¿Es usted un individuo que intenta comprender su papel en un proyecto? O tal vez se le asignó como líder de proyecto de la nada, y hay una gran promoción en juego.
Entendemos que la gestión de proyectos puede parecer intimidante. Pero una vez que dominas los fundamentos y aportas un elemento de intuición a la mezcla, nadie puede impedirte liderar proyectos exitosos en todas las circunstancias.
Este blog le brinda una breve descripción general de la gestión de proyectos y los detalles clave involucrados para que pueda tomar decisiones inteligentes.
Vamos a sumergirnos en lo básico.
Que es un proyecto
Generalmente, un proyecto es una secuencia de tareas para lograr un objetivo en particular. Todos los proyectos tienen límites, como el tiempo, las personas y los recursos necesarios para completar el proyecto. Todos estos factores dependen de los resultados que desee obtener y cuándo desee lograrlos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el proceso de aplicar métodos y habilidades para lograr objetivos en condiciones predefinidas y dentro de un período de tiempo determinado. Implica la gestión de recursos tanto técnicos como humanos para alcanzar el objetivo del proyecto.
Importancia de la gestión de proyectos
La gestión eficiente del proyecto asegura que el proyecto sea un éxito. Un director de proyecto juega un papel importante en esto, ya que debe gestionar simultáneamente cuatro elementos esenciales de un proyecto. Todos estos elementos están relacionados.
- Alcance: esto involucra el tamaño, los objetivos y los requisitos del proyecto.
- Recursos: necesitará personas, equipos y materiales en su lugar.
- Tiempo: esto implica calcular la duración de las tareas, otras dependencias y rutas críticas, para determinar cuánto tiempo llevará el proyecto.
- Dinero: controle firmemente los costos, las contingencias y las ganancias.
Sin una gestión adecuada del proyecto, el equipo se moverá sin direcciones, control o propósito. Esto, a su vez, podría resultar en una reducción de la productividad y altos riesgos.
Pasos en la gestión de proyectos
Por lo general, la gestión de proyectos es un proceso simple de cinco pasos que se enumeran a continuación:
- Iniciación: determinar por qué se necesita un proyecto
- Planificación: exponer todos los aspectos del proyecto.
- Ejecución: lanzamiento del proyecto
- Monitoreo: observar y analizar el progreso
- Cierre: finalización y revisión del proyecto
Aprendamos más sobre ellos.
Iniciación
Los proyectos son asignaciones planificadas en las que usted define e identifica las metas que deben cumplirse dentro de parámetros como fechas de inicio, fechas de finalización, presupuestos, recursos, etc.
En esta fase, usted define el alcance, los objetivos, la estructura, los casos de uso, las limitaciones, las partes interesadas, los riesgos, etc. del proyecto.
Planificación
La planificación de un proyecto implica definir todos los aspectos del proyecto en términos de recursos, riesgos y limitaciones.
En esta fase, crea un plan para administrar tareas, hitos, fechas límite y recursos necesarios para terminar el proyecto a tiempo. Para lograr el plan, debe desarrollar una hoja de ruta que lo lleve del punto A al punto B.
Ejecución
Una vez que haya planificado y definido los hitos, ¡estará listo para lanzar el proyecto y hacer el trabajo! Un proyecto comienza con la implementación del plan del proyecto.
Monitoreo
Es fundamental estar atento al progreso de un proyecto. El monitoreo lo ayuda a administrar los recursos, revisar el desempeño del equipo, agregar o modificar objetivos y volver a planificar el proyecto si es necesario.
Deberá establecer procedimientos para realizar un seguimiento del progreso. Garantiza que un proyecto se desarrolle sin problemas. Trabaje para controlar y solucionar las dificultades antes de que se conviertan en problemas que se detengan o se desvíen de un plan de proyecto establecido.
Cierre
Una vez que haya alcanzado todos los hitos y haya completado todas sus tareas con éxito, es el momento de revisar las otras etapas del proyecto.
Un proyecto no se acaba solo con generar entregables. Tendrá papeles que limpiar, recursos para reasignar y resolver otros cabos sueltos. También es esencial archivar toda la documentación relacionada con el proyecto para futuras referencias y recompensar la diligencia de los miembros de su equipo.
Por último, puede realizar una evaluación posterior a la finalización para analizar qué se ha hecho y qué se podría haber hecho mejor.
Para obtener más información sobre la gestión de proyectos, haga clic aquí.
Gestión de tareas en breve
Debido a que un proyecto se divide en tareas (partes más pequeñas y manejables), una buena administración de proyectos necesita una excelente administración de tareas. Las tareas son actividades a corto plazo con un límite de tiempo o una fecha límite establecidos.
Timelogs es una herramienta valiosa que le ayuda a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a sus tareas y a reconocer qué tarea ocupa la mayor parte de su tiempo. Le ayudará a distribuir su tiempo y cumplir sus plazos sin problemas.
La buena noticia es que Vtiger CRM es una excelente plataforma para la gestión de proyectos. Tiene todas las herramientas necesarias que ayudarían a que su proyecto sea un éxito.
Consulte nuestro artículo prueba gratuita. ¡hoy!
