Todos sabemos que las empresas se han adaptado a la automatización de los flujos de tareas habituales, pero la implementación de esta automatización puede resultar complicada, especialmente en un entorno dinámico.
Configurar múltiples reglas de automatización en diferentes páginas y administrarlas para mantener el control puede ser arduo, razón por la cual Vtiger creó Process Designer, una herramienta de automatización de procesos comerciales (BPA).
El diseñador de procesos visuales de Vtiger permite a los administradores definir y unificar múltiples flujos en un proceso con una interfaz gráfica fácil de usar.
Note: uso de No-Coding Required para crear procesos usando Process designer.
Qué tareas se pueden automatizar con Process Designer
Vtiger Process Designer es lo suficientemente flexible como para usar múltiples tareas, como crear/actualizar registros, eventos de calendario, campos de módulos y asignar registros según criterios dados junto con el tiempo de espera especificado.
Veamos un ejemplo del uso de Process Designer.
Proceso de cierre de trato
Cerrar un trato implica varios pasos, desde atraer un cliente potencial hasta cerrarlo.
Cada paso tiene ciertas actividades que debe realizar un representante de ventas.
La siguiente imagen muestra un proceso de negociación creado con Vtiger Process Designer.
El botón de reproducción en color verde es el inicio del proceso.
Cada elemento del diseñador de procesos le permite crear acciones y condiciones.
Aquí estamos creando un prospecto con la condición de que si un contacto pertenece a la organización ABC, lo asigne a un representante de ventas específico.
De manera similar, puede ver que se crea una tarea para asignar los nuevos clientes potenciales entrantes al equipo de ventas internas con una notificación de alerta para el usuario asignado.
Aquí, creamos un contacto con una condición cuando un cliente potencial se vuelve calificado y actualizamos el estado del cliente potencial como no calificado de lo contrario.
Las tareas incluyen la programación de una reunión, la demostración de un producto, la comprensión de los requisitos del producto y el tiempo de espera después de la discusión de la negociación. Cada tarea se puede agregar al diseñador de procesos y dejar que CRM haga su magia.
Los representantes de ventas ya no necesitan crear y administrar manualmente todas sus tareas. Con las notificaciones, ya reciben alertas sobre sus próximas tareas.
Proceso de reclutamiento
Con Vtiger Process Designer, el administrador puede crear procesos para cualquier categoría. Aquí, tenemos un ejemplo para el proceso de reclutamiento. Puede crear el flujo de proceso para el equipo de recursos humanos/equipo de contratación desde la planificación de su proyecto hasta la incorporación de un empleado.
Inicie el proceso con la creación de la ficha de Proyecto para la Planificación de la contratación.
Puede agregar la acción Crear para crear varias tareas para el agente de recursos humanos para analizar las vacantes de trabajo y recopilar requisitos, como descripciones de trabajo.
Mantenga el flujo del proceso en ejecución y cree acciones para los próximos pasos del proceso. Por ejemplo, programe una primera llamada con los candidatos usando la acción de crear un evento de calendario para obtener su información personal y agregar condiciones para revisarlos para preseleccionarlos o rechazarlos.
Agregue acciones para los resultados de la condición, si el candidato está preseleccionado según el JD dado, programe una interacción interna para discutir con el equipo y configure llamadas de entrevista o informe al equipo sobre el estado del candidato como rechazado.
Finalmente, agregue una tarea para actualizar el estado del candidato del campo de contacto como reclutado o rechazado según la decisión del entrevistador.
Puede crear varias tareas para la incorporación, la inducción y la orientación y asignarlas a usuarios específicos.
A continuación se encuentran los otros recursos que hemos creado para Process Designer:
