung aller kundenbezogenen Daten in Vtiger nicht nur Zeit und Mühe, sondern beseitigt auch Fehlkommunikation. „Unsere Vertriebs-, Support-, Buchhaltungs- und Betriebsteams arbeiten täglich mit Vtiger, um die Arbeit zu erledigen. Ein einziges System sorgt dafür, dass sich alle unsere kundenbezogenen Daten an einem Ort befinden, sodass Informationen schnell und nahtlos ausgetauscht und gesucht werden können. Da unsere Mitarbeiter keine Kundeninformationen oder -status aus mehreren Systemen herausgeben oder abrufen müssen, gibt es keinen Raum für menschliche Fehler. “

Die Anpassungen und Automatisierungen von Vtiger haben den Geschäftsprozess von LabStat beschleunigt

Christian hat Aufgaben und Benachrichtigungen in Vtiger automatisiert, damit sein Team effizient arbeiten kann. „Da Vtiger einfach an unsere spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst werden kann, haben wir unseren Geschäftsprozess optimiert.“ Ein hervorragendes Beispiel für eine verbesserte Effizienz kommt von LabStats 'Abteilung für Auftragserstellung und Auftragsabwicklung. „Wenn eine Bestellung empfangen und als genehmigt markiert wird, erstellt Vtiger einen Fall, der vollständige Angaben zu Bestellung und Kunde enthält, und überträgt diesen dem technischen Team zur Auftragserfüllung. Wenn dieser Fall vom Technikteam als erledigt markiert wurde, wird der Account Manager benachrichtigt, um mit dem Kunden Kontakt aufzunehmen, um sicherzustellen, dass er alles hat, was er braucht. “

Dank der angepassten Workflows von Vtiger konnte das LabStats-Team auch weiterhin über wichtige Probleme informiert werden. „Wir verwenden angepasste Workflows, um Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ein Beispiel ist die Benachrichtigung der Kontomanager, wenn ein Kunde nicht vor dem Abonnementdatum erneuert wird. Kontomanager erhalten zu drei Zeitpunkten eine erneute Fälligkeitsbenachrichtigung - 60-Tage vor Ablauf des Abonnements, 2-Wochen vor Ablauf des Abonnements und am Tag des Ablaufs des Abonnements. Diese Benachrichtigungen helfen unseren Account Managern, sich mit Kunden zu verbinden, die erneuert werden müssen, und zu verstehen, ob sie Probleme bei der Erneuerung haben oder neue Anforderungen haben und diese an das richtige Team weiterleiten. ”

Vtiger hat LabStats dabei geholfen, seine Kundenerneuerungsrate um 15% YOY zu verbessern

„Wir haben Vtiger so konfiguriert, dass es uns hilft, den richtigen Kunden zur richtigen Zeit richtig zu beachten.“ LabStats verfügt zusätzlich zum regulären Verkaufsprozess über einige einzigartige kundenorientierte Prozesse. „Wir haben in Vtiger ein neues Modul entwickelt, mit dem unsere Kundenbetreuer wissen, wann sie beim Kunden einchecken und den Abschluss dieser Check-Ins nachverfolgen können. Dies erspart Kontenmanagern mindestens 30 Minuten pro Tag, da sie keine Kontenlisten durchgehen müssen, um zu entscheiden, an wen sie sich wann wenden sollen. Vtiger erstellt automatisch neue Opportunitys für Kundenbetreuer, bevor ein Kunde für die Erneuerung des Abonnements fällig wird, sodass er den Erneuerungsdaten immer einen Schritt voraus ist und die Angebote rechtzeitig an die Kunden übermittelt. Da wir eine persönliche Note bevorzugen, senden wir keine automatischen Erinnerungen an die Kunden. Und da Vtiger alle Interaktionen, die unsere Kunden mit ihren Account Managern pflegen, erfasst, können unsere Vertriebsmitarbeiter diese Interaktionen überprüfen, um eine bessere Lösung zu bieten. “

Die Workflows und @mentions von Vtiger halten die LabStat-Teams perfekt synchron

„Vor der Verwendung von Vtiger fand die gesamte interne Kommunikation außerhalb von CRM statt. Wenn Vertriebsmitarbeiter beispielsweise wollten, dass das Buchhaltungsteam eine Rechnung erstellt, werden die Anforderung und die Nachverfolgung durch den Austausch von E-Mails erfolgen. Dies war ein zeitaufwändiger Prozess und verursachte unerwünschte Verzögerungen. Aber jetzt gibt es Workflows, die betroffene Personen sofort nach Abschluss der Aufgaben benachrichtigen. Vertriebspartner werden benachrichtigt, wenn das Support-Ticket ihres Kunden geschlossen wird. Das Buchhaltungsteam wird benachrichtigt, wenn ein Geschäft abgeschlossen ist. Unser Buchhaltungsteam bearbeitet einen Auftrag in mehreren Schritten. In jedem Stadium wird unser technisches Team benachrichtigt, um die Auftragserfüllung einzuleiten. Sobald die Bestellung erfüllt ist, wird das Buchhaltungsteam über die Rechnungsstellung an den Kunden informiert. Dieser Prozess der internen Kommunikation spart viel Zeit, die sonst für die manuelle Suche nach Informationen außerhalb von CRM aufgewendet wurde. “

Die Mitglieder des LabStats-Teams verwenden Vtigers @Mention für Aufzeichnungen, um die Aufmerksamkeit der betroffenen Personen sofort zu gewinnen. „@Mentions hat uns dabei geholfen, Kommunikationsverzögerungen zu reduzieren. Da wir Desktop-Benachrichtigungen für @Mentions aktiviert haben, wird das in einem Datensatz erwähnte Teammitglied sofort benachrichtigt und kann schnell Maßnahmen ergreifen. “