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¿Qué tan GRATUITO es su CRM gratuito?

El día que cayó el muro

El barco de los tontos finalmente había encallado

Las promesas iluminaron la noche

Como palomas de papel en vuelo

  • Un gran día para la libertad, Pink Floyd

Entonces cree que es hora de obtener un CRM para administrar su embudo de ventas. Tal vez usted es una pequeña empresa que ha estado arreglándoselas con hojas de cálculo y listas de correo electrónico o una startup que necesita todo menos construir el producto que se ejecuta en piloto automático; de cualquier manera, la promesa de un Software CRM GRATIS que hace todo menos administrar su negocio por usted suena demasiado bueno como para darse por vencido.

Así que esta publicación es una especie de verificación de la realidad sobre CRM, GRATIS y esa parte de su negocio.

Breve resumen de todo lo que sigue: "No existe el almuerzo gratis"

Voy a dividir el argumento en los conceptos centrales sobre los que estamos debatiendo.

  • ¿Qué es realmente CRM?
  • ¿Qué significa realmente GRATIS?

 

¿Qué es CRM? 

CRM, el acrónimo de Customer Relationship Management.

Y aunque CRM es ahora casi sinónimo de software CRM, la tecnología es solo una pequeña parte de la gestión de relaciones. Construir su marca y tener éxito en el mercado es como crear una obra de arte. La calidad de los pinceles y pinturas es importante. Necesitan ayudarte a crear tu obra maestra, pero no pueden hacerlo por ti. La estrategia, la ejecución y las habilidades son lo que tienes. La herramienta solo puede hacerlo más fácil.

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Si tiene una mala estrategia desconectada, tenga cuidado: una buena herramienta de CRM también ampliará ese hecho al mundo.

Su estrategia de relación con el cliente debe desarrollarla usted en función de sus objetivos comerciales. Customer Centric puede ser una estrategia genuina o simplemente una palabra de moda. Su software de CRM no puede ayudarlo a desarrollar ese enfoque, puede ayudarlo a ejecutar cualquier elección que haga. Si desea profundizar un poco más en esta pregunta, tenemos una página entera dedicada al tema.

¿Qué significa realmente GRATIS?

La palabra LIBRE a menudo se malinterpreta y está abierta a múltiples interpretaciones. En el mundo del software, a menudo se hace una distinción basada en las nociones de Libre e Libre.

libre: El concepto de gratis como gratis se relaciona con el costo del software. Cuando algún software o aplicación está disponible de forma gratuita, significa que no hay ningún costo monetario por el software en sí. Puede haber otros costos.

Libre: El concepto de libre como en libre es mucho más amplio y se relaciona con la noción de libertad y libertad. Quienes utilizan el software no están sujetos a ninguna obligación y tienen libertad para modificar y distribuir sin interferencia de los desarrolladores.

Las aplicaciones en la nube a menudo brindan a los usuarios la opción de acceder a una versión gratuita de su software. Esta es una opción de entrada sin compromiso para que las personas la prueben si la aplicación les funciona antes de comprometerse con una versión paga. Este es un software que se ofrece de forma gratuita. “Gratis como en la cerveza”: no puedes decidir qué cerveza es, pero puedes consumirla sin que se espere nada a cambio.

El software de código abierto que da a los usuarios la libertad de modificar y distribuir el código fuente, es el software que se ofrece de forma gratuita como libre. A menudo denominado "Libre como en el habla".

¿Existe realmente CRM GRATUITO? 

Si y no.

El código abierto es gratuito. Puedes descargarlo, modificarlo y no pagar un centavo a los creadores. Pero es probable que termine pagando sumas sustanciales a los expertos en implementación para que todo funcione para usted. Obtener una pieza de software compleja como un CRM no es fácil. No es una estrategia intencional para que las empresas paguen por los servicios, es simplemente la naturaleza de la bestia. Necesita tener la configuración del entorno correcta, las configuraciones del servidor hechas, los parches de seguridad instalados, la lista sigue y sigue. Es por eso que las soluciones locales están en declive. Hace una década, las soluciones en la nube apenas se estaban volviendo comunes y tenían varios desafíos. Hoy esa situación se ha revertido.

Hoy en día, el ecosistema de la nube es maduro y robusto. De hecho, es cada vez más la opción predeterminada para la mayoría de las empresas privadas. Y eso nos lleva a la opción Freemium del software CRM. Hay varias buenas opciones gratuitas disponibles, siempre que sepa lo que está buscando. Muchas pequeñas empresas tienden a sobreestimar sus requisitos y terminan optando por soluciones que tienen demasiados detalles.

Una queja común dirigida hacia las ediciones gratuitas ofrecidas por varios proveedores es que limitan las capacidades de estas ediciones. El hecho es que la mayoría de las ediciones gratuitas son lo suficientemente buenas para aquellos que comienzan el viaje de CRM para calentar las cosas, patear los neumáticos y ver si la aplicación realmente funciona para usted.

Lo más importante a tener en cuenta al elegir qué solución de CRM funciona mejor para su negocio es observar la adecuación del producto a la madurez. ¿El producto encaja en el lugar donde se encuentra su negocio en la escala de madurez de CRM? Si recién está comenzando, optar por una solución de nivel empresarial como Salesforce no tiene sentido. Si no tiene experiencia técnica interna, si bien el código abierto puede parecer una buena solución, puede resultar realmente difícil de configurar y mantener.

Aquí están las cinco cosas principales que debe considerar al buscar una solución CRM gratuita. (Para obtener la lista completa de 10 cosas y más información, descargue nuestro eBook La guía definitiva para elegir un CRM GRATUITO)

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  1. Funcionalidad

Al evaluar un CRM para su uso, busque soporte para las funcionalidades centrales que necesita hoy y tal vez dentro de un año.

