Cómo Vtiger CRM puede beneficiar a su pequeña empresa

Darryl lanzó su consultoría de marketing hace dos años y ha experimentado un crecimiento notable. Cada mes, da la bienvenida a un promedio de tres nuevos clientes, lo que contribuye a ampliar su cartera. 

Si bien esto es emocionante, la creciente carga de trabajo se ha vuelto abrumadora. Darryl hace malabares con varias tareas, incluida la redacción y el envío de correos electrónicos, el seguimiento de clientes potenciales, la comunicación con clientes nuevos y recurrentes y el seguimiento de los detalles del proyecto. 

Para mantener el impulso de su negocio y garantizar un servicio de calidad, reconoce la necesidad urgente de un sistema para delegar estas responsabilidades. Un CRM, o herramienta de gestión de relaciones con el cliente, beneficiaría enormemente a Darryl al ayudarle a gestionar y estar al tanto de estas tareas. 

Según un Forbes¹ informe, un CRM ayuda a gestionar las relaciones con los clientes de forma sencilla, eficiente y eficaz. 

Un sistema CRM para pequeñas empresas le permite almacenar información de clientes y clientes potenciales, identificar clientes potenciales, gestionar seguimientos y realizar un seguimiento de las interacciones en una ubicación central. 

Con un CRM podrás disfrutar de los siguientes beneficios: 

• Administre una lista creciente de clientes sin necesidad de contratar personal adicional. 
• Realice un seguimiento de todos los detalles esenciales sobre sus clientes en un solo lugar. 
• Cree y automatice procesos de seguimiento de clientes y leads. 
• Mantenga un historial de cada interacción, trato, proyecto, tarea, correo electrónico o llamada de cliente.
• Establezca un proceso de ventas simplificado que todos puedan seguir. 

Un estudio de Business.com² revela que el 25% de las pequeñas empresas utilizan CRM y otro 10% los está considerando. Además, entre quienes utilizaron un CRM, el 90% consideró que valía la pena invertir tiempo y dinero. 

Para ilustrar el valor de un CRM, consideremos el siguiente caso de uso.

Caso de uso: consultoría de trenes

Trainconsulting, una empresa con sede en Austria, enfrentó desafíos al integrar sus datos debido al uso de varios sistemas de software. Esto provocó datos dispersos, mala accesibilidad, duplicaciones, inconsistencias, errores de documentación y barreras de comunicación. La empresa eligió Vtiger CRM para proporcionar una solución todo en uno a estos problemas. 

La plataforma centralizada de One View de Vtiger CRM resolvió problemas de silos de datos, inconsistencias y duplicaciones, ofreciendo datos consistentes entre diferentes equipos. Funciones como la sección de actividades, @menciones y etiquetas mejoraron la colaboración y comunicación del departamento. 

Al automatizar los procesos manuales, Trainconsulting redujo los errores y mejoró los flujos de trabajo, lo que en última instancia aumentó la productividad general. Vtiger CRM también mejoró la visibilidad de su canal de ventas, lo que permitió mejores pronósticos. Con fácil acceso a datos uniformes de los clientes, Trainconsulting mejoró las interacciones con los clientes y desarrolló relaciones más sólidas.

¿Por qué Vtiger CRM?

Vtiger CRM es una herramienta potente y versátil, especialmente adecuada para pequeñas y medianas empresas. Exploremos cómo Vtiger puede beneficiarlo: 

Automatización  

La automatización de CRM implica optimizar y automatizar los procesos de gestión de relaciones con los clientes para mejorar la eficiencia y eficacia en las interacciones con los clientes. Vtiger CRM tiene varias funciones de automatización que beneficiarán a su negocio y reducirán el trabajo manual. 

Zonas de venta 

Vtiger CRM ofrece numerosas funciones que ayudan a los equipos de ventas con diversas tareas, incluidas reunirse con clientes, obtener aprobaciones de cotizaciones y más.

Páginas de citas: La ventaja de utilizar páginas de citas es que puede evitar la molestia de enviar correos electrónicos de ida y vuelta para programar una reunión. Recibe un cronograma listo para usar de su día laboral, semana o mes y lo comparte con sus clientes potenciales y clientes.

