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Grandes cosas pequeñas: campos/bloques dependientes

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Bienvenido de nuevo a otro capítulo de la serie de blogs Big Little Things, donde destacamos algunas de las características y mejoras menos conocidas y, a veces, pasadas por alto en Vtiger CRM que tienen un gran impacto. Esta publicación destaca la función de campos/bloques dependientes, que permite a los administradores configurar dependencias en campos o bloques en función de los valores de otros campos. Profundicemos y aprendamos más sobre esta función.

¿Qué es la función de campos/bloques dependientes?

Como se mencionó anteriormente, esta función permite a los administradores configurar dependencias que mostrarán u ocultarán campos o bloques en un registro, en función de los valores de la lista de selección seleccionados en otros campos que pertenecen al mismo módulo. Veamos un ejemplo:

A un gerente de soporte que es administrador en su cuenta de Vtiger le gustaría que su equipo de soporte seleccione de una lista de valores (Lista de selección) en un campo llamado "Tipo de resolución" una vez que un Caso se marque con un Estado de Resuelto. No quieren que este campo se muestre en el registro o que se llene hasta que el Estado del caso haya cambiado a Resuelto. Pero, una vez que el Caso ha sido marcado como Resuelto, le gustaría que este campo sea obligatorio y que se llene antes de guardar el registro. El administrador de soporte puede usar la función Campos/bloques dependientes para ocultar el campo "Tipo de resolución" hasta que un usuario haya marcado el campo Estado del caso como Resuelto.

Beneficios

El escenario anterior es solo un ejemplo de cómo se puede usar la función Bloques/Campos dependientes, pero las posibilidades son ilimitadas. También variarán según las necesidades de la empresa. A continuación, se incluyen algunos beneficios adicionales que los usuarios disfrutarán una vez que implementen esta función:

  • Declutter Archivos – Solo muestre campos y bloques cuando sean relevantes, lo que permite una revisión y navegación más rápidas. 
  • Personalización – Use campos personalizados y dependencias para garantizar que los datos relevantes se ingresen en el campo correcto en el momento apropiado.
  • Procesos y flujos de trabajo claros – Asegúrese de que todos sus usuarios sigan los mismos procesos configurando dependencias obligatorias.
  • Precisión de los datos – Los usuarios solo podrán ingresar datos en Campos/Bloques cuando se seleccionen valores relevantes en sus campos relacionados. 

Dónde encontrar la función de campos/bloques dependientes

Solo los administradores de una cuenta pueden acceder a esta función y se puede ubicar yendo a la Página de configuración y accediendo a Diseños y campos de módulos en la columna Administración de módulos.

Una vez que un administrador esté en Diseños y campos de módulo, deberá seleccionar el módulo con el que le gustaría trabajar (Casos, Contactos, Acuerdos, etc.) y luego hacer clic en la pestaña Campos/Bloques dependientes.

Cómo utilizar la función de campos/bloques dependientes 

Una vez que se selecciona la pestaña Bloques/Campos dependientes, los administradores pueden comenzar a crear sus propias dependencias para satisfacer las necesidades de sus procesos de ventas, soporte y marketing. También pueden ver todas las dependencias de campos y bloques existentes creadas para el módulo que han seleccionado.

Para crear una nueva dependencia, los administradores deben hacer clic en el botón "+ Nueva dependencia". Desde allí, pueden seleccionar el Campo o Bloque que les gustaría que dependiera de las Condiciones que han seleccionado. Las Condiciones creadas, cuando se cumplan, determinarán cuándo el Campo o Bloque seleccionado será accesible para otros usuarios.

A continuación, el administrador deberá seleccionar el tipo de acceso que tendrán los usuarios cuando el campo o bloque sea accesible. Pueden elegir entre:

  • Mostrar (Leer + Escribir) 
  • Mostrar (Leer + Escribir) y Obligatorio
  • Obligatorio
  • Mostrar (solo lectura)

Después de hacer clic en Guardar, la Dependencia surtirá efecto para todos los usuarios y se agregará a la lista existente de Campos/Bloques dependientes.

Otra opción que tienen los administradores es editar o eliminar dependencias existentes. Se puede hacer colocando el mouse sobre los campos/bloques dependientes existentes y haciendo clic en los botones Editar (icono de lápiz) o Eliminar (icono de papelera).

Cuando se selecciona Editar, los administradores tendrán la opción de cambiar el Campo o Bloque que depende, cambiar el Acceso y editar las Condiciones existentes o agregar nuevas Condiciones.

Para obtener más información sobre la función de campos/bloques dependientes, consulte este Artículo.

Conclusión

La función de campos/bloques dependientes de Vtiger cambia las reglas del juego cuando se trata de optimizar y mejorar la gestión de datos. La capacidad de ocultar o mostrar campos en función de condiciones predefinidas no solo simplifica la entrada de datos, sino que también mejora la experiencia del usuario. Con la función de campos/bloques dependientes de Vtiger, las empresas pueden optimizar sus procesos de CRM, aumentar la productividad y obtener información valiosa a partir de datos coherentes y bien organizados. Es una herramienta indispensable (aunque a veces se pasa por alto) para las empresas que buscan llevar su gestión de datos al siguiente nivel.

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