¿Qué es la productividad?
La productividad determina el estándar de los resultados. La productividad generalmente se refiere a la capacidad de un individuo, equipo u organización para trabajar de manera eficiente dentro de ese tiempo para maximizar la producción.
El trabajo es un ciclo de establecimiento y cumplimiento de objetivos o plazos: las personas y las empresas requieren sistemas y herramientas de productividad para mantenerse al día y ofrecer resultados.
Investigadores estudió a los trabajadores del conocimiento en 2013 y nuevamente durante el bloqueo por la pandemia de 2020 y encontró cambios significativos en la forma en que trabajan.
Aquí están los resultados clave:
- El confinamiento nos ayuda a centrarnos en el trabajo que realmente importa. Pasamos un 12 % menos de tiempo en grandes reuniones y un 9 % más de tiempo interactuando con clientes y socios externos.
- El confinamiento nos ayuda a asumir la responsabilidad de nuestros propios horarios. Hacemos un 50% más de actividades por elección personal, porque las consideramos importantes, y la mitad porque alguien más nos lo pidió.
- Durante el confinamiento, consideramos que nuestro trabajo merece más la pena. Calificamos las cosas que hacemos como valiosas para nuestro empleador y para nosotros mismos. La cantidad de tareas clasificadas como tediosas cae del 27 % al 12 %, y la cantidad que podríamos descargar fácilmente a otros cae del 41 % al 27 %.
La productividad es una función de muchos factores: organización, entorno de trabajo, motivación, gestión del tiempo y salud.
Aquí hay herramientas que pueden ayudarlo a mejorar su productividad en el trabajo:
Herramientas organizativas
La organización es importante para la productividad. Tradicionalmente, las listas de tareas pendientes, las hojas de cálculo, los diarios, los planificadores y las notas adhesivas ayudan a organizar las actividades. Las herramientas organizativas digitales pueden hacer mucho más.
Los diarios digitales como Penzu, los planificadores de contenido como Hootsuite y las hojas de cálculo digitales como Airtable hacen que agregar, administrar, colaborar, organizar y acceder a datos y conocimientos sea mucho más fácil. Evernote, Microsoft OneNote y Dropbox paper ayudan a tomar notas, mientras que Sanebox y Unroll.me ayudan a organizar y ordenar los correos electrónicos.
Herramientas de Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es necesaria para alcanzar los objetivos de un proyecto con limitaciones de alcance, tiempo y presupuesto. Herramientas como Process Bliss y ClickUp ayudan a administrar los procesos y el flujo de trabajo.
Project Libre, Rational Plan y GanttPRO realizan actividades adicionales como planificación de recursos, gestión de presupuestos y seguimiento del progreso. Otras herramientas de gestión de proyectos como ProofHub, Infinity y Wrike también aumentan la productividad laboral.
Herramientas de comunicación
Revisar los correos electrónicos afecta la productividad y aumenta los niveles de estrés. Un estudio revela que se tardan 60 segundos de media en volver al trabajo después de consultar los correos electrónicos. Sin embargo, es igualmente importante mantener la comunicación en el trabajo, especialmente si está trabajando con un equipo o una tarea colectiva.
Las herramientas de comunicación como Shift, Fleep y Litmus ayudan a administrar múltiples cuentas, correos electrónicos, aplicaciones web y herramientas. Email Finder y Right Inbox también hacen que las comunicaciones por correo electrónico sean más fáciles y rápidas. Zoom, Skype y Gotomeeting son excelentes herramientas para reuniones de equipo y videoconferencias.
Herramientas de aprendizaje electrónico
La productividad aumenta una vez que mejora significativamente sus habilidades. Una nueva habilidad o conocimiento de reemplazo potencia tu desarrollo personal y laboral. CodeNest le permite aprender fácilmente incluso los cursos de tecnología más complejos y mejorar su productividad.
Herramientas de seguimiento del tiempo
La gestión del tiempo produce una alta productividad porque las metas o los objetivos se logran dentro del marco de tiempo asignado. Incluso con un cronograma o una lista de tareas pendientes, es posible perder la noción del tiempo y dedicar más horas de las previstas a una tarea.
Las herramientas de seguimiento de tiempo rastrean la cantidad de tiempo dedicado a un proyecto y aseguran que esté dentro de sus tareas todo el tiempo. Estas herramientas de productividad se recomiendan para equipos remotos. Los ejemplos incluyen Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff y Time doctor.
Herramientas de colaboración
El trabajo en equipo aumenta la productividad porque diferentes personas juntan recursos para alcanzar una meta. Las herramientas de colaboración más utilizadas son Slack, Google Docs, Bit.ai y Trello. Permiten que varias personas trabajen en un proyecto.
Las herramientas de colaboración son esenciales para la comunicación, la contribución y el seguimiento en los proyectos de equipo. Ayudan a ordenar su carga de trabajo al admitir la delegación, ya que varias personas pueden manejar diferentes tareas en un espacio de trabajo.
Herramientas de administración de almacenamiento
El almacenamiento en la nube puede ser un método económico y eficiente en el tiempo para almacenar y respaldar un sistema. Sin embargo, sus capacidades adicionales incluyen alojamiento de sitios web, alojamiento de correo electrónico, espacios de trabajo móviles y uso compartido de archivos sencillo.
Las herramientas de almacenamiento en la nube para aumentar la productividad personal y laboral incluyen: iCloud, Google Drive y Microsoft OneDrive. Proporcionan fácil acceso y protección de archivos. Las herramientas de gestión del conocimiento como Tettra facilitan la búsqueda y actualización de información.
Herramientas de programación
Seguir un horario le ayuda a tratar de hacer más en menos tiempo. La programación brinda la capacidad de poder priorizar tareas, objetivos y completar proyectos dentro del tiempo disponible. Impulsan la productividad a través de la planificación previa y los recordatorios.
Puede programar citas, reservas, reuniones, mensajes y tareas con estas herramientas. También puede sincronizarse con calendarios digitales y usar algoritmos de inteligencia artificial para conocer su horario y hacerse cargo de la organización, reserva y actualización de eventos. Estas herramientas incluyen Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger y Doodle.
Herramientas de gestión de la salud
La salud es riqueza porque la productividad de un individuo depende esencialmente de su salud física y mental. Algunas herramientas ayudan a vigilar y mantener el bienestar general de su cuerpo. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric,Streak, Loseit, Doropomo ayudan a aumentar la productividad laboral ayudándole a controlar y mantener su estado psicológico, hábitos saludables y peso.
Conclusión
Su productividad afecta directamente el estándar y la cantidad de sus resultados. La alta productividad lo pone al tanto de las cosas en su vida porque lo saca gradualmente del ciclo de perseguir fechas límite. Proporciona una sensación de satisfacción después de cada trabajo y evita que se agote. Elija un mínimo de una aplicación de cada categoría autorizada y observe cómo se dispara su nivel de productividad.
