Mantenerse en contacto con los contactos siempre ha sido un aspecto crítico de las ventas, el marketing y la retención. A medida que su empresa crezca, es posible que le resulte cada vez más difícil mantenerse al día con los seguimientos de correo electrónico. También puede ser difícil rastrear qué correos electrónicos se han enviado y qué días deben enviarse más correos electrónicos. Automatizando este proceso puede ayudar a ahorrar horas de tiempo y se hace mejor a través de secuencias de correo electrónico.
Entonces, ¿qué son las secuencias de correo electrónico?
En resumen, son una serie de correos electrónicos que se crean para enviarse automáticamente a un contacto o grupo de contactos. Estos correos electrónicos generalmente están basados en el tiempo o en un disparador. En el caso de Vtiger, nuestras secuencias de correo electrónico se pueden configurar en etapas en las que después del envío del primer correo electrónico, los correos electrónicos en las etapas posteriores se basan en si se abrió el correo electrónico anterior y en un período de tiempo elegido después de ese disparador.
Hay situaciones específicas para estas secuencias, Algunos profesionales tienen largas listas de secuencias que se pueden utilizar. En el caso de Vtiger, queremos ayudar al equipo de ventas a ahorrar tiempo y mantener un tono constante con su alcance por correo electrónico. No es un secreto que mantener un contacto constante con un cliente potencial puede ser difícil, especialmente si tiene docenas o cientos de clientes potenciales a los que se comunica semanalmente. Hay cuatro problemas principales que encuentro que las secuencias de correo electrónico pueden ayudar a abordar en Vtiger:
- El contexto se puede perder con el tiempo, por lo que se pierde mucho tiempo buscando en conversaciones de correo electrónico anteriores. Esto se hace más evidente a medida que se necesitan más seguimientos para una pista. Esto se puede resolver con secuencias de correo electrónico ya que los correos electrónicos ya están escritos y listos para ser enviados en una secuencia.
- Los seguimientos a menudo se pueden olvidar. Este es un problema muy común para cualquier persona en ventas. Con la gran cantidad de conversaciones que ocurren por día, puede ser fácil pasar por alto un correo electrónico que debería haberse enviado. Las secuencias de correo electrónico automatizan este proceso para que no se olviden los seguimientos.
- La calidad de los seguimientos puede disminuir a medida que pasa el tiempo. Con frecuencia, se dedica tiempo y esfuerzo a clientes potenciales más activos si otros no responden inicialmente. Esto puede ser perjudicial y terminar en ventas perdidas a largo plazo. Como se mencionó en el primer número, con secuencias, los correos electrónicos se pueden escribir de antemano, asegurando que el contenido y la calidad de cada correo electrónico sean perfectos.
- Creo que el cuarto es un problema más obvio, pero vale la pena señalarlo. Se pasa mucho tiempo cada día simplemente haciendo un seguimiento y enviando correos electrónicos de seguimiento a los clientes potenciales. Con secuencias, este proceso es automatizado y libera tiempo para enfocarse en asuntos más urgentes.
Antes de profundizar en cómo se puede utilizar este proceso en Vtiger, primero quiero dar algunos ejemplos de secuencias que puede utilizar para su negocio. Quiero centrarme en tres que encuentro más útiles:
1. La secuencia de crianza de plomo
Esta secuencia se explica un poco por el nombre. Mantenerse en contacto con los clientes potenciales, ya sea caliente o frío, es vital para el proceso de ventas. A menudo es útil crear una secuencia para cada industria con la que el cliente está haciendo negocios. Esto puede significar crear secuencias individuales para clientes potenciales en bienes raíces, atención médica, gobierno, etc.
La automatización del alcance puede ayudarlo a usted y a su producto a mantenerse en la mente del cliente. Con muchos correos electrónicos, especialmente correos electrónicos de campañas o secuencias de correo electrónico. Las secuencias de correo electrónico le permitirán enviar correos electrónicos de seguimiento adicionales automáticamente en función de si se han abierto correos electrónicos anteriores. Esto puede aumentar las probabilidades de que el Cliente potencial abra un correo electrónico, ya que se enviarán más.
2. La secuencia de incorporación
Sé que este es particularmente útil para nosotros aquí en Vtiger. Nos gusta asegurarnos de que los clientes estén utilizando el software que ofrecemos en toda su extensión y de la manera más eficiente posible. Los correos electrónicos que ayudan a dirigir a los clientes a nuestros recursos de soporte en línea e información de contacto pueden ayudarnos a conectarnos, comprender mejor sus necesidades comerciales y guiarlos a través de cualquier necesidad de personalización que tengan.
3. La secuencia de repetición del cliente
¿Por qué es importante llegar a clientes habituales? Smallbiztrends.com ha compartido algunas estadísticas que dan una idea del asunto, pero he encontrado que el ser más importante es: “La probabilidad de vender a un cliente existente es del 60-70 por ciento. La probabilidad de vender a un nuevo prospecto es de 5-20 por ciento ".
