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Big Little Things: acciones de vista de lista

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Bienvenido al primer blog de nuestra nueva miniserie, 'Big Little Things', donde destacamos algunas de las características y mejoras más pequeñas en Vtiger CRM que tienen un gran impacto.

Escuchar acerca de una gran característica nueva o actualización de versión es algo común para los usuarios de la tecnología en la nube. Lo que la gente normalmente no escucha son las pequeñas funciones o mejoras que tienen un gran impacto en las empresas que las utilizan.

Este blog destacará el Ver la lista de menú y las acciones individuales o masivas que se pueden realizar en los registros sin salir de la Vista de lista.
A continuación, he desglosado las funciones una por una y entraré en más detalles sobre cómo se pueden usar y las acciones que se pueden realizar. Pero primero, aprendamos un poco más sobre qué son las acciones de Vista de lista.

¿Qué son las acciones de vista de lista (registro)?

Menú de acciones de vista de lista

Las acciones de Vista de lista son las acciones individuales o masivas que se pueden realizar en la Vista de lista. Los usuarios tienen la opción de seleccionar registros individuales o múltiples a la vez y realizar diferentes acciones como Editar, Comentar, Exportar, Imprimir/Exportar PDF, Etiquetas, Transferir propiedad, Enviar correo electrónico, Cambiar propietario, Fusionar registros seleccionados y Eliminar.

Profundicemos más en cada función a continuación:

Editar

Vista de lista Editar

La función Editar en la Vista de lista es una forma eficiente de editar campos en registros individuales o en varios registros a la vez, sin tener que ingresar manualmente a cada registro para realizar los cambios. De forma predeterminada, muchos campos en Vtiger están disponibles para edición masiva. Los administradores también pueden activar y desactivar esta opción, lo que brinda un control completo sobre qué campos se pueden editar de esta manera. Los administradores también tienen la opción de crear nuevos campos personalizados y habilitar la opción de edición masiva. Esto permite aún más personalización y control.

Imagínese, necesita reasignar cientos de registros a un usuario diferente según el valor de un campo determinado. Simplemente puede crear una nueva lista usando condiciones o usar la búsqueda de vista de lista para filtrar por registros específicos. Desde allí, puede seleccionar todos los registros de la lista y reasignarlos de una sola vez.

Esta función permite a los usuarios realizar cambios masivos en los registros en muy poco tiempo, lo que ayuda a liberar un tiempo valioso para que los usuarios puedan concentrarse en asuntos más importantes.

Comentario

Comentario de vista de lista

La función Comentario en la Vista de lista permite a los usuarios publicar mensajes, adjuntar archivos y colaborar con sus equipos en registros individuales o múltiples sin salir de la Vista de lista. Los usuarios también pueden usar @Mentions para enviar correos electrónicos y notificaciones a colegas específicos si algo necesita su atención.

Veamos un escenario en el que un gerente de ventas podría usar esta función para publicar un comentario en todos los registros de clientes potenciales que tienen un estado de 'Frío', pidiendo a sus representantes de ventas que realicen llamadas de seguimiento utilizando un nuevo script. El gerente de ventas puede crear una lista personalizada usando filtros y condiciones para generar una lista de todos los clientes potenciales con un estado de 'Frío'. A partir de ahí, el gerente de ventas puede simplemente usar @Mentions mencionando a @salesteam para hacer las llamadas y adjuntar el nuevo archivo de secuencia de comandos directamente a la Sección de Comentarios en el registro de Clientes potenciales. Todos los usuarios que forman parte del grupo @salesteam serán notificados por correo electrónico y una notificación en el CRM, alertándolos de que su gerente ha realizado esta solicitud. También tendrán fácil acceso para descargar el nuevo archivo de secuencia de comandos.

Internamente, en Vtiger, confiamos en gran medida en las funciones Comentarios y @Mention al actualizar registros o colaborar con nuestros diferentes equipos. Dar a los usuarios la posibilidad de comentar sobre varios registros a la vez es una forma sencilla pero eficaz de ahorrar tiempo.

Exportar

Exportación de vista de lista

Al exportar datos de registros desde la Vista de lista, los usuarios verán tres opciones diferentes como se enumeran a continuación:

  1. Exportar registros seleccionados: Permite a los usuarios seleccionar y exportar registros específicos de la lista habilitando o deshabilitando la casilla de verificación junto a los registros.
  2. Exportar datos en la página actual: Permite a los usuarios exportar todos los datos de la página (20 registros a la vez).
  3. Exportar todos los datos: Exporta todos los registros de todas las páginas asociadas con el módulo.

Estas tres opciones brindan a los usuarios la flexibilidad de controlar con precisión qué registros desean exportar desde la Vista de lista. Esto es extremadamente útil si los usuarios desean exportar algunos o muchos registros específicos a un archivo CSV para realizar cambios antes de volver a importar y actualizar los registros en su sistema.

Imprimir / Exportar PDF

Exportación de impresión de vista de lista

La opción Imprimir / Exportar PDF permite a los usuarios seleccionar rápidamente registros individuales o múltiples para imprimir o exportar esos registros en formato PDF. Los usuarios pueden seleccionar los datos que les gustaría exportar como PDF mediante:

  • Creación de plantillas de impresión personalizadas
  • Usando las plantillas predeterminadas proporcionadas por Vtiger

Otro gran atributo de la función Imprimir / Exportar PDF es que permite a los usuarios enviar un correo electrónico a Contactos en el CRM, Usuarios o direcciones de correo electrónico ad hoc y adjunta automáticamente los archivos PDF seleccionados.