Si es una empresa emergente de dos personas con una necesidad central de funcionalidades básicas de embudo de ventas como administración de contactos, seguimiento de acuerdos y marketing por correo electrónico, no tiene sentido obtener un CRM que le brinde cientos de detalles de forma gratuita. Además del hecho de que no utilizará ninguna de esas funciones, es probable que aún necesite dedicar tiempo (y posiblemente dinero) a averiguar cómo funcionan las cosas.

Alternativamente, si usted es una gran empresa con equipos de ventas distribuidos y flujos de procesos maduros, necesita un CRM que pueda respaldarlos de inmediato en la medida de lo posible.

Si necesita mantener algunos de los datos de sus clientes en otra aplicación, entonces el CRM no está realmente cumpliendo su propósito.

Además de evaluar las capacidades actuales que necesita, compruebe lo fácil que es agregar o activar capacidades adicionales que cree que necesitará en aproximadamente un año. Hacer que su equipo se familiarice con el software de misión crítica como un CRM lleva tiempo. Si descubre que dejará atrás las capacidades de su software en unos meses, entonces su equipo siempre se pondrá al día y tardará mucho más en darse cuenta del potencial de usar un CRM.

2. Facilidad de uso

El hecho de que el software CRM sea gratuito no significa que sea simple o intuitivo.

Tratar con software demasiado complejo con flujos de usuarios que no son fáciles de entender conlleva muchos costos ocultos. Es posible que obtenga el software de forma gratuita, pero podría terminar pagando caro en términos de gastos generales y costos de productividad.

Evalúe la complejidad de la configuración y la administración. Una edición en la nube freemium tendrá requisitos mucho más bajos de tiempo y esfuerzo en términos de poner en marcha la aplicación en comparación con una instalación de código abierto local o en la nube personal.

Lo siguiente a evaluar es la interfaz de usuario. Si sus equipos de ventas y soporte necesitan horas de capacitación para acostumbrarse al CRM, esos costos se acumulan rápidamente.

Un buen CRM debería reducir el tiempo de entrada de datos para los usuarios y contribuir a la eficiencia del proceso, no convertirse en otro desafío más que deba afrontarse.

3. Integraciones

Un CRM es una parte vital de la pila de tecnología de ventas o martech de la empresa. Es bastante inusual que el CRM se utilice como una aplicación independiente.

Esto significa que la capacidad de su CRM gratuito para integrarse con otras aplicaciones se vuelve crítica. El verdadero valor de una pila de tecnología solo se realiza cuando varios componentes se integran bien entre sí con un alto grado de automatización.

A menos que el CRM le ofrezca interoperabilidad, será una pieza disonante de la solución tecnológica y tendrá que lidiar con el dolor de los datos de clientes fragmentados y obsoletos.

Estas son algunas de las integraciones clave que debería buscar:

• Correo electrónico

• Calendario

• redes sociales

• Formularios web

• Telefonía

• Videollamada

• Aplicaciones de colaboración

4. escalabilidad

Mientras evalúa la aplicación CRM a partir de su capacidad para manejar los requisitos actuales de su negocio, es importante que evalúe su capacidad para escalar.

Las configuraciones que funcionan para una startup de dos personas con un puñado de adoptantes tempranos no serán adecuadas cuando se convierta en un equipo de 50 personas con cientos de clientes de pago. A medida que las empresas crecen, sus procesos maduran y evolucionan y las demandas del CRM cambian.

Una buena solución debe ser capaz de evolucionar junto con la organización.

Con Open Source, idealmente no debería haber límite en algunos parámetros como el número de usuarios, pero si el diseño no es robusto, es posible que vea desafíos de rendimiento a escala con grandes conjuntos de datos y un aumento en los usuarios concurrentes. Es importante que busque una solución de código abierto que tenga un historial comprobado de ser utilizada con organizaciones de todos los tamaños antes de invertir en ella.

Con las soluciones en la nube, es útil comprobar cuál es la ruta de actualización en las ediciones gratuitas y de pago. ¿Existe una manera perfecta de actualizar cuando esté listo para hacerlo? ¿Ayudará el proveedor con las migraciones y personalizaciones necesarias? ¿Existen comparativas de rendimiento para las ediciones en sus cargas de trabajo esperadas? Todos estos son aspectos que debe evaluar antes de comprometerse con la solución CRM.

5. Seguridad

La seguridad es un aspecto crítico a evaluar en su evaluación de una solución CRM.

El CRM mantendrá todos los datos de sus clientes de misión crítica. Una aplicación insegura podría resultar desastrosa.

Un aspecto importante a considerar es si existen restricciones de acceso a nivel de usuario que se puedan habilitar. El software debe permitir configurar fácilmente diferentes niveles de permisos y opciones.

Si está tratando con datos de usuarios de regiones como la UE que tienen leyes estrictas de privacidad de datos, también debe verificar si el software que está eligiendo le permite cumplir con estas leyes. Por ejemplo, si tiene datos de clientes sobre ciudadanos de la UE, ¿el software almacena datos dentro de la Unión Europea o lo obliga a almacenar los datos en un centro de datos en el extranjero?

Una solución de código abierto le brinda un control casi absoluto sobre el almacenamiento y el acceso a los datos, especialmente si está alojando el CRM en un servidor local en las instalaciones. Pero esto presenta un conjunto diferente de desafíos, ya que ahora debe asegurarse de que se apliquen los últimos parches de seguridad y de estar al tanto de cualquier nuevo error de seguridad que se haya descubierto y que podría poner en peligro los datos de sus clientes.

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