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Pequeñas cosas grandes: informes programados

Bienvenido de nuevo a otro capítulo de la serie de blogs Big Little Things, donde destacamos algunas de las características y mejoras menos conocidas y, a veces, pasadas por alto en Vtiger CRM que tienen un gran impacto. Esta publicación destaca los informes programados, que permiten a los usuarios crear, generar y enviar informes en el horario que elijan. Profundicemos y aprendamos más sobre esta función.

¿Qué son los informes programados?

Los informes programados están disponibles en nuestras ediciones One Professional y One Enterprise y se pueden implementar después de que se haya creado cualquier informe. Con solo unos pocos clics y después de ingresar algunos detalles, los usuarios pueden programar los informes para que se generen automáticamente y se envíen por correo electrónico en una fecha específica o en una cadencia diaria, semanal, mensual o anual. Los informes se pueden enviar en formato CSV, Excel o PDF a usuarios, grupos y roles (internos), con la opción de enviar direcciones de correo electrónico específicas a destinatarios que no sean usuarios (externos).

Informes programados: casos de uso

Hay un sinfín de escenarios para usar la función de Informes programados que pueden beneficiar a organizaciones de todos los tamaños e industrias. A continuación se muestran algunos casos de uso sobre cómo nuestros clientes utilizan esta función:

  1. Una organización que fabrica y proporciona dispositivos médicos a hospitales y clínicas utiliza Informes programados para analizar cuántos hospitales visitan semanalmente los agentes de ventas individuales. Para lograr esto, han creado un informe en el módulo de Eventos que detalla cuántos Eventos se asignan por usuario en los últimos 7 días. Todos los lunes, este informe programado se genera automáticamente y se envía por correo electrónico a su gerente para una revisión adicional.
  2. Una empresa de soluciones de ingeniería y tecnología quería ver cuántos usuarios activos no habían iniciado sesión en el CRM en los últimos 7 días. Programan el "Informe de último inicio de sesión" para que se envíe todos los lunes a la gerencia para asegurarse de que sus usuarios inicien sesión en el CRM como se esperaba.
  3. Muchas organizaciones utilizan los informes para obtener información sobre el número de ventas mensuales que han desglosado por año. Estas organizaciones quieren ver en un año fiscal cuántos ingresos se generan por mes (basado en ofertas). Usan informes programados para enviar estos datos al final de cada mes, lo que muestra a la gerencia la cantidad de ventas y la cantidad generada en el último año desglosada por mes.

A continuación se presentan algunos escenarios adicionales para el uso de informes programados:

  • Actualice a sus colegas sobre registros específicos
  • Genere y envíe informes antes de las reuniones para optimizar la productividad
  • Informar a los clientes y usuarios de los elementos de acción vencidos
  • Envíe informes de rendimiento automatizados a sus empleados y gerentes
  • Envíe informes de facturas vencidas a la gerencia y a los clientes
  • Notificar a los propietarios de registros sobre las ofertas que se han estancado
  • Envíe los mejores informes de cierre a los representantes de ventas y la gerencia
  • Actualice a los representantes de soporte y a la administración sobre la cantidad de tickets de soporte abiertos por agente.

Estas son solo algunas formas diferentes en que algunos de nuestros clientes utilizan los informes programados para ahorrar tiempo, proporcionar información valiosa y aumentar la productividad sin tener que dedicar tiempo adicional a enviar informes manualmente.

Cómo crear un informe programado

La creación de un informe programado es un proceso simple que solo requiere unos pocos pasos. Siga los pasos a continuación para comenzar a programar sus Informes en Vtiger:

  1. Después de crear un Informe, ábralo y haga clic en los tres puntos (botón Más) en la esquina superior derecha del registro. Seleccione "Programar informe".
  2. Informes Blog (Imagen 1) Botón Más

  3. A continuación, los usuarios deberán completar y seleccionar los detalles de a quién se enviará el Informe, la frecuencia con la que se enviará, su hora de inicio y el formato de archivo en el que se enviará el Informe. Además, hay una opción para enviar el informe por correo electrónico incluso si el informe está en blanco.
  4. * Nota – Si se selecciona un formato de archivo PDF, solo se enviarán 1,000 registros en el informe. Los usuarios deben programar en formato CSV o Excel si el informe supera o se espera que supere los 1,000 registros.

    Informes Blog (Imagen 2) Horario Detalles

  5. Después de hacer clic en guardar, aparecerá una ventana emergente en la esquina superior derecha de la pantalla que notifica al usuario que el Informe se ha programado con éxito.
  6. Informes Blog (Imagen 3) Programado con éxito

  7. Una vez que el Informe se haya programado con éxito, los usuarios pueden realizar ajustes en los destinatarios, la frecuencia, la hora de inicio y el formato del archivo abriendo el informe y haciendo clic en el botón "Más" nuevamente.
  8. Los usuarios también pueden ver cuándo está programado que el Informe se active a continuación, y tienen la opción de "Eliminar" el Informe de la programación en la misma pantalla de edición.

    Informes Blog (Imagen 4) ediciones y tiempo de activación

    ¿Por qué esperar? Comience a programar sus Informes en Vtiger hoy y deje que el poder de la automatización funcione para su negocio.

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