• Elegirán un espacio libre de su agenda para reunirse con usted. Los espacios que ya han sido reservados no se muestran en la página de citas. 
• aprobaciones: Ya sea que desee enviar una cotización para la aprobación de su gerente o necesite aprobación para contratar a un nuevo miembro del equipo de ventas, las funciones de Aprobaciones lo manejan por usted. Los administradores deben configurar los siguientes elementos para utilizar el módulo de Aprobaciones con éxito.
  • Condiciones de aprobación: La base o posibles situaciones bajo las cuales los registros deben enviarse para su aprobación. 
  • Gerentes: a quién reporta o quién debe aprobar sus solicitudes. 
• Libros de jugadas: Un libro de jugadas consta de las tareas de un representante de ventas para cerrar un trato. Esta plantilla se genera automáticamente cuando crea un canal de ventas en CRM y se asigna al canal. Todo lo que necesita hacer es agregar tareas de recorrido basadas en su proceso de ventas específico. Vtiger CRM muestra las tareas del recorrido de un trato, acompañadas de una barra de progreso que indica el porcentaje de finalización del recorrido de un trato. La barra avanza cada vez que un representante de ventas completa una tarea de recorrido. 
• Información de ventas: En los módulos Sales Insights, Vtiger CRM genera automáticamente informes sobre la progresión del embudo, las actividades de los representantes de ventas, los acuerdos cerrados y más. Estos informes brindan información sobre el progreso de un acuerdo, las ventas de su empresa y el desempeño de su equipo de ventas. Esto reduce la necesidad de que los gerentes de ventas convoquen reuniones frecuentes para obtener actualizaciones. 
• Venta guiada por IA: El motor de inteligencia artificial de Vtiger, Calculus AI, ayuda a los representantes de ventas a cerrar más acuerdos mediante análisis predictivos y recomendaciones. Calculus AI también ayuda a los gerentes de ventas a convertirse en entrenadores al analizar automáticamente llamadas y correos electrónicos y marcarlos para su revisión para facilitar el entrenamiento proactivo. 

Marketing 

La automatización del marketing en Vtiger CRM abarca funciones diseñadas para generar clientes potenciales y ejecutar campañas de marketing. Examinemos estas características. 

• Formularios web: Los formularios web son formularios en línea que puede insertar en sus sitios web. Estos formularios le permiten capturar información de clientes potenciales. Cuando los visitantes envían un formulario web, Vtiger CRM captura automáticamente sus detalles y crea un registro de clientes potenciales sin ingresar datos manualmente. Además de los clientes potenciales, puede crear los siguientes registros mediante el formulario web:
  • Organizaciones
  • Vendedores
  • Ofertas
  • Proyectos
  • Hitos del proyecto
  • Casos
  • Entradas internas
• Campañas de correo electrónico: La función Campañas de correo electrónico le permite enviar correos electrónicos a sus contactos de forma masiva. Puede enviar fácilmente correos electrónicos de marketing para promociones y ofertas y configurar respuestas automáticas para respuestas de contactos. Además, también puedes configurar tus condiciones para que las respuestas automáticas se envíen automáticamente. 
• Campañas de SMS y acciones de respuesta: Las campañas de SMS son similares a las campañas de correo electrónico, con la diferencia clave de que se envían directamente a los números de teléfono de los contactos. Los mensajes SMS tienen una tasa de apertura más alta que las campañas de correo electrónico. También puede configurar acciones en las que un contacto responde a un mensaje SMS con Acciones de respuesta de SMS. 

Mesa de ayuda

Si forma parte de un equipo de servicio al cliente, puede automatizar la creación de casos, responder las consultas de los clientes automáticamente y recibir informes listos para usar sobre el desempeño de su equipo.

• Portal del Cliente: El Portal del cliente sirve como un punto único para que sus clientes obtengan todas las actualizaciones sobre sus casos y otros registros. ¿Cómo automatiza tus tareas? La necesidad de que los clientes se comuniquen con usted con sus consultas se reduce ya que toda la información relevante está disponible en el portal. Los clientes también pueden enviar casos y consultas desde el portal, creando automáticamente un registro de caso en el CRM. 

• Información sobre la mesa de ayuda: Vtiger CRM genera automáticamente cuadros y gráficos en Help Desk Insights. Estas imágenes muestran información del caso y el desempeño del equipo de servicio al cliente con respecto a esos casos. Help Desk Insights proporciona los siguientes detalles:
  • Primera respuesta promedio a los casos
  • Número de casos sin resolver
  • Número de casos violados
  • El número de casos se agrupa por el canal desde el que se generan. 
• Información interna sobre tickets: Los tickets internos en Vtiger CRM permiten a los empleados de su empresa plantear sus problemas y solicitudes rápidamente. El desempeño del equipo de soporte interno que atiende a sus empleados se captura en Internal Ticket Insights a través de cuadros y gráficos. Vtiger CRM recopila datos de sus registros de CRM para generar esta información automáticamente. 
• Chat en vivo e información del chat: Al instalar la extensión Vtiger Live Chat, puede descargar las preguntas frecuentes al widget Live Chat. Cuando los clientes ingresan palabras clave, el widget completa automáticamente las preguntas frecuentes. Además, los clientes pueden comunicarse con sus representantes de servicio al cliente mediante Live Chat. Vtiger CRM registra detalles como el tiempo de primera respuesta, la calificación del chat, la duración, las conversaciones perdidas y más de las conversaciones de los clientes. Luego, esta información se utiliza para generar automáticamente Chat Insights, lo que permite a los gerentes de servicio al cliente evaluar el desempeño de su equipo y trabajar para mejorar. 
• Sala de correo: Lleve las quejas o consultas que los clientes escriban a su dirección de correo electrónico de servicio al cliente a Vtiger CRM configurando lo siguiente:
  • Reglas de la sala de correo en Vtiger CRM 
  • Reenvío automático en tu servicio de correo electrónico

El reenvío automático redirige sus correos electrónicos al CRM utilizando la dirección de su sala de correo. La sala de correo escanea los correos electrónicos reenviados y crea automáticamente un registro de caso según las reglas que haya configurado.

