A raíz de GDPR, las empresas están tomando medidas para mantener sus datos CRM precisos y actualizados. Pero muchas empresas, sin darse cuenta, fracasan en sus esfuerzos por cumplir debido a un problema común: registros duplicados.
¿Cómo los registros de contacto duplicados ponen en peligro sus esfuerzos para cumplir con GDPR?
Digamos que ha guardado los datos de contacto de uno de sus clientes, Matthew McLeon dos veces. Un registro tiene a Matthew McLeon como nombre, identificación de correo electrónico y fecha de nacimiento. Y el otro registro tiene a Matt McLeon como nombre, ID de correo electrónico, fecha de nacimiento y número de teléfono.
Matthew quiere saber qué información personal tienes. Miras en el CRM, encuentras el primer contacto con Matthew McLeon como nombre y le dices que tienes su ID de correo electrónico, fecha de nacimiento y dirección de casa. No sabe que hay otro registro que contiene su número de teléfono. Después de unos meses, llamas a Matthew para contarle sobre una oferta. Pero, Matthew está molesto porque no se le informó que usted tenía su número, claramente rompiendo GDPR.
Este es solo un ejemplo de cómo los duplicados pueden arruinar sus esfuerzos de cumplimiento de GDPR.
¿Cómo lidiar con los duplicados?
Si está utilizando Vtiger, entonces auditar los datos de CRM en busca de duplicados es una tarea fácil. La herramienta de administración de duplicados de Vtiger le permite prevenir, detectar, combinar y eliminar registros duplicados.
Con Vtiger puedes:
Encuentra duplicados ocultos automáticamente: En el ejemplo anterior, si hubiera abierto el registro de Matthew en Vtiger CRM, habría sido alertado instantáneamente de un registro duplicado. Y una vez que se haya dado cuenta, Vtiger le permite fusionar o eliminar el registro duplicado para asegurarse de tener una sola vista de cliente.
Prevenir la creación de registros duplicados: Vtiger le ofrece una manera de “configurarlo y olvidarlo” para prevenir registros duplicados. Puede decirle a Vtiger qué campo (s) (apellido, ID de correo electrónico, número de teléfono) en el registro de contacto se consideran únicos, y Vtiger le advierte automáticamente cuando intenta guardar otro registro con el mismo valor.
Manejar duplicados durante la importación: Para mantener la integridad de los datos de CRM, Vtiger automáticamente comprueba si hay duplicados Antes de importar datos de otras fuentes. Si se detectan duplicados, se le avisa instantáneamente para que realice la acción apropiada.
Deshazte de los duplicados existentes: En cualquier momento, usted puede comprobar si hay duplicado existente Contactos en dos clics. Cuando se encarga, Vtiger rastrea rápidamente los registros que comparten valores de campo idénticos y muestra el resultado. Puede eliminar registros duplicados o combinarlos.
Use estos cuatro métodos de deduplicación para asegurarse de que sus datos de CRM nunca se interpongan en su forma de cumplir con GDPR.
Entendemos que cumplir con GDPR es su principal prioridad. Para ayudarte en tu esfuerzo, hemos construido el Guardia privado - una herramienta que le permite cumplir sin esfuerzo con GDPR al automatizar el proceso de obtener, almacenar y utilizar los consentimientos de sus clientes y encriptar sus datos confidenciales en reposo. También le permite definir políticas de manejo de datos y le brinda la capacidad de auditar el acceso de los usuarios con facilidad.
¿Tiene alguna pregunta sobre el manejo de registros duplicados o cómo mantener sus datos de CRM listos para el RGPD? Déjanos un comentario en el cuadro de abajo, o envíanos un correo electrónico a [email protected].
