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Grandes cosas pequeñas: creación de una lista personalizada

Bienvenido de nuevo a la serie de blogs Big Little Things, donde destacamos algunas de las características y mejoras menos conocidas y, a veces, pasadas por alto en Vtiger CRM que tienen un gran impacto.

Este capítulo se centrará en la organización dentro de su CRM mediante el uso de la creación de listas personalizadas. Empecemos por lo básico.

¿Qué es una lista?

Una lista es una selección de registros dentro de un módulo que tienen uno o más atributos de identificación compartidos entre ellos. Las listas se utilizan para ayudar a organizar sus registros de una manera que sea beneficiosa tanto para usted como para su empresa.

Si actualmente está utilizando Vtiger, es posible que haya notado que cada módulo tiene algunas listas predeterminadas ya disponibles. Por ejemplo, en el módulo Contactos, tiene la lista 'Todos los contactos', que muestra todos los registros de contacto en el CRM.

También debe tener una lista llamada 'Mis contactos' que solo mostrará los registros de contacto asignados directamente a usted como usuario.

Ahora, llevemos esto un paso más allá. Digamos que desea tener una lista disponible para los contactos que se encuentran en los Estados Unidos. Ahí es donde buscaría crear una lista personalizada.

Crear una nueva lista

La creación de una nueva lista seguirá el mismo proceso para cada módulo dentro del CRM.

Primero querrá hacer clic en el menú desplegable de la lista. En ese menú, debería ver un ícono azul '+' en la esquina superior derecha. Aquí es donde puede crear una nueva lista para el módulo actual en el que se encuentra.

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La creación de una nueva lista se divide en cuatro secciones:

  1. Información de la lista
  2. Condiciones de la lista
  3. Elige columnas y ordena
  4. Compartir lista

Repasemos la lista en orden. La nueva lista que crearé será del ejemplo que di anteriormente, por lo que queremos obtener todos los contactos que se encuentran en los Estados Unidos.

Información de la lista

La sección Información de la lista es donde agregará el nombre de la lista que está creando, de qué columna (Campo) se ordenará la información de forma predeterminada y si se ordenará en orden ascendente o descendente para esa columna.

Información de la lista

Puede ver arriba que le he dado un nombre a la lista, Contactos basados ​​en los Estados Unidos, y he configurado la lista para que se ordene por Apellido en orden Descendente. Esta clasificación es solo por lo que los registros se clasificarán inicialmente. Puede reordenar los registros en la lista utilizando la función de búsqueda de columnas disponible en cada módulo.

Condiciones de la lista

La segunda sección, Condiciones de la lista, es donde definirá qué registros se agregarán a su nueva lista.

Hay dos tipos de condiciones que se pueden agregar. Todas las condiciones requieren que cada condición añadida en esta sección coincida con cada registro. Cualquier condición requiere que al menos una de las condiciones agregadas en la sección coincida con cada registro.

Las condiciones en sí mismas son información de campo que establece los parámetros que deben coincidir los registros que se extraen en la lista.

En el ejemplo anterior, queremos obtener contactos que se encuentren en los Estados Unidos. Entonces sabemos que el país que figura en los contactos debe ser igual a los Estados Unidos. El nombre de campo para eso en el registro de contacto es País de correo. A continuación se muestra la condición ahora agregada a la lista que estamos creando.

Condiciones de la lista

Elige columnas y ordena

La sección Elegir columnas y orden es donde puede seleccionar las columnas que aparecerán en la lista que está creando y en qué orden se mostrarán.

Para agregar un nuevo campo como columna, puede buscar ese campo en la barra de búsqueda en la parte superior de esta sección y agregarlo como columna. Puede eliminar una columna que se haya agregado seleccionando el ícono 'x' en el lado derecho del nombre de la columna. Puede ajustar el orden de las columnas haciendo clic y arrastrando en el lado izquierdo de la columna que se ha agregado para moverla a la ubicación que desea que esté.

Elija columnas

Compartir lista

La sección Compartir lista es donde puede compartir la lista con otros usuarios, roles o grupos. Una vez que se haya compartido la lista, esos usuarios también podrán ver la lista en el menú desplegable de su lista.

Una vez que haya terminado, puede guardar su nueva lista y se agregará al menú desplegable de su lista.

Los creadores de la lista siempre pueden volver atrás y editar las columnas para agregar o eliminar campos o reorganizar el orden de las columnas en un momento posterior.

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El uso de listas personalizadas es una forma increíble de segmentar y ordenar la información dentro de cada módulo, lo que le permite a usted y a su equipo acceder a los datos que necesitan de manera rápida y eficiente.

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