Mi madre solía crear listas de verificación todo el tiempo: para sus compras, gastos mensuales, compras, etc. Sus listas de verificación de viaje eran legendarias. Dependiendo de dónde viajáramos, enumeraría todos los artículos que debían empacar, incluido un juego de ajedrez magnético, crayones y cómics para nosotros, los niños. Sin embargo, sus listas de verificación eran flexibles y estaban sujetas a cambios según sus caprichos.
Por otro lado, las listas de verificación en el hospital de mi padre se redactaron meticulosamente y se siguieron con diligencia. Al ser cirujano, se aseguró de que se crearan listas de verificación para diferentes procedimientos, antes, durante y después de la cirugía.
Un estudio estadounidense encontró que los hospitales que utilizaron la lista de verificación de seguridad quirúrgica de la Organización Mundial de la Salud (OMS) redujeron la mortalidad posoperatoria en un 22 %. 1
Puede crear listas de verificación para sus tareas personales y profesionales. ¿Sabías que una lista de verificación es una de las técnicas de gestión más antiguas, baratas (si no te molesta la palabra) y más fáciles? Aunque Benjamin Franklin es considerado el padre de la lista de verificación moderna, estoy seguro de que las listas de verificación se han utilizado durante siglos.
En este blog, discutiré cómo las listas de verificación pueden ayudarlo a aumentar su productividad en el trabajo, pero primero...
¿Qué es una lista de verificación?
Una lista de verificación es una ayuda de trabajo que enumera las tareas o actividades que deben completarse dentro de una duración determinada. Las listas de verificación avanzadas también incluyen varios requisitos, como herramientas, dependencias y comportamientos, que requieren que complete sus tareas.
¿Cómo ayudan las listas de verificación?
Todos nos preocupamos por 'mover los postes de la portería' en el trabajo. A veces, una carrera de cien metros puede convertirse en una maratón.
También nos obstaculiza el hecho de que la memoria humana es limitada. Además de eso, muchos de nosotros tendemos a postergar, descuidar u omitir nuestras tareas. Las listas de verificación lo ayudan en la gestión de proyectos, sin importar cuán pequeño sea un proyecto. Puede ser tan simple como escribir un blog o tan complejo como implementar una solución de software.
Las listas de verificación lo ayudan a:
- Tener control sobre tus tareas.
- Identificar y priorizar los pasos que deben ser parte del proceso.
- Divida sus tareas en sus elementos más pequeños, asigne personas y fechas.
- Garantizar que no se salten tareas cruciales.
- Centrándose en las tareas a mano.
- Asegurarse de que las tareas se completen en el orden reconocido.
- Desempeñarse consistentemente para completar sus tareas para lograr los resultados deseados.
¿Cómo se crea una lista de verificación?
Ahora que sabe cómo lo ayudan las listas de verificación, ¿qué cree que debe ser parte de la lista de verificación? Aquí hay algunos puntos a tener en cuenta al crear una lista de verificación para un procedimiento:
- Defina por qué se debe crear una lista de verificación.
- Identifique todas las tareas y subtareas que deben completarse.
- Determine cómo, cuándo y quién usará la lista de verificación.
- Identificar las personas responsables de cada tarea.
- Especifique las dependencias de las tareas.
Beneficios de usar una lista de verificación
Las listas de verificación brindan múltiples beneficios tanto para la organización como para las personas, especialmente el bienestar mental de los empleados. Veamos cómo.
Beneficios para la organización
Mejor asignación de tiempo y esfuerzo.
Las listas de verificación precisas lo ayudan a identificar todos los pasos necesarios para un proceso. Podrás identificar tareas vitales y priorizarlas. Podrá desviar su atención, tiempo y esfuerzo en completarlos antes que los demás.
Reducción de errores
Una lista de verificación lo ayuda a enumerar todas las tareas y actividades de un proceso o proyecto para una fecha o duración determinada. Dado que se enumeran todas las tareas, se reducen las posibilidades de errores y hay muy pocas posibilidades de que los empleados pierdan una tarea.
Incremento de la eficiencia
Con las listas de verificación, los empleados se sienten cómodos trabajando en un proceso como un todo. Se reducen los errores. También se reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar una tarea. Estos conducen a un aumento en la eficiencia. A veces, las listas de verificación también lo ayudan a identificar pasos redundantes o repetitivos, lo que lo ayudará a eliminar pasos redundantes o mejorar un proceso.
Identificación de tareas repetitivas.
Las listas de verificación le facilitan la identificación de tareas repetitivas o tareas que toman tiempo. Para los que tengáis procesos digitalizados o si estáis usando software, es el primer paso para automatizar estas tareas. Imagine el tiempo que ahorrará con la automatización.
Aumento de la productividad
Lea lo anterior de nuevo. ¿No cree que todos conducen a un aumento de la productividad? Después de todo, se hace más en menos tiempo.
Beneficios para el empleado
En comparación con otras técnicas o herramientas de gestión, una lista de verificación puede ser una herramienta de gestión simple, pero beneficia a sus empleados de muchas maneras.
Aumenta la motivación
Las listas de verificación ayudan a lograr objetivos pequeños. Con cada tarea que se completa, los empleados sienten una sensación de logro. Cuando están satisfechos en el trabajo, están motivados para invertir en sí mismos y en la organización.
Aumenta la creatividad
Nuestros cerebros están conectados para pensar y repensar las tareas que requieren nuestra atención, creando una situación estresante. Dado que las listas de verificación mencionan todas las tareas que deben realizarse, los empleados se sienten libres y menos estresados. Les ayuda a ser creativos en el trabajo. Propondrán nuevas ideas que realmente pueden ayudar a mejorar los procesos utilizados.
Crea cualidades de liderazgo.
La realización de tareas de forma regular genera una sensación de logro en sus empleados. Genera confianza y les ayuda a buscar tareas desafiantes. Las listas de verificación ayudan a desarrollar cualidades de liderazgo en sus empleados.
Tipos de listas de verificación
¡Ahora debe preguntarse si hay diferentes tipos de listas de verificación! Muchos han tratado de categorizarlos, pero todo depende del tipo de proceso o actividad para el que desea crear una lista de verificación. Puede ser una lista de verificación de proyecto, una lista de verificación de seguridad, una lista de verificación de calidad, etc. Se pueden crear para equipos o para individuos, y se pueden hacer para cualquier tipo de profesión.
Puede ser una simple lista de verificación en la que enumera las diez cosas que debe hacer y las marca a medida que las completa. O bien, puede ser una lista de verificación para procesos complicados con fechas y dependencias mencionadas.
Hay una variedad de listas de verificación que puede crear. Estoy seguro de que ha creado una o dos listas de verificación propias. Uso una hoja de EXCEL para crear listas de verificación simples que me ayudan a priorizar y completar mis tareas diarias. Las tareas pendientes se trasladan al día siguiente. Me ayudan a identificar tareas cruciales que necesitan mi atención y empujan a otros al final de la lista.
Algunas de mis listas de verificación también contienen tareas repartidas en una semana, ya que la fecha de finalización no es inmediata.
Continúe y cree una lista de verificación al comienzo de su día de trabajo. Compruébelo usted mismo: cómo hará más en menos tiempo.
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Referencia: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