Esta estadística habla de lo importante que es mantenerse en contacto y retener clientes habituales. Estos correos electrónicos pueden ser tan simples como mencionar una nueva versión del producto o un descuento que se ofrece. Esto puede ayudar en gran medida a aumentar las ventas y ayudarlo a demostrar que se preocupa tanto por los clientes existentes como por los potenciales.
Cómo crear secuencias en Vtiger
Las secuencias de correo electrónico difieren de las campañas de correo electrónico en que ofrecen un proceso automatizado más personalizado para los correos electrónicos que se envían a los contactos. Tomamos esto en cuenta al estructurar las secuencias de correo electrónico para Vtiger.
Hay dos requisitos previos que deben cumplirse antes de crear su primera secuencia de correo electrónico dentro de su Vtiger CRM.
- Configure su bandeja de entrada con su dirección de correo electrónico relacionada con el trabajo
- Verifique su dirección de correo electrónico
Una vez que se completen estos dos pasos, puede comenzar a crear su secuencia. Primero querrá acceder al módulo de secuencias de correo electrónico. Esto se puede encontrar primero en el menú desplegable 'Ventas' y luego haciendo clic en la opción 'Secuencias de correo electrónico' en 'Habilitación de ventas'.
Esto debería llevarlo a la pantalla a continuación con una secuencia de ejemplo que se ha creado para el CRM. Ignoraremos esa secuencia y, en su lugar, haremos clic en el botón 'Nueva secuencia' en la esquina superior derecha.
Esto lo llevará a la pantalla a continuación.
Como puede ver, estamos en nuestro primer correo electrónico para la secuencia. Para configurar este correo electrónico, recomiendo hacerlo en los siguientes pasos:
- Nombra la secuencia
- Programe cuándo se enviará el correo electrónico
- Agregar un asunto al correo electrónico
- Escriba el cuerpo del correo electrónico o elija un plantilla de correo electrónico
¡Felicidades! Ahora ha completado la primera etapa para su primera secuencia. Su pantalla ahora debería ser similar a la de abajo.
Ahora puede agregar etapas posteriores a la secuencia de correo electrónico siguiendo los pasos 2-4. Para cualquier etapa posterior, también debe agregar un activador para cuándo se enviará el correo electrónico. Estos desencadenantes se basan en la etapa anterior. El que configuré a continuación significa que la segunda etapa de la secuencia se enviará solo cuando la primera etapa del correo electrónico no se haya abierto después de una semana.
Una vez que haya terminado de crear las etapas, ahora puede pasar a agregar destinatarios para la secuencia de correo electrónico. El número máximo actual de contactos a los que se puede enviar una secuencia es 150. El envío de una mayor cantidad de correos electrónicos debe hacerse a través de nuestras campañas de correo electrónico. Si aún no desea tener destinatarios para la secuencia de correo electrónico, puede optar por omitir este paso.
Los destinatarios se pueden agregar de varias maneras:
- Al buscar individualmente cada contacto.
- Al buscar un lista de contactos en el módulo de contactos.
Una vez que los destinatarios se hayan agregado o no, puede pasar a la sección 'Otras configuraciones' de la secuencia. Esta sección le permite elegir a quién se asignará la secuencia de los usuarios en su CRM y con quién desea compartir la secuencia.
Una vez que se hayan agregado, ahora puede guardar su secuencia.
Más acerca de las secuencias de correo electrónico
Hay un método más que las secuencias de correo electrónico se pueden utilizar en el CRM. La secuencia de correo electrónico se puede elegir dentro de correos electrónicos individuales enviados desde un registro de contacto. Este método también puede ser extremadamente útil si la secuencia se usa en función de las actividades realizadas por cada Cliente potencial o Cliente.
A continuación, puede ver dónde se puede elegir la secuencia al enviar un correo electrónico a un contacto.
Deberá asegurarse de que la secuencia que desea utilizar esté configurada actualmente como activa; de lo contrario, no aparecerá en la lista desplegable Secuencia.
También puede ver las estadísticas de las secuencias que se han enviado previamente. Esto incluye información como la tasa de apertura y la tasa de clics. Esto puede ayudar a crear y modificar secuencias para aumentar estas estadísticas, pero también puede ayudar a simplemente saber qué secuencias no funcionan bien para que no pierda el tiempo enviando secuencias que no se están abriendo o que el líder no tiene más interacción.
Envolviéndolo todo
Espero que después de leer esto no solo entiendas cómo configurar una secuencia de correo electrónico en Vtiger, sino que también hayas aprendido algunas formas nuevas en que se utilizan las secuencias de correo electrónico.
Recomiendo probar secuencias por ti mismo. Diviértete con eso. Descubra cuánto tiempo se puede ahorrar y cómo la mayor comunicación con clientes y clientes potenciales ayuda a su empresa a crecer.
Si tiene alguna pregunta o inquietud que surja al configurar sus secuencias de correo electrónico, por favor póngase en contacto con nosotros. Siempre estamos felices de ayudar.
