Pactia + Vtiger CRM

„Der Vertragsteil unseres Verkaufsprozesses war früher sehr langwierig und dauerte normalerweise 2-3 Monate. Jetzt haben wir diesen Prozess durch den Einsatz von Vtiger-Druckvorlagen und Automatisierung auf 30 Tage oder weniger verkürzt.“ - Sergio Zapata, Kundenservice-Manager für Pactia

Über das Unternehmen

Pactia ist ein kolumbianischer Private-Equity-Immobilienfonds mit einem verwalteten Vermögen von 1 Milliarde US-Dollar. Sie sind in Kolumbien, den USA und Panama tätig, um über Zyklen und langfristig attraktive Renditen für ihre Anleger zu erwirtschaften.

Pactia konzentriert sich hauptsächlich auf den B2B-Verkauf für ihre Gewerbe-, Arbeits- und Unterkunftsräume und den B2C-Verkauf für ihre Lagerräume sowie:

• Aufbau langer und starker Beziehungen zu Partnern, um Chancen zu generieren
• Umfassender Bottom-up-Asset-basierter finanzieller und operativer Ansatz
• Ein strenges Genehmigungsverfahren
• Eine fokussierte Vermögensverwaltungsstrategie
• Die laufende Bewertung der Wertentwicklung von Vermögenswerten und Exit-Strategien während des Lebenszyklus von Investitionen.

Wir hatten vor kurzem das Vergnügen, mit Sergio Zapata, Customer Service Manager für Pactia, zu sprechen. Sergio begann vor etwa vier Jahren bei Pactia und war als Projektmanager für das PMO verantwortlich. In den Jahren 2016-2017 startete Pactia ein neues Projekt, das darauf abzielte, eine CRM-Lösung zu implementieren, die ihre Strategie in Richtung einer stärker kundenorientierten Ausrichtung verlagern würde, anstatt sich hauptsächlich auf das von ihnen verkaufte Produkt zu konzentrieren. Dieser Prozess führte dazu, dass Pactia die Rolle des Customer Service Managers geschaffen hat, die Sergio nun unter der Leitung von Catalina Londoño ausübt, die auch für die CRM-Strategie des gesamten Unternehmens über alle Divisionen hinweg verantwortlich ist.

Herausforderung

Bevor das CRM-Projekt begann, waren die Daten von Pactia verstreut, sie verwendeten hauptsächlich Excel-Tabellen zum Speichern ihrer Daten, WhatsApp für die Zusammenarbeit und altmodische Stifte und Papiere, um alle Interaktionen mit ihren Kunden zu dokumentieren. Dies stellte zahlreiche Herausforderungen dar, insbesondere die Tatsache, dass Pactia vor der Implementierung von Vtiger separate Vertriebsteams hatte, die mit ihren fünf verschiedenen Produktlinien arbeiteten, die jeweils völlig unabhängig voneinander arbeiteten. Dies verhinderte, dass ihre Teams einen Einblick in die Vorgeschichte oder die Interaktionen ihrer Interessenten mit den verschiedenen Teams in Pactia erhielten.

Dies führte letztendlich zu Kollisionen zwischen ihren Vertriebsteams, bei denen die verschiedenen Abteilungen gleichzeitig auf ihre Interessenten zugingen, ohne Einblick in die Aktivitäten der anderen Teams zu haben. Außerdem blieben sie von wertvollen Informationen über ihre Kunden getrennt, die ihnen helfen würden, den Verlauf aller früheren Verkäufe, Berührungspunkte und bearbeiteten Verkaufschancen zu sehen. Sergio fuhr fort, dass es vor dem Einsatz von Vtiger so war, als wären alle seine Teams auf ihren eigenen abgelegenen Inseln. Alle Informationen über ihre Kunden waren für Sergio und auch die Vertriebs-, Marketing- und Supportteams, die für den Erfolg von Pactia verantwortlich sind, im Wesentlichen unsichtbar.

Sergio erklärte, dass Pactia eine Änderung vornehmen müsse und die Suche nach einer CRM-Lösung begann. Eines ihrer Hauptziele war es, ihre Vertriebsteams zu konsolidieren, die sich auf den Verkauf einzelner Produktlinien konzentriert haben, und ihnen zu ermöglichen, ihre Produkte durch das wirkliche Kennenlernen ihrer Kunden Cross-Selling zu betreiben. Dies führte dazu, dass Pactia mehrere Lösungen untersuchte, darunter Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot und sogar ein internes CRM, bevor es Vtiger entdeckte. Sie kamen zu dem Schluss, dass aufgrund des Mangels an Beratern, Hilfe bei der Implementierung und den letztendlichen Kosten keines davon für sie funktionieren würde.

Die Lösung: Vtiger CRM

Nachdem Sergio einige Zeit nach einer Lösung unter der strategischen Führung von People Link gesucht hatte, verband er sich mit Hector Baca und Natalia Castano von Conexo Soluciones, einem Beratungsunternehmen, das sich auf die Implementierung des Cloud-CRM von Vtiger spezialisiert hat. Aufgrund des Erfolgs von Conexo bei der Implementierung von Vtiger für andere Unternehmen und nach einem Treffen mit einigen Kunden von Conexo war Sergio zuversichtlich, in Vtiger das richtige CRM gefunden zu haben.

Vtiger könnte die Lücke zwischen seinen Teams mit einer einzigen Lösung schließen, ihnen in jeder Phase ihrer Reise einen vollständigen Überblick über ihre Kunden bieten und Pactia die analytischen Erkenntnisse und Daten liefern, um ihre zukünftige Entscheidungsfindung zu unterstützen und zu leiten. Um die Entscheidung von Pactia zu untermauern, führt Sergio aus, dass Vtiger auch ein großer Wert ist, der ihnen die Flexibilität der Anpassung und umfassende Integrationslösungen mit anderen Systemen bietet.

Pactia profitiert jetzt stark von der effektiven Nutzung von Vtiger CRM. Sergio erklärt weiter, „Der Vertragsteil unseres Verkaufsprozesses war früher sehr langwierig und dauerte normalerweise 2-3 Monate. Jetzt haben wir diesen Prozess durch den Einsatz von Druckvorlagen und Automatisierung auf 30 Tage oder weniger verkürzt." Sergio erläutert weitere Möglichkeiten, wie das CRM seinen Teams durch die Verwendung von Workflows geholfen hat, Zeit zu sparen, indem er sagt: „Wir verwenden Workflows, um viele unserer Post-Sales-Aktivitäten abzuwickeln. Zum Beispiel haben wir Workflows eingerichtet, um unsere Kunden X Tage nach Abschluss des Geschäfts zu verfolgen und automatisch E-Mails mit wichtigen Informationen auszulösen, die im CRM gespeichert sind.“ Dadurch sparen seine Mitarbeiter wertvolle Zeit und können sich auf die wichtigeren Aufgaben konzentrieren.

Vtiger One View für eine 360-Grad-Kundenansicht

Vtiger One View überbrückte die Lücke zwischen den Teams von Pactia mit einer einzigen Lösung. One View bot in jeder Phase der Customer Journey einen vollständigen Überblick über die Kundendaten. 

Pactia verwendete die One View-Analyse von Vtiger und zugehörige Daten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.