Imagina este escenario:
Como gerente de ventas de campo, usted se enteró de que su representante de ventas de campo debía asistir a una reunión con un cliente en el lugar para demostrar un producto recién lanzado. Sin embargo, descubrió que el representante no asistió a la reunión con el cliente, pero marcó la tarea como "Completada" en los registros de CRM.
Esto es una clara violación de las reglas. Podría afectar las relaciones con los clientes, generar registros erróneos de los niveles de existencias e incluso mostrar que el agente de ventas ha completado sus tareas cuando no es así.
Si este es un desafío al que se enfrenta desde hace mucho tiempo, debe crear un sistema que permita evitar registros incorrectos en el sitio del cliente o entradas incorrectas en el CRM. Es hora de que hablemos sobre las reglas de contraseñas de un solo uso (OTP) y la función de validación en Vtiger CRM.
¿Qué son las reglas y la función de validación de OTP de Vtiger?
Existe una necesidad creciente de proteger su CRM de actualizaciones fraudulentas y mantener la integridad de las operaciones comerciales. Reglas y validación de OTP es una función complementaria que agrega una capa adicional de seguridad a sus actividades de CRM.
Las reglas OTP de Vtiger le ayudan a combatir estos desafíos, ya que ofrecen una forma eficaz de proteger sus operaciones. Antes de profundizar en el tema, comprendamos los conceptos clave:
- Fiscalía: Es un código de un solo uso generado generalmente con fines de autenticación.
- Reglas OTP: Se trata de configuraciones personalizables que determinan cuándo y cómo se necesita la verificación OTP para acciones particulares.
- Validación OTP: Esto es para confirmar la autenticidad de una acción realizada que verifica la OTP ingresada con la generada.
En pocas palabras, las reglas OTP en Vtiger CRM permiten a los administradores configurar condiciones para activar la verificación basada en OTP para registros y acciones específicos de CRM. Ahora, es posible que se pregunte cómo las reglas OTP de Vtiger pueden ayudar a resolver el problema mencionado anteriormente.
Al aplicar las reglas OTP, envía una OTP a la plataforma de mensajería del cliente (por ejemplo, la OTP se envía por SMS al teléfono del cliente). Su representante de ventas de campo puede solicitar la OTP al cliente e ingresarla en el CRM para marcar la tarea como completada.
Esto garantiza que las tareas se ejecuten correctamente y se registren sin errores en el CRM. También garantiza la transparencia entre su empresa y sus clientes.
Cómo navegar por las reglas OTP en Vtiger CRM
Considere un ejemplo del mundo real para comprender cómo funcionan las reglas OTP en Vtiger. Supongamos que tiene una empresa de entregas y utiliza Vtiger CRM para administrar sus actividades diarias. Desea asegurarse de que las confirmaciones de entrega sean genuinas y evitar que se marquen entregas como completadas de forma falsa.
A continuación se indican 9 pasos que quizás le interese conocer para configurar las reglas OTP para este escenario:
- Creación de reglas OTP: Cree una nueva regla denominada "Confirmación de entrega OTP" y asigne a Vtiger Delivery Notes como módulo de destino. Personalice su OTP definiendo el tipo, la longitud, el número máximo de intentos de reenvío, los intentos de validación, etc.
- Opción OTP: Configure el OTP para que sea un código numérico de cinco dígitos, válido durante cinco minutos.
- Condiciones de activación: Configure la condición para activar OTP cuando el campo se cambie a "Entregado".
- Canal de entrega: Seleccione el canal de envío para enviar la OTP por correo electrónico, SMS o WhatsApp al destinatario de forma automática o manual.
Ahora, cuando un repartidor intenta marcar una entrega como 'Entregada':
- Vtiger generará y enviará una OTP al canal de entrega elegido de su cliente.
- El destinatario de la OTP compartirá la OTP con el agente de entrega.
- El agente de entrega deberá ingresar esta OTP antes de que el estado pueda cambiarse a "Entregado".
- El sistema valida la OTP ingresada contra la generada.
- El estado se actualizará automáticamente en el registro de CRM.
Se trata de procesos simples pero efectivos para garantizar que sus entregas se completen, reduciendo notablemente las actualizaciones fraudulentas de CRM.
Sumergirse en el artículo para aprender más.
Beneficios de las reglas OTP en Vtiger CRM
Las Reglas OTP ofrecen numerosos beneficios tales como:
Integridad de datos robusta
Al implementar la verificación OTP para tareas cruciales, las empresas pueden asegurarse de que solo se realicen cambios autenticados en los registros de CRM. De esta manera, puede mantener la precisión de los datos comerciales.
Confianza mejorada del cliente
Cuando sus clientes ven que usted hace un esfuerzo adicional para proteger su información, esto genera confianza. Esta confianza puede fomentar relaciones a largo plazo, alentar la repetición de compras e influir positivamente en la reputación de su marca.
Reducción de actualizaciones falsas
Las empresas pueden reducir significativamente las actualizaciones falsas y lograr la satisfacción del cliente. Cuando los clientes tienen la seguridad de que las tareas se marcan como completadas solo después de la confirmación de OTP, se mejora la experiencia del cliente.
El futuro de la seguridad de CRM
De cara al futuro, hay algo que es seguro: el papel de las reglas OTP evolucionará de forma apasionante. En el futuro, los CRM podrían empezar a utilizar la verificación OTP junto con la autenticación biométrica, como la huella dactilar o el reconocimiento facial. Prepárese, porque el futuro se acerca rápidamente.
Si desea mejorar su presencia reforzando la seguridad de sus procesos de CRM, adopte las reglas OTP de Vtiger de inmediato.
