Bienvenido de nuevo a Big Little Things, donde destacamos algunas de las características y mejoras menos conocidas y, a veces, pasadas por alto en Vtiger CRM que tienen un gran impacto. Al analizar en profundidad y exponer algunas de estas características, nuestro objetivo es ayudar a garantizar que nuestros usuarios obtengan los mayores beneficios posibles al usar nuestro CRM.
Este blog destaca el módulo Buscar duplicados. Profundicemos y descubramos de qué se trata la función Buscar duplicados y cómo se puede utilizar para limpiar su base de datos y, al mismo tiempo, garantizar que los usuarios tengan los datos actualizados más relevantes en su CRM. También discutiremos algunas otras formas de encontrar duplicados en el CRM usando búsquedas de Vista de lista, Una vista y Búsqueda global.
¿Qué es el módulo Buscar duplicados?
La Encontrar duplicados El módulo está disponible en todas las ediciones de Vtiger y se puede encontrar en la aplicación Herramientas en la categoría Gestión de datos. Permite a los usuarios buscar e identificar fácilmente registros duplicados basados en valores de campo en módulos específicos. Después de identificar los registros duplicados, los usuarios pueden decidir cómo administrarlos mejor.
Uso de Buscar duplicados
Una vez que se abre el módulo Buscar duplicados, se les pedirá a los usuarios que seleccionen un módulo, una lista y los valores de los campos que les gustaría buscar para identificar registros duplicados. Los usuarios también tienen la opción de ignorar los valores de los campos vacíos y comprobar los registros cerrados en busca de duplicados.
Después de ingresar todos los criterios y presionar buscar, el sistema identificará y presentará rápidamente todos los registros duplicados encontrados, en una vista de lista. Desde allí, los usuarios pueden seleccionar los registros relevantes y decidir cómo les gustaría administrarlos, usando las opciones Eliminar o Combinar.
Fusionar registros duplicados
Al usar la opción de combinación, los usuarios pueden seleccionar hasta tres registros a la vez para luego combinarlos en uno. Los registros seleccionados se muestran en un formato de cuadrícula que permite al usuario seleccionar campos individuales que le gustaría retener en el registro combinado final. Es increíblemente útil poder obtener una imagen clara de todos los registros duplicados con sus campos dispuestos uno al lado del otro. Esto asegura que los usuarios retengan la información más precisa y actualizada de todos los registros duplicados, al mismo tiempo que ordenan y limpian su base de datos.
Eliminar registros duplicados
Eliminar registros duplicados es fácil con el módulo Buscar duplicados. Los usuarios pueden simplemente seleccionar los registros duplicados que desean eliminar y, con unos pocos clics, eliminar varios registros a la vez. Los registros que se eliminan también se almacenarán en la papelera de reciclaje durante 30 días antes de ser eliminados por completo, lo que permite a los usuarios recuperar cualquier registro y sus datos eliminados por error.
Otras formas de encontrar registros duplicados
Hay otras tres formas de encontrar duplicados en CRM. Los he resumido más, a continuación:
Una vista
Después de instalar Vtiger's IA de cálculo Extensión, los usuarios podrán ver y acceder rápidamente a los registros de acuerdos duplicados que se muestran mientras ven un registro de acuerdos en Una vista. De forma predeterminada, Calculus AI comprueba el campo "Nombre de la oferta" en busca de texto duplicado, pero también mostrará registros duplicados en función de los campos que haya configurado utilizando Prevención de duplicados en el módulo Ofertas.
Búsqueda de vista de lista
Los usuarios pueden usar la búsqueda de Vista de lista para encontrar registros duplicados ingresando valores únicos en los cuadros de búsqueda. Una vez que se han localizado los registros duplicados, los usuarios pueden seleccionar varios registros y usar Acciones de vista de lista para fusionar o eliminar los registros.
Búsqueda global
Similar a la búsqueda de vista de lista, los usuarios pueden ingresar valores únicos como direcciones de correo electrónico, números de teléfono, etc. Búsqueda global cuadro de búsqueda para encontrar registros duplicados. Existen limitaciones sobre cómo manejar los registros duplicados después de localizarlos mediante la búsqueda global. Por ejemplo, no puede fusionar o eliminar registros utilizando la función de búsqueda global. Solo puede acceder a los registros individualmente para eliminarlos o volver a usar las funciones de Acciones de vista de lista o Buscar duplicados para fusionar o eliminar varios registros a la vez.
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