• Gestión de tuberías

La gestión de canalizaciones de Vtiger garantiza que su flujo de trabajo sea fluido y accesible para todos. Puede realizar un seguimiento de todos sus acuerdos y sus estados con la gestión de oportunidades, verificando rápidamente el estado actual, las conversaciones anteriores y las reuniones programadas. 

Deal Room de Vtiger es un espacio digital privado donde los representantes de ventas pueden compartir, interactuar y rastrear contenido con clientes potenciales. Esta característica le ayuda a colaborar con clientes y colegas. Le permite responder rápidamente a consultas, compartir documentos y almacenar documentos críticos relacionados con acuerdos en una biblioteca central accesible para ambas partes.

Manténgase al tanto de sus ventas configurando pronósticos y cuotas para ayudarlo a planificar su ciclo de ventas, administrar objetivos y monitorear el desempeño del equipo. 

• Comunicación y colaboración

Vtiger facilita una comunicación fluida entre los miembros del equipo y con los clientes. 

Puede usar @mention fácilmente para etiquetar a cualquier miembro del equipo en una nota sobre un contacto u oportunidad y reasignar cualquier tarea, contacto u oportunidad para transferencias sin problemas. Las alertas de menciones se pueden habilitar o deshabilitar según sea necesario.

Puede utilizar la función Transmisión para hacer anuncios. 

Vtiger se integra con múltiples proveedores de servicios de telefonía, lo que le permite realizar llamadas telefónicas desde CRM. También puedes enviar mensajes SMS, MMS y WhatsApp, así como correos electrónicos, directamente desde el CRM. 

Puede utilizar la función Sala de correo para traer todos sus correos electrónicos (de diferentes cuentas de correo electrónico) al CRM y administrarlos desde una única plataforma.  

Vtiger CRM proporciona a las pequeñas empresas un conjunto de herramientas todo en uno para mejorar la eficiencia, fortalecer las relaciones con los clientes y fomentar el crecimiento. Al automatizar tareas rutinarias, centralizar la información del cliente y optimizar la comunicación, Vtiger CRM le permite concentrarse en lograr sus objetivos sin preocupaciones. 

Con una interfaz sencilla y funciones personalizables, Vtiger CRM se convierte en un socio integral para que su negocio prospere y se destaque. 

Integraciones en Vtiger CRM

Vtiger CRM se integra con más de 500 aplicaciones, desde contabilidad hasta telefonía. Puede incorporar datos de aplicaciones de terceros al CRM y administrar los datos desde el CRM. Esto reduce la duplicación de datos, los errores y el esfuerzo manual necesario para gestionar datos en diferentes aplicaciones. Obtienes una visión holística de tus clientes con todos los datos disponibles en una única plataforma.

También puedes realizar llamadas directamente desde el CRM integrándolo con diferentes gateways de telefonía. Puede enviar mensajes y administrar interacciones en redes sociales (Facebook, Instagram y LinkedIn) desde el CRM. Dado que puede acceder a los registros de los clientes simultáneamente, puede tener conversaciones enriquecedoras con el cliente. 

Aquí hay un ejemplo de aplicaciones con las que puede integrar su cuenta Vtiger: 

• Xero
• Twilio
• MailChimp
• LinkedIn

Descubra todas las integraciones de Vtiger

Aquí hay varias razones por las que puede beneficiarse del uso de Vtiger CRM: 

• One View by Vtiger proporciona una vista completa de conocimientos e información en tiempo real, lo que le permite evaluar el estado de su negocio y tomar acciones relevantes. 
• Vtiger CRM es una herramienta sencilla y fácil de usar sin obstáculos de implementación ni formación compleja. 
• Vtiger CRM se conecta fácilmente con más de 500 aplicaciones que ya utiliza, lo que garantiza que no haya obstáculos en el trabajo. 
• Vtiger CRM es asequible y adaptable a cualquier tamaño de equipo o industria. Las ediciones flexibles con precios mixtos se adaptan a todos los presupuestos, desde empresas emergentes hasta empresas. 

Calculus AI: soporte de IA en Vtiger CRM

Finalmente, para que su trabajo sea aún más manejable, Vtiger CRM tiene IA a su alcance con Vtiger Calculus AI. 

Vtiger Calculus AI es una herramienta basada en IA que utiliza información de CRM para brindar a sus equipos los mejores consejos y soluciones. Desde respuestas instantáneas a sus consultas hasta redacción sencilla de correos electrónicos y análisis de calidad de llamadas, GPT integrado con Calculus AI ayuda a sus equipos de ventas, marketing y soporte a conversar eficazmente con los clientes y rendir al máximo. 

¿Y la mejor parte? Puedes probar Vtiger gratis aquí! 

Referencias:

¹ Informe Forbes

² Estudio realizado por Business.com