Etiquetas

Etiquetas de vista de lista

El uso de etiquetas es una excelente manera de etiquetar registros mediante la aplicación de una palabra o frase corta llamada 'Etiquetas'. Los usuarios pueden organizar o encontrar registros específicos según la palabra o frase con la que están etiquetados. En la vista de lista, los usuarios también pueden usar estas etiquetas para etiquetar muchos registros simultáneamente, lo que les permite agrupar registros específicos de forma rápida y sencilla. Las etiquetas también se pueden usar en condiciones para muchas actividades, incluida la creación de listas de módulos, listas de marketing, etc.

Transferir propiedad

Propiedad de transferencia de vista de lista

Esta función solo está disponible en el módulo Contactos y se puede utilizar para transferir registros relacionados a un usuario o grupo en el CRM. Por ejemplo, si un contacto tiene casos, presupuestos, acuerdos, etc. relacionados, los usuarios pueden usar la función Transferir propiedad para transferir y asignar todos los registros relacionados de módulos específicos a un usuario o grupo específico en el CRM.

Enviar correo

Vista de lista Enviar correo electrónico

La función Enviar correo electrónico en la Vista de lista está disponible en los módulos Contactos, Organizaciones y Clientes potenciales y es una herramienta poderosa para usar al enviar correos electrónicos a Contactos o prospectos específicos. Esta función permite a los usuarios enviar hasta 10 correos electrónicos a la vez sin configurar y programar una campaña de correo electrónico. Al enviar correos electrónicos con esta función de Vista de lista, los usuarios pueden seleccionar una plantilla de correo electrónico existente o crear un correo electrónico sobre la marcha antes de enviarlo a sus contactos o prospectos deseados. Los usuarios también pueden seleccionar si desean incluir a todos los destinatarios en un solo correo electrónico o enviar correos electrónicos separados a cada destinatario.

Cambio de propietario

Vista de lista Cambiar propietario

Esta acción de Vista de lista está disponible en el módulo Tareas. Permite a los usuarios cambiar el propietario ('Asignado a') en registros de tareas individuales o múltiples con solo unos pocos clics, incluso si los registros están en el estado 'Cerrado'.

Un buen ejemplo de cómo podría usarse esto es si un usuario deja su empresa y necesita reasignar sus tareas a otro usuario. Todo lo que necesitas hacer es:

  • Abra la lista Todas las tareas en el módulo Tareas.
  • Utilice la búsqueda de vista de lista para filtrar las tareas asignadas al usuario que abandona
  • Seleccione todas las tareas según los resultados de la búsqueda
  • Reasignar estas tareas a otro usuario

Esto se puede hacer en menos de 30 segundos, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo que se desperdiciaría yendo a cada registro para reasignarlos manualmente.

Fusionar registros seleccionados

Vista de lista Fusión de registros

Las acciones de vista de lista también le permiten fusionar hasta tres registros seleccionados en uno, lo cual es extremadamente útil cuando se trata de registros duplicados. Una vez que un usuario selecciona los registros en la Vista de lista y hace clic en el botón Combinar registros seleccionados, se muestra una ventana emergente. Les pide que seleccionen los campos que les gustaría conservar cuando se fusionen los registros. Esto le permite al usuario identificar y seleccionar los datos en campos individuales que le gustaría retener. Además, todas las actividades, como comentarios y puntos de contacto, y cualquier registro de módulo relacionado, se fusionarán y conservarán automáticamente después de que se lleve a cabo la fusión.

Un ejemplo de esto sería si tuviera dos registros de contacto para la misma persona, pero uno de los registros tiene una dirección de correo electrónico que ya no está en uso. El usuario puede fusionar los registros y asegurarse de que conservan la dirección de correo electrónico actual que utiliza su contacto. No es necesario rebotar entre registros y copiar / pegar la información en los campos antes de eliminar uno de los registros.

La función Fusionar registros seleccionados hace que este proceso sea simple, rápido y preciso, lo que ahorra tiempo y energía al tiempo que retiene datos precisos y relevantes.

Borrar

Vista de lista Eliminar

La función Eliminar en las acciones de la Vista de lista es una forma extremadamente eficiente de eliminar registros individuales o múltiples a la vez.

Por ejemplo, supongamos que ha importado cientos de registros de clientes potenciales al CRM que tienen datos incorrectos o faltantes, como tener valores vacíos en los campos Nombre, Apellido y Correo electrónico. Puede crear fácilmente una nueva lista utilizando condiciones para filtrar y seleccionar estos registros y enviarlos directamente a la papelera de reciclaje. Los registros eliminados se guardan en la Papelera de reciclaje durante 30 días antes de ser eliminados permanentemente. Esta función ayuda a los usuarios a:

  • Limpiar los registros en su CRM
  • Reduzca rápidamente la cantidad de espacio de almacenamiento utilizado

Ahora que hemos revisado todas las funciones disponibles en las acciones de Vista de lista, está claro que estas funciones se crearon para que la realización de operaciones masivas en registros sea eficiente, transparente y fácil. En última instancia, permite a los usuarios de Vtiger CRM ahorrar tiempo, energía y dinero.

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